Специалистами IT-департамента издательства «Титул» была разработана специализированная подсистема контроля и учета рабочего времени сотрудников на основе системы электронного документооборота Docsvision. Теперь в единой системе производится контроль и учёт рабочего времени, обрабатываются ~3500 служебных записок в год, анализируются внештатные ситуации, связанные с отсутствиями сотрудников. Реализовать такой ежедневный контроль позволила интеграция Docsvision с системой охраны «Орион».
Издательство «Титул» — единственное специализированное издательство в России, которое выпускает учебники по английскому языку и учебную литературу в печатном и электронном виде для российских образовательных учреждений и огромного круга читателей. Документооборот и управление бизнес-процессами компании осуществляется в системе электронного документооборота на платформе Docsvision.
Генеральный директор издательства выступил инициатором нового проекта, целью которого было повысить дисциплину сотрудников, более эффективно использовать их рабочее время и сократить лишние временные затраты персонала кадровой службы. В СЭД уже функционировал электронный календарь сотрудников, поэтому в ходе разработки решили синхронизировать данные и обеспечить их удобное хранение в одном месте.
Настроенная подсистема обеспечила ежедневный контроль рабочего времени на основе данных о входе и выходе сотрудников с территории предприятия. Настроено рабочее расписание в виде электронного бизнес-календаря Docsvision, автоматизировано сведение ежемесячного баланса рабочего времени и формирование табеля учета рабочего времени; разработана служебная записка об отсутствии в виде внутреннего документа Docsvision.
Контроль учета рабочего времени сотрудников производится с учетом индивидуального рабочего расписания сотрудника и служебных записок на отсутствие (в т.ч. командировки, отгулы, отсутствия по болезни и отпуска). Если подсистема фиксирует нештатную ситуацию — например, вход/выход не по расписанию, отсутствие на рабочем в течение периода времени, превышающего допустимый интервал, — она проверяет наличие документа, разрешающего отсутствие. Если такого документа нет — запускается бизнес-процесс Docsvision и сотруднику формируется задание о необходимости объяснения причины ситуации. Результатом является создание служебной записки в СЭД. Ежегодно формируется порядка 3500 таких служебных записок.
С использованием системы улучшились показатели дисциплины, автоматически формируются табели подразделений — таким образом высвобождается время персонала кадровой службы и бухгалтерии. И документы, и бизнес-процессы аккумулированы в единой системе на базе Docsvision.
