С момента основания в 2003 году компания «Тимбермаш Байкал» из Иркутска специализируется на продаже техники JohnDeere, предназначенной для лесозаготовки, дорожного строительства и сельского хозяйства. Компания работает в Восточной и Западной Сибири, а также Томской области. Помимо основной деятельности «Тимбермаш Байкал» занимается сервисным обслуживанием техники, подготовкой операторов машин и поставкой запчастей и расходных материалов. В структуру компании входят головной офис и около 15 филиалов, расположенные в трех часовых поясах.

Некоторое время назад в «Тибермаш Байкал» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Компании требовалось автоматизировать согласование и учет договоров, а также регистрацию решений совещаний у генерального руководства. Помимо этого был нужен инструмент для ознакомления сотрудников с внутренними локальными нормативными документами и актами.

При выборе СЭД решающим аргументом в пользу СЭД ТЕЗИС стало соотношение цены и качества. Отдельным преимуществом стала встроенная возможность интеграции СЭД ТЕЗИС с корпоративным порталом Incomand.

«Тимбермаш Байкал» выбрал расширенную редакцию системы ТЕЗИС. Она позволяет ускорить документооборот за счет автоматизации, а также реализовать дополнительные бизнес-процессы при помощи встроенного визуального конструктора или возможности изменения кода системы. Кроме того, в СЭД ТЕЗИС имеется встроенный инструмент для постановки поручений и контроля их исполнения. Система присылает уведомления о назначении задачи или смене ее статуса.

Предусмотрена также возможность организации совещаний: подготовки повестки, формирования протоколов и постановки поручений на основе решений совещаний. Помимо этого в компании был установлен корпоративный портал Incomand. Он не только позволяет автоматизировать неформальные рабочие процессы: публикацию новостей и информационных сообщений, хранение всех необходимых документов и справочников, организацию корпоративного календаря и т.д., но и будет являться основной точкой входа для клиентов компании. Прямо с корпоративного портала можно создать документ и направить его на согласование или поставить задачу любому сотруднику. И наоборот, согласованные в СЭД локальные нормативные документы и акты можно отправить на портал, где все сотрудники смогут с ним ознакомиться.

Наконец, «Тимбермаш Байкал» приобрел лицензии на мобильное приложение СЭД ТЕЗИС для всех пользователей. Таким образом, сотрудники компании могут получить доступ к системе в любой момент и в любой точке мира.

«Сегодня в „Тимбермаш Байкал“ установлены и корпоративный портал, и СЭД. Настроены бизнес-процессы организации, в том числе специфический процесс компании „Согласование с диспетчером юридической службы“. Администратор может при необходимости самостоятельно модифицировать систему через визуальный конструктор. В компании планируется дальнейшее развитие СЭД ТЕЗИС», — рассказал о проекте начальник ИТО «Тимбермаш Байкал» Владимир Сычев.