«Промэнерго Автоматика» перешла на стандарт контроля финансовых документов в «1С». Компания «Промэнерго Автоматика» основана в 2001 году и сегодня является одним из ведущих поставщиков оборудования для автоматизации технологических процессов. ООО «Промэнерго Автоматика» — авторизованный дистрибьютор Siemens, Omron, Pilz, Mitsubishi Electric и других всемирно известных производителей. В ассортименте компании 35 000 товаров, более 260 000 товаров продается клиентам ежегодно.
По России и странам ЕврАзЭС рассредоточены 10 000 контрагентов компании. Этим обусловлен ее документооборот от 18 000 документов в год, который регулярно увеличивается. Руководство приняло решение — упростить работу с документами путем создания их единого хранилища в «1С», такое хранилище сканов документов увидели у партнеров. С помощью программы «Скан-Архив», разработанной «ГЭНДАЛЬФ», «Промэнерго Автоматика» перешла на стандарт контроля финансовых документов.
Доступ к программе для просмотра первички получили все сотрудники фирмы. А вносят в нее документы всего два человека — логист и координатор отдела логистики. Они, соответственно, и обладают лицензиями. Все текущие документы переводятся в «Скан-Архив» при получении, а документы прошлых периодов вносятся в программу поэтапно.
Итак, что дала «Промэнерго Автоматике» работа по стандарту контроля финансовых документов в «1С»? Во-первых, это контроль полноты архива — исходящие и входящие документы распознаются по реквизитам или штрихкодам и копии автоматически прикрепляются к «1С». Во-вторых, контроль возврата документов от контрагентов, подразделений, сотрудников — невозвращенные документы помечаются в базе «1С». В-третьих, контроль документации к проверкам — программа предоставляет инструменты для быстрого сбора документов и массово выгружает их из базы «1С» по заданным параметрам, к примеру, по наименованию контрагента. Ускорились все процессы работы с документами внутри организации и при обмене ими с контрагентами.
«Изначально нам было важно иметь документы под рукой. „Скан-Архив“ помог систематизировать их хранение в одном месте и упростить поиск. С помощью программы мы получили полный контроль над документацией. Теперь оперативно обмениваемся с контрагентами информацией, находим необходимые данные и отправляем подтверждения без поиска физических носителей. Очень удобно, что каждый скан документа прикреплен к соответствующему носителю в базе. Кроме того, наша бухгалтерия использует „Скан-Архив“ для предоставления документов в контролирующие органы. Ранее подготовка отчетов к проверке налоговой занимала много времени и человеческих ресурсов. Сейчас же стало гораздо проще — и подготовить отчеты может один человек за пару часов, не покидая своего рабочего места», — рассказал Вячеслав Варанюк, руководитель отдела логистики ООО «Промэнерго Автоматика».
