Старший архитектор Red Hat по вопросам взаимодействия с сообществом Джейсон Хиббетс делится на портале Enterprisers Project своим опытом правильной организации работы распределенных команд.

Большинству компаний по всему миру приходится свыкаться с большим количеством изменений организационного характера, причиной которого стало распространение коронавируса. Мне, как стороннику Agile-практик, хорошо известно, что выход из любых затруднительных ситуаций — гибкость и адаптируемость.

Моя команда координирует работу сообщества над тремя проектами: #EnableSysadmin, Opensource.com и Therepreneisers Project. До недавнего времени наша работа была организована следующим образом: одна половина сотрудников работает в офисе, а другая — удаленно.

В связи с последними событиями всем нам пришлось работать из дому. Я не посещал офис с конца февраля. Внезапно наша команда полностью разделилась, что несколько отличается от удаленной схемы работы. Одним из факторов, который помог нам быстро перейти к распределенной модели работы, является то, что у той ее части, которая до этого работала в офисе, имелся опыт удаленной работы (они один день в неделю работали из дома). Таким образом, команда оказалась подготовленной к дистанционной модели, чтобы взять ее за основу для повседневной работы.

Ниже приводится шесть советов, которые помогут руководителям команд наладить рабочий процесс в распределенной рабочей группе.

1. Начните с проверки психоэмоциональной готовности к виртуальным собраниям

В бытность, когда меня избрали членом совета некоммерческой организации Code for America, я и мои коллеги столкнулись с тем, что многие лидеры из числа волонтеров могут быть близки к эмоциональному выгоранию. В ходе ежемесячных заседаний совета, которые проводились в режиме видео-конференцсвязи в Zoom, повестка дня была откорректирована таким образом, чтобы участников можно было выслушать поочередно и сделать выводы о их работоспособности.

Председательствующий на собрании спрашивал нас, как у нас идут дела, каков наш волонтерский потенциал, интересовался, с какими проблемами мы сталкиваемся в нашей повседневной деятельности, и, самое главное, нас спрашивали, не нужна ли нам помощь. В итоге, члены совета приходили к пониманию, кому нужно оказать поддержку. Последнее — критически важно, потому что индивидуальные расспросы раскрывают психоэмоциональное состояние человека. Это дало всем участникам виртуальной встречи, включая вспомогательных сотрудников, увидеть каждую конкретную ситуацию в разрезе, и понять, нет ли у человека признаков выгорания.

2. Создайте психологически безопасную среду

Чтобы быть уверенным в состоянии члена команды, нужно создать безопасную и доверительную среду. Более того, нормы поведения и традиции, принятые в команде, оказывают самое глубокое воздействие на динамику и эффективность ее работы. Исследование Google, проведенное в рамках Project Aristotle, показало, что психологическая устойчивость связана с конкретными, жизненно важными для успеха нормами. Создать безопасную, психологически комфортную среду в организации непросто, и чтобы достичь цели в эти сложные времена, руководителям требуется должным образом задействовать свой эмоциональный интеллект.

Как быстро добиться того, чтобы командная среда стала психологически комфортной и бесконфликтной? Ответ на этот вопрос довольно прост: убедиться, что члены команды знают, как и когда получить помощь, особенно если это касается психического здоровья. Обычно признаки выгорания всем хорошо знакомы, и крайне важно, чтобы товарищ по команде мог обратиться к другому и проверить, не теряет ли он мотивацию или моральный дух. Это гораздо проще сделать в обстановке доверительности отношений, потому что тогда это обращение будет выглядеть ненавязчиво: «Эй, Пэт, я слышал, что в последнее время ты плохо спишь. Боюсь, что ты можешь перегореть. Я здесь, чтобы помочь тебе. Ты хочешь поговорить об этом?».

3. Выберите способ общения

Недавно наша команда решила выработать комфортный способ взаимодействия. Во время еженедельного собрания мы обсуждали наши предпочтения в общении, включая мгновенные сообщения, э-почту, телефон, смс, а также рассматривали сценарии для различных вариантов применения. В конечном итоге мы пришли к выводу, что э-почта является лучшим способом общения для того, чтобы получить ответ или помощь кого-то из команды. Также следует подумать о других инструментах, которые ваша команда использует для повседневного общения, таких как доски обсуждений, канбан-доски, CRM или других системах.

Времена, когда можно было без особой спешки пообщаться в офисной обстановке или переговорить в коридоре «на лету», ушли. Возможно, временно. Чтобы прояснить тот или иной рабочий момент, руководителю нужно поговорить с командой и рассказать о предпочтительном для него методе коммуникаций. Например, если ему нужно быстро получить ответ на вопрос в чате от определенного человека, то его нужно пометить тэгом @.

Последнее, что следует упомянуть об налаживании эффективных коммуникаций: руководителям следует пересмотреть свои ожидания в отношении команд. В это непростое время им следует быть на связи в течение всего «обычного» рабочего дня, проинформировав товарищей по команде и менеджера о своих рабочих планах. Если в течение недели могут произойти какие-то изменения, о них тоже не помешает сообщать.

4. Создайте виртуальный «кулер для воды»

За последние несколько недель в моем календаре появилось больше приглашений о встрече возле «кулера для воды» или предложений выпить «виртуального кофе». И мне это нравится! Хотя мне действительно нравится работать с моей командой, меня несколько раз приглашали люди, которых я вижу не так часто. Я очень рекомендую эту практику. Всегда можно выкроить полчаса для общения, чтобы освежить воспоминания и узнать, чем в эти дни занимаются люди, которых ты давно не видел. Когда я работал в предыдущей команде Red Hat, иногда в офисе мы устраивали пятничный мозговой штурм за кружкой пива (FABSOB, friday afternoon brainstorming session over beers). Это было прекрасное время. Мне захотелось возродить идею виртуального FABSOB, но теперь с моей новой распределенной командой. В ходе штурма можно было бы обсудить проблемы и найти пути их решения, как если бы наши ресурсы были неограниченными.

Задавшись этой целью, в пятницу вечером я разместил в календаре команды приглашение. Чтобы соблюсти формальности, я заменил «пиво» на «напитки». В приглашении я даже привел несколько примеров напитков на выбор: «Присоединяйся, если сможешь, BYOB (bring your own bottle): вода, газировка (LaCroix или Prosecco), кофе, чайный гриб, пиво или то, что ты предпочитаешь!». На приглашение отозвалась большая часть команды и мы отлично провели время в конце рабочей недели. Правда, обсуждение рабочих вопросов по большей части свелось к разговорам о текущей ситуации, еде и кулинарных предпочтениях.

5. Создайте условия, чтобы команда могла обсуждать не только рабочие вопросы, но и личное

Я заметил, что члены команды в ходе конференции говорят не только о работе, но и рассказывают о событиях из личной жизни. Даете ли вы своей команде возможность пообщаться на личные темы? Раньше сотрудники офиса могли перекинуться несколькими словами, просто подойдя к столу собеседника или переговорив с ним за обедом, но теперь эта возможность исчезла и ей нужно найти замену. Будь то общие собрания команды или личные чаты, мы всегда находим способы поделиться тем, что происходит в нашей личной жизни.

Как правило, самым сокровенным люди делятся дома, особенно в эти смутные времена. Мне кажется, что они говорят только то, что они хотят, поэтому следует вести себя профессионально и не пытаться выведывать у них лишние подробности. В иерархии потребностей Маслоу мотивации людей отводится первостепенное значение: первое, что их волнует, это собственные потребности. Возьмем пример: моя супруга, которая также работает из дома, предложила своей команде в ходе конференции по Hangouts запустить отдельный чат на кулинарную тематику. Цель состоит в том, чтобы поделиться друг с другом рецептами. Общение на эту тему — еще один способ сближения в сложившейся ситуации.

6. Балансирование между воспитанием детей и работой из дому

Самая большая проблема в моей семье заключается в том, что дети пойдут в школу не ранее середины мая. Возможно даже, это случится только после летних каникул. К счастью, моя невестка-педагог поделилась с нами советами, которые помогут справиться с ситуацией. Во-первых, мы с женой разработали график, по которому наши дети должны следовать, чтобы сбалансировать учебу, творчество и физическую активность. Откровенного говоря, мы не всегда придерживаемся его. В то же время стоит упомянуть школьную систему, которая стремится обеспечить цифровое обучение. Сейчас мой сын выполняет задания, черпая знания в Академии Хана.

Придерживаться графика обучения и заниматься детьми — непростая задача, но так или иначе нужно изыскивать время, чтобы выполнять свою работу. Некоторые из моих коллег делят рабочее и родительское время на утренние и дневные смены. У нас с женой разные графики, поэтому мы в течение всего дня сличаем время по календарю, чтобы один родитель — работал, тогда как другой — занимался детьми.

И, возможно, самое главное — нужно всегда находить время для себя, чтобы сделать умственный перерыв, читать, писать, заниматься спортом или отдаться другим увлечениям. Создание личного пространства творит чудеса для вашего психического здоровья и уведет вас с пути морального истощения.

Эти советы помогут вам, вашей команде и вашей организации поддерживать связь, быть более продуктивными даже тогда, когда ваши команды работают удаленно и не допустить, чтобы люди чувствовали себя истощенными морально, умственно и физически.