Нотариальная Палата Самарской области (НПСо) и ГК «СоюзЭВМкомплекс» и заключили договор на внедрение системы электронного документооборота. Для разработки и внедрения решения была выбрана отечественная программная платформа TESSA.

Нотариальная Палата Самарской области (НПСо) обеспечивает защиту прав и законных интересов граждан и юридических лиц, осуществляет контроль за исполнением нотариусами своих профессиональных обязанностей, организовывает стажировку лиц, претендующих на должность нотариуса, страхование риска профессиональной ответственности нотариусов, повышение квалификации нотариусов, оказывает нотариусам методическую помощь.

Рост объемов документооборота, а также стремление Президента НПСо использовать в работе современные технологии и интерактивные средства контроля и отчетности, послужили главными причинами для принятия решения о внедрении высокотехнологичной СЭД.

В результате внедрения создано единое электронное хранилище (архив), проведена оптимизация и автоматизация основных делопроизводственных процессов (подготовка, регистрация, рассмотрение, исполнение и контроль исполнения резолюций и поручений).

В ходе выполнения внедренческого проекта реализованы пожелания и дополнения президента и ключевых сотрудников НПСо по процессам обработки входящей, исходящей корреспонденции, протоколов, приказов, распоряжений, а также нормативных документов и личных дел нотариусов.

Подключено удаленное подразделение — архивариусы. Разработаны интерактивные отчеты для подготовки к ежегодным заседаниям общего собрания членов Нотариальной Палаты.

Кроме того, СЭД автоматически формирует историю работы с документами и заданиями, что делает процессы прозрачными на всех этапах.

В связи с выбором отечественной программной платформы TESSA, а также операционной системы Linux и базы данных PostgreSQL, в НПСо решён вопрос импортозамещения. При этом сэкономлены денежные средства на закупку операционной системы Windows и СУБД Microsoft SQL Server.

В результате внедрения СЭД НПСо получила возможность значительно повысить эффективность взаимодействия сотрудников НПСо в рабочем процессе, в т.ч. за счет использования мобильных устройств (планшет, ноутбук, смартфон).

В планах развития — организация взаимодействия НПСо со всеми нотариальными конторами Самарской области в рамках СЭД, разгрузка электронной почты, укрепление дисциплины и порядка, повышение производительности труда и экономия материальных ресурсов, оптимизация ИТ-инфраструктуры НПСо и нотариальных контор.