Повальное распространение коронавируса привело к тому, что организациям пришлось изменить традиционную схему работы. CIO поставщика ПО, услуг и аналитики в сфере образования Ellucian Ли Конгдон делится с порталом Enterprisers Project советами, которые помогут компаниям правильно организовать работу с удаленными командами.

CIO большинства компаний находятся в начале незапланированного перевода офисного персонала в режим удаленной работы. Очевидно, что поддержка и управление удаленными командами требует чрезмерных усилий и является сложной задачей даже для самых подготовленных ИТ-департаментов. Ниже приводится несколько советов, которые помогут организациям разрешить проблемы, которые ожидают их в кратко- и долгосрочной перспективе при переходе к удаленной модели работы.

1. Убедитесь, что вы контролируете ситуацию

Для начала нужно решить проблемы, которые требуют немедленной реакции («тушение пожара»). К таким, к примеру, относятся нехватка VPN-решений или программ/оборудования для налаживания видеоконференцсвязи. К счастью, ИТ-департамент Ellucian оказался достаточно подготовленным к тому, чтобы обеспечить возможность удаленной работы для наших сотрудников. Однако у нас имелась проблема — одна система, которую нужно было быстро заменить. Эта проблема входила в наш список рисков, поэтому в этом году нами был запланирован ряд мер для ее решения. Тем не менее, мы смогли ускорить реализацию проекта, что было вызвано требованиями бизнеса.

2. Планируйте свои следующие критически важные шаги

После реализации неотложных проектов CIO нужно задуматься о следующем: определить место компании в будущем. Безусловно, неопределенность текущей ситуации оправдывает ускоренную процедуру инвестирования в любые проекты, как это было в нашем случае, которые включены в ваш список рисков. Если же ваша компания уже выделила средства на проект, который способствует ее продвижению в этих условиях, то сейчас самое подходящее время приступить к его планированию.

3. Поддерживайте культуру удаленного принятия решений

ИТ-лидерам также нужно начать работу над тем, что, без сомнения, окажется сложной задачей: изменить культуру организации, чтобы она могла успешно функционировать в условиях удаленного принятия решений. Пообщавшись с людьми, я пришел к выводу, что некоторые из них действительно испытывают дискомфорт от удаленного стиля работы — им не нравиться сидеть в одиночку и разговаривать с другими людьми по видеосвязи. Вероятно, это большое испытание для сотрудников, которые работают в организациях, где решения принимались в ходе обсуждений в конференц-зале при участии 15-20 человек.

Это та область, где ИТ-лидеры действительно могут принести пользу, подводя основу для зарождения новых культурных норм. Вот как они должны выглядеть:

  • мы принимаем решения в ходе видеоконференций;
  • мы поддерживаем связь с нашими сотрудниками в режиме видеоконференцсвязи;
  • по видеосвязи мы открыто и прозрачно сообщаем о состоянии организации;
  • для взаимодействия с нашими людьми в электронном виде мы используем чат-инструменты.

Насколько это возможно, поощряйте своих топ-менеджеров осуществлять руководство компанией в режиме видеоконференции. Что касается Ellucian, то наш CEO и другие руководители высшего звена проводят множество групповых видеоконференций, некоторые из которых длятся всего 10 минут. В этот промежуток времени они осведомляются о ходе проделанной сотрудниками работы, планах, проблемах и т. д.

Будучи технологическими лидерами, CIO нужно провести свои организации через культурные изменения, которые вскоре станут новым стилем работы. В будущем люди, вероятно, снова начнут путешествовать, встречаться лицом к лицу, чтобы принимать деловые решения, но я думаю, что это будет происходить не так часто, как раньше. Скорее всего, схема работы в виде распределенных команд, которая позволяет сэкономить на поездках, станет культурной нормой для растущего числа организаций, и многое в ее формировании зависит от усилий ИТ-департаментов.

4. Будьте на шаг впереди нового кризиса

Всегда нужно быть готовым к новым кризисам. Если в технологическом портфеле той или иной организации имеются упущения или недоработки, которые могут оказать решающее значение на удаленное ведение бизнеса в будущем, следует уже сейчас приступить к их устранению. Подумайте, где они могут быть. Может это какие-то проблемы с онлайновым обменом файлами, э-почтой, видео или чатами. Например, если эти службы находятся в вашем ЦОДе, у вас могут возникнуть проблемы с отказоустойчивостью. Избавить себя от возможных неприятностей или избыточных эксплуатационных сложностей можно путем их перевода в облако и применения SaaS. Это позволит сосредоточиться на основной деятельности предприятия.

Переход в облако займет некоторое время, а также потребует финансовых вливаний, но сейчас для этого наступило подходящее время. Определите круг поставщиков, которые обеспечат вам отказоустойчивость, надежность и портфель приложений, чтобы лучше ориентироваться в любых проблемах, с которыми ваша организация может столкнуться. Мы находимся в начале фундаментальных изменений в работе организаций. ИТ-руководителям предстоит решить много задач. Технология играет все более важную роль, поэтому им нужно сделать все возможное, чтобы она работала на полную мощность.