Сегодня вопрос организации удаленной работы становится актуальным как никогда. Карантин когда-то завершится, мы вернемся в офисы, но, как принято сейчас говорить, — мир уже не станет прежним. Преимущества удаленной работы и раньше были очевидны, а после случившегося работа в удаленном режиме станет просто необходимым фактором существования бизнеса. По статистике 64% компаний на «всероссийских» карантинных каникулах продолжают работать — это либо бизнесы, которые не могут быть остановлены, либо те, кто смог обеспечить режим удаленной работы. Другой вопрос, насколько удобна работа в удаленном режиме и какая часть процессов компании может быть без ущерба переведена в удаленный режим? Сегодня выигрывают те, кто подготовился заранее. Мы же поговорим о том, как сделать так, чтобы в будущем у вас не возникало подобных проблем. О том, что можно и нужно сделать прямо сейчас.
Два типа задач управления при удаленной работе
В любом бизнесе можно выделить два контура управления.
Неформализованное управление. Нет четко прописанных регламентов и заранее определенных зон ответственности, но есть большая инициатива в принятии ответственности и динамическое определение ролей. При неформализованном управлении отсутствуют заранее прописанные точки контроля и лица, ответственные за достижение результатов. В силу слабой формализации процессы являются уникальными и неповторяемыми, к ним сложно применять методики непрерывного улучшения. К этому контуру относится, например, исполнение решений совещаний, неформальные коммуникации и обсуждения, неструктурированное управление задачами и пр.
Формализованное управление. В нём есть четкие регламенты, директивно распределены зоны ответственности, имеются точки контроля хода исполнения регламента и, в частности, юридическая ответственность участников. К таким процессам можно применять методики непрерывного улучшения, поскольку в них могут замеряться определенные количественные показатели качества. К такому контуру управления относятся, например, задачи документооборота и управления бизнес-процессами.
Для автоматизации процессов, протекающих в этих двух вариантах, используются совершенно разные программные системы, соответственно и перевод в удаленный режим для этих двух состояний требует разной подготовки.
Удаленная работа в задачах неформализованного управления
Перевод неформализованных процессов управления в дистанционный режим сегодня не представляет особой сложности. По крайней мере, в области технологий. Мы располагаем богатым арсеналом инструментов и облачных сервисов, которые либо бесплатно, либо за символическую сумму позволят проводить совещания, неформальное обсуждение, разделять файловые ресурсы, совместно редактировать документы, схемы, деревья знаний и пр.
К таким инструментам можно отнести средства поддержки телеконференций от Zoom и Skype до мощных систем телеприсутствия (Telepresence), различные коммуникаторы (Slack, RocketChat, Microsoft Teams и пр.), системы групповой работы (Trello, Wrike, Jira), Google Docs и Microsoft Office 365.
Если ваша организация обеспокоена вопросами безопасности, можно не использовать облачные сервисы, а установить ПО в локальной сети и предоставить к нему удаленный доступ.
С задачами формализованного управления дела обстоят иначе.
Перевод в удаленный режим формализованных процессов управления
При автоматизации формализованных процессов нужна бóльшая степень конфиденциальности и контроля. Часто требуется возможность работы с электронной подписью и другими механизмами обеспечения юридической значимости. Формализованные процессы имеют большую степень информационной связанности — требуется интеграция с прикладными системами, установленными в организации.
Формализованные процессы базируются на предопределенных моделях, в которых определены роли пользователей, шаблоны документов и процессов — они не могут быть запущены сразу после подключения к тому или иному ПО, для этого требуется определенная регламентная и юридическая подготовка.
Соответственно возникают специфические системные требования для средств автоматизации этой группы процессов: возможность установки системы в локальной сети компании для бесшовной интеграции с локальными ИС, системным каталогом и средствами обеспечения значимости электронной подписи. При этом система должна обеспечивать удаленный доступ как к пользовательским функциям, так и к функциям управления, а это предъявляет дополнительные требования: минимальная нагрузка на каналы доступа, работа через веб-интерфейс и наличие мобильных приложений, возможность расположения сервиса доступа в систему в демилитаризованной зоне. Зачастую для автоматизации этих процессов необходимо использовать именно российское ПО.
Всем этим требованиям соответствует современная система автоматизации документооборота. Именно она может выступать в качестве фронтального приложения для работы с большинством формализованных процессов управления и, помимо собственно автоматизации процессов, может использоваться как средство интеграции корпоративных приложений.
Первая задача — избавиться от работы с бумагой. Какие процессы можно перевести на безбумажный документооборот?
Первое, о чем придется подумать при переходе на «удаленку», — это отказ от бумаги в корпоративных бизнес-процессах. Сегодня распространен миф, что большая часть документов может обрабатываться только в бумажном виде. Это далеко не так.
Помимо специфических отраслевых требований и особых случаев, оговоренных в нормативных требованиях, необходимость иметь бумажный оригинал документа есть только в двух случаях:
- для документов длительного (более 15 лет) хранения и документов, которые должны передаваться во внешние государственные, муниципальные и другие архивы;
- определенный набор документов кадрового делопроизводства (трудовой договор, предупреждение о расторжении договора, объяснительные записки и пр.). За исключением документов, заключаемых с дистанционными работниками.
В остальных случаях (а это больше 90% всего документооборота компании) можно обойтись исключительно электронными документами. В безбумажный вид без каких-либо сложностей, особенно при наличии системы автоматизации документооборота, могут быть переведены следующие виды документов:
- вся внутренняя документация;
- приказы, распоряжения и организационно-распорядительная документация;
- служебные записки;
- внутренняя корреспонденция;
- локальная нормативная документация и документы системы менеджмента качества.
Определенные усилия необходимо предпринять для перехода на безбумажную работу:
- кадрового документооборота для дистанционных сотрудников;
- внешней корреспонденции;
- договоров и допсоглашений;
- бухгалтерской «первички».
В электронный вид могут быть переведены даже такие, казалось бы, исключительно «бумажные» документы, как транспортные накладные, разного рода доверенности и пр. Никаких юридических ограничений для перехода к ним в электронной форме нет.
Как минимизировать бумажный документооборот с сотрудниками
Мы не рассматриваем сейчас юридические аспекты перевода сотрудника на дистанционную работу, статья не про это. Наша задача — минимизировать необходимое количество бумажных документов в бизнес-процессах компании.
Самое простое — заключить с сотрудником договор о дистанционной работе. В статье 312.1 Трудового кодекса РФ имеются следующие положения:
- дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе;
- ... если в соответствии с настоящим Кодексом работник должен быть ознакомлен с документами в письменной форме, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником;
- для обмена электронными документами используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя.
Таким образом, в отношении с дистанционным сотрудником все требования ТК о необходимости подписывать бумажные документы перестают действовать, если у него есть возможность нанести квалифицированную электронную подпись. Таким образом, в безбумажный вариант могут быть переведены следующие типы документов:
- заявки на командировки;
- заявления на выдачу копию трудовой книжки/справки с места работы;
- заявления на смену фамилии;
- заявления на отпуск/отгул, на работу в выходной день;
- ведомости на увольнение;
- приказы на командировку, на работу в выходной день, о предоставлении дополнительных дней отдыха, о смене фамилии;
- графики отпусков и табели рабочего времени;
- приказы по беременности и родам, а также по декретному отпуску;
- заявления и приказы на увольнение.
И прочие документы, в отношении которых имеется требование о необходимости бумажного оформления.
В последнее время появилась информация о возможности оперативного внесения изменений в Трудовой кодекс о применении подобной практики и к обычным офисным работникам.
Как сократить до минимума работу с бумагой
Что же делать с теми документами, которые должны быть оформлены в бумажном виде и должны содержать собственноручную подпись ответственного сотрудника?
Правильно автоматизированные процессы в системе документооборота позволят и здесь минимизировать необходимость физического взаимодействия. Во-первых, все подготовительные процессы — разработки, согласования, утверждения и пр., а также дальнейшие этапы жизненного цикла обработки документа после подписания — могут производиться в СЭД в электронном виде. Достаточно просто получить подпись на бумажном оригинале, поместить скан с него в систему и передать его на хранение в архив.
Во-вторых, подписание документа не требует личного контакта. Достаточно подготовить пакет документов к подписанию, предать его ответственному лицу на подписание тем или иным образом и получить подписанные документы. Ну а процедуры передачи документов могут осуществляться со всеми мерами обеспечения карантинной безопасности — и в этом случае никакой коронавирус нам будет не страшен!
Продолжение следует.
