«Ступинский химический завод» (СХЗ) внедрил СЭД ТЕЗИС. СХЗ приобрел расширенную редакцию СЭД ТЕЗИС, которая предоставляет максимальную гибкость настроек и кастомизации, а также мобильное приложение, позволяющее сотрудникам решать вопросы со смартфона или планшета, например, находясь в командировке или непосредственно на производстве.
В СЭД ТЕЗИС осуществляется обработка официальной входящей и исходящей корреспонденции, поступающей по всем каналам (Почта России, курьерские службы, электронная почта, факс и так далее). Реализована обработка внутренней деловой переписки: служебных записок и различного рода заявок. Отдельно стоит отметить заявки на проведение трейд-маркетинговых акций для дистрибьюторов, оптовых сетей и торговых точек. Помимо этого в СЭД ТЕЗИС ведется согласование, регистрация и контроль исполнения распорядительной документации предприятия. Настроены процессы работы со всей договорной документацией СХЗ. В систему переведены формирование и учет повесток и протоколов совещаний, а также постановка поручений по их итогам. В СЭД организовано хранение документов и обеспечены механизмы безопасности, предотвращающие несанкционированный доступ или утерю данных. Для повышения контроля исполнительской дисциплины используются задачи. Кроме того, СЭД ТЕЗИС интегрирована с учетной системой 1С и электронной почтой MS Outlook.
К июлю 2019 года в системе поставлено около 7,5 тысяч задач, подготовлено более 2 тысяч договоров и приложений к ним, рассмотрено около 5 тысяч заявок на трейд-маркетинговые акции. Ежегодно через СЭД проходит около 500 приказов. Всего в системе работает около 300 пользователей, примерно половина из них — в удаленных офисах во всех регионах России и за рубежом.
В результате СХЗ удалось заметно ускорить процессы создания, рассмотрения и согласования документов. Руководители могут в любой момент узнать, какие документы или поручения в работе у сотрудников их структурных подразделений, на каком этапе они находятся, сколько времени заняла та или иная задача. Доступна максимально полная и актуальная информация для принятия взвешенных решений. Автоматизация позволила сделать работу предприятия более эффективной.
«Мы отказались от регистрации нескольких видов документов в бумажных журналах. Также больше нет необходимости в копировании распорядительных документов и хранении многочисленных копий в структурных подразделениях предприятия. Кроме того, сотрудникам не нужно напоминать по телефону или электронной почте о поручениях, стоящих на контроле исполнения, поскольку система делает это автоматически», — рассказала об итогах внедрения начальник административного отдела ЗАО «Ступинский химический завод» Ирина Вавилина.
