Компания TANAIS завершила автоматизацию делопроизводства в ПАО «Ил» и управляемых обществах. К работе в системе DIRECTUM подключено 3000 сотрудников, возможности системы они осваивали параллельно с внедрением — на курсах обучения. Также в ПАО «Ил» организована собственная служба технической поддержки системы, специалисты компании выполняют роль первой линии обработки обращений от пользователей.

ПАО «Авиационный комплекс им. С.В. Ильюшина» (ПАО «Ил») занимается серийным производством, модернизацией, техническим и послепродажным обслуживанием самолетов марки «Ил».

В 2018 году в «Авиационном комплексе им. С.В. Ильюшина» стартовал проект внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM. На первом этапе в цифровой вид были переведены договорные процессы: согласование комплекта договорных документов и согласование приложений. Уже тогда к работе в системе подключили более 600 сотрудников Общества.

Следующий этап проекта оказался более масштабным. Требовалось автоматизировать процессы делопроизводства, а в дальнейшим еще и наладить интеграцию между системами DIRECTUM в дочерних обществах ПАО «ОАК».

Для того чтобы процессы как можно быстрее запускались в работу, проект поделили на две итерации. Первая итерация коснулась поручений, входящих и исходящих документов, вторая — внутренней документации.

Среди преимуществ решения DIRECTUM для автоматизации делопроизводства сотрудники ПАО «Ил» отметили: легкость регистрации документа в системе; ведение журналов регистрации и номенклатуры дел в соответствии с законодательством; удобный механизм создания поручений, который обеспечивает контроль исполнения работ.

Специалисты TANAIS адаптировали решение под требования заказчика. Так, после регистрации входящего письма в электронном документе появляется штамп с информацией о регистрационном номере и дате регистрации.

Для удобства работы с поручениями разработаны печатные формы карточек поручений по документам. Распечатать поручения можно в формате А4, А5, А6. Более того, пользователь может распечатать сразу несколько поручений в виде сводного документа.

Права доступа к журналам регистрации строго разграничиваются. Часть документов регистрируется централизованно, а другие — исключительно в собственных подразделениях. Каждое подразделение видит только свои журналы регистрации.

По итогам второй итерации в DIRECTUM была перенесена работа с внутренними документами, в их числе приказы по АХО и основной деятельности, кадровые приказы, распоряжения, поручения и внутренние отчеты. В процессах обмена рапортами, служебными и докладными записками компания полностью отказалась от бумаги.

Сотрудникам ПАО «Ил» стало значительно проще соблюдать регламенты и правила оформления документов. В системе DIRECTUM предусмотрены готовые шаблоны под каждый вид документа: пользователь выбирает нужный шаблон и ему остается только отредактировать текст. Остальные данные, такие как ФИО, должность адресата заполняются автоматически. По итогам согласования документ подписывается ЭП, преобразуется в формат PDF и регистрируется в системе.

Эффект от внедрения системы электронного документооборота зависит от того, используют ли сотрудники все возможности в работе. Осваивать решение, как правило, будущие пользователи начинают параллельно с проектом внедрения — в рамках обучения.

Для сотрудников ПАО «Ил» было организовано обучение работе в системе в очном и дистанционном форматах. Более 200 специалистов прошли обучение очно и 1300 — дистанционно. Дополнительно специалисты команды внедрения от ПАО «Ил» провели обучение еще для 350 человек.

Делопроизводители и руководители часто обращаются к специальным обложкам, которые представляют собой панели с часто используемыми функциональными возможностями. Так, например, для руководителей на панель быстрого доступа выведены разные формы отчетности, создание поручений и поиск.

В рамках проекта автоматизировано взаимодействие с управляемыми обществами. Свыше 90% документооборота между ПАО «Ил» и АО «ЭМЗ им. В.М. Мясищева», а также АО «123 АРЗ» переведено в цифровой вид: обмен исходящими письмами; запросы на согласование сделок с последующим получением доверенностей; работа с поручениями и контроль их исполнения; отправка на ознакомление распорядительных документов.

Еще один существенный блок работ — миграция данных из предыдущей системы электронного документооборота. Специалисты TANAIS выполнили перенос основных документов в новую систему: письма, внутренние документы, договоры и приложения к ним, доверенности, отчеты.

В ПАО «Ил» сформирована своя служба технической поддержки DIRECTUM. Специалисты прошли обучение по курсам разработки и администрирования системы электронного документооборота. Теперь они являются первой линией обработки обращений пользователей. Специалисты поддержки самостоятельно вносят изменения и адаптируют решения, если это требуется.

В компанию TANAIS поступают обращения, которые не были по какой-либо причине взяты в работу специалистами первой линии. Все поступающие обращения регистрируются, по ним назначаются ответственные. Сроки решения устанавливаются исходя из критичности и срочности работ. Специалисты ПАО «Ил» могут просматривать статус работ по обращению в системе службы технической поддержки, доступ к которой обеспечивается через специальный раздел сайта TANAIS. Так, процесс становится прозрачным для заказчика.

В системе DIRECTUM работают свыше 3000 сотрудников ПАО «Ил». Благодаря автоматизации сократились сроки обмена корреспонденцией между организациями, а расходы на обмен сведены к минимуму. Руководители отмечают управляемость бизнес-процессов: инициаторы заданий всегда видят стадии работ и могут контролировать результат.

Компания входит в состав ПАО «Объединенная авиастроительная корпорация» (ПАО «ОАК»). И в 2019 году стартовали работы по интеграции систем DIRECTUM ПАО «Ил», ПАО «ВАСО», АО «Авиастар-СП». В перспективе такое решение позволит: снизить расходы на доставку документов; обеспечить своевременную выдачу и доставку поручений; повысить скорость принятия управленческих решений; организовать единую базу с нормативно-справочной информацией.

Также в планах ПАО «Ил» перевод в цифровой вид процесса по управлению командировками и использование мобильного решения для топ-менеджеров предприятия.