Продолжение цикла статей (часть 1, часть 2).
Необходимость перехода на безбумажный документооборот с контрагентами. Насколько безбумажный документооборот эффективнее?
Если перевод в безбумажный режим внутренних документов необходим для поддержки внутренних процессов при удаленной работе сотрудников, то переход на внешний безбумажный документооборот с контрагентами необходим, чтобы продолжать хозяйственную деятельность в сложившихся обстоятельствах. Несмотря на то, что, по аналитике РБК, около 64% организаций продолжают работать, большая часть их офисных сотрудников работают в удаленном режиме. В таких условиях отсутствие безбумажного документооборота может остановить экономическое взаимодействие по банальной причине — невозможности организовать оперативное заключение договоров и получение подтверждающих документов.
Давайте кратко рассмотрим жизненный цикл бумажного документа в организации. Вот укрупнённые шаги его обработки (опуская внутреннее согласование и прочий внутренний документооборот):
- получение корреспонденции от контрагентов;
- распределение и передача в подразделения для обработки;
- сбор из подразделений документов, требующих подписи руководителя;
- формирование комплекта на подпись, необходимо наклеить стикеры для удобства руководителя;
- передача пакета на подпись ответственному лицу. На этом шаге могут возникнуть вопросы, требующие дополнительной обработки документа;
- проверка подписей, снятие стикеров;
- передача документов в подразделения для подготовки к отправке;
- сбор документов для отправки;
- оформление конвертов;
- отправка документов контрагентам.
В процессе задействовано много людей, которые осуществляют множество непосредственных контактов. На это и при работе в офисе тратятся часы и даже дни, а в условиях удаленной работы такой режим обработки документов становится просто невозможным.
В отличие от описанного сценария, при безбумажном документообороте передача документов внутри организации и вовне происходит практически мгновенно, не требуя никаких личных контактов. Радикально сокращается и количество операций с документами: сбор, распределение между сотрудниками, формирование пакетов, подготовка корреспонденции происходят автоматически средствами СЭД. Даже нанесение подписи требует меньше времени, можно подписывать сразу пакет документов.
Помимо обеспечения поддержки хозяйственной деятельности при работе в удаленном режиме, переход на безбумажный документооборот обеспечивает полный контроль хода процесса и соблюдения регламентов, что дает возможность оптимизировать процессы после того, как кризис закончится. Так что мы сможем выйти из кризиса перевооруженными и более готовыми к цифровой трансформации нашей организации. Выиграют те, кто уже перешел на безбумажный документооборот, не отставайте!
Основные препятствия перехода на безбумажное взаимодействие, развенчиваем мифы
Если переход на безбумажный документооборот сулит такие несомненные преимущества, почему же тогда он идет так медленно? Ряд препятствий имеет под собой реальные обоснования, но большая часть не обоснована и является просто распространенными заблуждениями. Давайте их рассмотрим.
Самым главным тормозом все еще является плохое понимание технологий, лежащих в основе процессов обмена безбумажными документами, и недоверие, порождаемое этим непониманием. К счастью, это препятствие легко преодолимо: сегодня доступно очень много информации на эту тему. В частности, она есть и на нашем сайте в разделе с бесплатными материалами.
К заблуждениям, порождённым незнанием, относятся:
- электронный документооборот менее безопасен, чем бумажный. Это не так. При наличии современной СЭД и работе через оператора ЭДО, при нормальной дисциплине ведения паролей и антивирусной защите получить доступ к электронным документам существенно сложнее, чем к бумажным. В частности, выявить источник утечки можно, даже если нелояльный сотрудник сделал фото документа с экрана компьютера или распечатал и вынес;
- ненадежно — электронные документы могут пропасть. Тоже нелепое заблуждение. Современные системы хранения, возможность хранения многих копий документа делает электронное хранение документов гораздо более надежным;
- будут сложности с налоговой. Налоговая служба наоборот крайне заинтересована в переводе как можно большего количества документов в безбумажный вид, всячески стимулирует этот процесс и обязывает все налоговые инспекции работать с организациями без бумаги;
- большое количество документов все равно должно быть бумажным. Это заблуждение мы, надеюсь, развеяли в первой публикации этого цикла;
- необходимы большие инвестиции. Это глубокое заблуждение: перейти на безбумажный обмен документами с контрагентами можно практически бесплатно. А автоматизация безбумажных процессов документооборота обойдется даже дешевле, чем автоматизация работы с бумажными документами;
- будут сложности в суде. Сегодня это уже тоже заблуждение. Во-первых, суд принимает электронные документы к рассмотрению. Во-вторых, опыт использования безбумажного документооборота в хозяйственной деятельности насчитывает уже более 5 лет и по абсолютному большинству кейсов имеются положительные решения судов. В-третьих, по утверждению самих судей, подлинность документа — далеко не самый важный критерий рассмотрения, которое учитывает все обстоятельства дела, и прибегать к доказательству подлинности электронного документа приходится так же редко, как и прибегать к почерковедческой экспертизе бумажного документа.
У некоторых организаций возникают сложности в переходе на безбумажный документооборот по причине невозможности воспользоваться облачными сервисами оператора из локальной вычислительной сети из-за отсутствия выхода в Интернет. Эта проблема имеет решение, которое заключается в интеграция внутренней СЭД организации и сервиса оператора ЭДО с использованием программного шлюза, о котором мы поговорим в следующем выпуске.
В отличие от всего вышеперечисленного, достаточно здравым аргументом отказа от использования безбумажного документооборота является сложность и дороговизна использования ключей УКЭП. Да, действительно, каждый ключ, стоимость которого в районе 1500 руб., надо обновлять 1 раз в год. Для этого требуется физическое присутствие сотрудника в удостоверяющем центре, требуется реализация процедур обеспечения безопасности использования ключей, на компьютеры пользователя необходимо установить платное сертифицированное программное обеспечение. У одного пользователя может быть несколько ключей для выполнения различных типов операций: например, разные ключи нужны для обмена документами с налоговой, участия в различных видах закупок на различных площадках и пр. Все это как приводит к существенным издержкам, так и требует достаточно серьезного организационного обеспечения. К счастью, изменения в редакцию ФЗ-63, которые были приняты в июне прошлого года и вступят в действие в июле 2020 года, позволяют сильно упростить и эти моменты.
Улучшения в новом ФЗ об электронной подписи: облачная подпись, два типа ключей — организации и пользователя, в чем преимущества?
Первая из интересующих нас поправок касается возможности использования облачной подписи.
Облачная подпись обеспечивает возможность подписания документа не на локальном компьютере пользователя, а в облачном сервисе. При этом сам ключ для нанесения подписи хранится не у пользователя, а в специальном суперзащищенном хранилище этого сервиса. Пользователь передает документ на сервис по защищенному каналу связи и подтверждает свое желание нанести подпись как логином и паролем, так и путем ввода одноразового пароля с помощью того или иного способа двухфакторной аутентификации. Она знакома нам по SMS, которые мы получаем для подтверждения финансовой транзакции в интернет-банке. Есть и другие, еще более надежные методы двухфакторной аутентификации. После этого сервис заверяет документ ключом данного пользователя и возвращает ему подписанный документ. Это документ может быть послан контрагенту, занесен в локальную СЭД и пр.
Облачная подпись существенно удобнее, чем использование традиционных ключей УКЭП. Во-первых, не надо заботиться о сохранности ключа, об этом позаботится сервис. Во-вторых, обновление ключа осуществляется нажатием одной кнопки (формируется заявление о пролонгации ключа и заверяется текущей облачной подписью пользователя) и не требуется поход в офис удостоверяющего центра. В-третьих, не надо ничего устанавливать на компьютер пользователя, облачная подпись будет доступна с абсолютно любого устройства. И, наконец, использование облачной подписи сегодня дешевле, чем закупка ключа, сегодня это всего 900 руб. в год на одного пользователя. Облачной подписью можно будет заверять документы как в кабинете оператора ЭДО, так и в локальной СЭД пользователя, которая должна будет поддерживать соответствующую интеграцию.
Вторым полезным изменением новой редакции Ф3-63 является разделение понятия ключа юридического и физического лица. Теперь у пользователя будет всего один персональный ключ физического лица, которым он будет как подписывать все операции в рамках любых информационных систем и регламентов, так и использовать его для личных целей. Но в случае заверения того или иного бизнес-документа или операции, помимо подписи, должна быть приложена доверенность на выполнение данного вида транзакции, заверенная ключом организации, как показано на рисунке.
Ключ организации выдается на имя пользователя, который может выполнять данный тип операции без доверенности на основании устава организации. И он же соответственно может подписывать доверенность на выполнение этой деятельности. При этом доверенность должна быть представлена только в электронном виде. Таким образом, существенно упростится и станет более прозрачным процесс оформления и использования различных видов ключей для выполнения различных операций.
Таким образом все перечисленные сложности либо уже не являются актуальными, либо будут устранены в ближайшее время. Однако посмотрите результаты нашего исследования о причинах отказа использования безбумажного обмена.
Как вы видите, более 50% всех отказов связано с неудобством реализации сложных сценариев обмена. О том, как устранить и эту сложность, мы поговорим в следующей статье.
Окончание следует.
