Окончание цикла статей (часть 1, часть 2, часть 3).
Чем безбумажный обмен документами отличается от документооборота, функции СЭД и ЭДО
Неудобство реализации сложных сценариев обмена документами с контрагентами, которое мы отметили в предыдущей публикации, часто приводит к тому, что организация предпочитает ничего не менять и обрабатывать бумажные документы. Однако сегодняшние реалии не оставляют нам такой возможности. Одна из причин этих сложностей — различия функций СЭД и оператора ЭДО в процессе обработки документов. Каждая из этих систем в отдельности не решает задачи организации документооборота между контрагентами в комплексе. Для лучшего понимания проблемы нам надо разделить понятия «обмена электронными документами» и собственно «электронного документооборота».
Обмен документами
Обмен безбумажными юридически значимыми документами (ЮЗДО) между контрагентами — это аналог электронной почты, обмен документов точка-точка, с тем отличием, что он является юридически значимым. При этом он не подразумевает какого-то специфического для конкретного бизнес-процесса регламента обмена и его автоматизации. Для реализации того или иного регламента переданного документа необходимы ручные операции, соответственно могут возникать ошибки, несоблюдение временных параметров регламента обработки, при этом практически нет возможности контролировать и улучшать процессы. Оператор ЭДО позволяет нам отказаться от бумажных документов и необходимости физического контакта, но не позволяет управлять процессами их обработки.
Электронный документооборот
В отличие от обмена документами, СЭД реализует четкие регламенты обработки документов и сопровождающей их информации. В рамках этих регламентов возможна любая степень автоматизации, что обеспечивает высокую степень контроля хода процессов обработки документов и возможность их улучшения.
Сервисы ЭДО и системы СЭД вместе реализуют две эти задачи.
Сервисы операторов ЭДО, которые предоставляют собой облачные SaaS-сервисы, обеспечивают юридически значимый обмен документами, ограничиваются базовым протоколом взаимодействия, являясь по сути приложением с законченной функциональностью и содержат крайне ограниченные возможности кастомизации. Любой оператор ЭДО сегодня реализует базовый сценарий — обмен документами, который включает нанесение подписи и отправку документа контрагенту по определенному адресу, фиксация факта доставки документа, получение встречной подписи или информации об отказе подписать документ и доставка этой информации отправителю. Это касается как обычных неформализованных документов, так и структурированных, например, универсального передаточного документа, накладной, акта и пр. Также оператор ЭДО реализует специфические протоколы по обмену корректировочными счетами-фактурами и УКД (универсальный корректировочный документ). Любая дополнительная автоматизация бизнес-процессов обработки документов на сервисе оператора невозможна.
Корпоративные СЭД представляют собой платформы для автоматизации самых разнообразных задач документооборота. Они могут поддерживать сложные регламенты обработки документов, обеспечивают возможность произвольных изменений этих регламентов и могут работать как в локальной сети организации, так и в облаке.
При этом задачей СЭД является автоматизация именно внутренних процессов документооборота и они не содержат средств обмена документами между различными организациями, а оператор ЭДО реализует задачу обмена документами, не реализуя процессов обработки документов.
Для перехода на безбумажный кросс-организационный документооборот требуется объединить функции СЭД и оператора ЭДО в единой системе. Сегодня единственным вариантом организации полноценного документооборота с контрагентами является интеграция СЭД и сервиса ЭДО в единое интегрированное решение, в котором отсутствуют разрывы в обработке информации.
Примеры сложных сценариев документооборота, необходимость интеграции СЭД и оператора ЭДО
Для иллюстрации подобной интеграции мы выбрали несложный сценарий документооборота между организациями. Он касается темы, которую мы уже кратко обсудили — возможности подписать официальный документ личным ключом пользователя, в соответствии с новой редакцией ФЗ-63. Этот сценарий безусловно будет поддерживаться сервисами ЭДО в ближайшем будущем, но пока его реализовать без использования СЭД достаточно проблематично. Напомню, для обеспечения юридической значимости нам надо доставить контрагенту пакет, который включает сам документ, подписанный личной подписью, и доверенность, подписанную ключом организации. Давайте опишем последовательность действий реализации данного сценария без использования СЭД.
Сценарий ЭДО
На первом шаге исходящий документ размещается в кабинете пользователя на сервисе оператора, подписывается ключом пользователя и пересылается контрагенту. Далее нужно каким-то образом доставить доверенность, подписанную другим ключом (в одном конверте это сделать невозможно, сегодня такую операцию операторы, как правило, не обеспечивают). Получатель, в свою очередь, получив документ, должен будет не просто проверить его подлинность, но предварительно найти доставленную ему в другом сообщении доверенность и убедиться, что пользователь имел право подписывать данный документ. А после этого нужно как-то сохранить документ и доверенность в одном пакете. В общем, оба участника обмена должны проделать целый комплекс действий.
А теперь давайте посмотрим, как этот процесс будет выглядеть в случае использования интегрированной системы.
Сценарий СЭД+ЭДО+СЭД
Отправитель создает в СЭД новый документ по шаблону, к нему автоматически присоединяется доверенность, подписанная ключом организации, в атрибутах карточки документа автоматически фиксируется описание вида деятельности, зафиксированного в доверенности. Пользователь подписывает документ и пересылает его контрагенту. Далее система автоматически пересылает контрагенту через оператора ЭДО документ и дополнительный служебный файл, в котором содержится подписанная доверенность и вся необходимая дополнительная информация. СЭД контрагента получает документ, автоматически формирует карточку документа, в котором сохраняется файл документа, приложенная доверенность, необходимые атрибуты. При верификации документа одновременно проверяется действительность подписанной доверенности. Далее документ и доверенность хранятся в одной карточке, могут быть пересланы другим пользователям, экспортированы из системы и пр. Реализация такого решения в СЭД не представляет сложности.
Этот простой пример иллюстрирует преимущества совместного использования связки СЭД+ЭДО в сравнении с простым обменом документов. Есть и более сложные сценарии, например, автоматизация документооборота, сопровождающего перевозку товаров, в которых выгоды такой интеграции выглядят еще более внушительно, но для их обсуждения потребуется отдельная большая статья.
Для такой реализации должен существовать программный шлюз для интеграции оператора ЭДО и СЭД. Кратко опишем функции такого шлюза.
Шлюз СЭД-ЭДО должен позволяет встраивать базовые операции взаимодействия с оператором ЭДО в любой документ или процесс. Для этого в интерфейсе СЭД должен быть реализован набор компонентов для выполнения следующих операций с документами:
- подписание документа и отправки документа (пакета документов) получателям ЭДО;
- нанесение встречной подписи или формирования уведомления об отказе;
- получение уведомления о встречном подписании или отказе;
- верификация встречной подписи;
- просмотр журнала обмена с контрагентом.
СЭД должна поддерживать эти сценарии работы со всеми видами документов, с которыми работает оператор — неструктурированными и структурированными (СФ, акты, УПД...), а также обеспечивать возможность формирования и получения корректировочных документов.
Шлюз должен также поддерживать программные интерфейсы, которые позволят:
- реализовать все стандартные протоколы ЭДО;
- автоматически формировать «входящие» в СЭД при получении документов от контрагента;
- пересылать «исходящие» контрагенту через оператора;
- получать и обрабатывать встречные подписи или информацию об отказе;
- обеспечивать доступ к информации о событиях обмена и фиксировать события в специальных журналах;
- формировать сложные пакеты для передачи служебной информации контрагенту.
Эти интерфейсы и программные компоненты дадут возможность реализовывать любые сценарии документооборота с контрагентами.
Что делать. Последовательность шагов по полному переходу на безбумажный документооборот и возможность удаленной работы
Мы обсудили основные моменты перехода на удалённую работу и безбумажное взаимодействие в документообороте и бизнес-процессах. В конце кратко сформулируем основные шаги, которые вы можете предпринять прямо сейчас.
Этап 1. Сюда включены необходимые действия, которые необходимо сделать для оперативного перехода на удаленную работу:
- провести нормативную подготовку. Это формальный шаг, который в состоянии сделать юрист организации или юрист-консультант, на рынке сегодня можно найти много компаний, которые предоставляют подобные услуги;
- реализовать простые сценарии внутреннего безбумажного документооборота на базе СЭД. Реализовать внутренние процессы не сложно, если ваша СЭД построена на современных технологиях и поддерживает все вышеописанные механизмы. Эту работу может реализовать ваша ИТ-служба или внешний интегратор. Если ваша СЭД не обеспечивает такой возможности, то у вас есть возможность воспользоваться антикризисными предложениями, которые сейчас предлагают практически все производители российских СЭД для упрощения этого шага;
- подключиться к оператору ЭДО, оформить ключи УКЭП или заключить договор с сервисом облачной подписи, само по себе оформление ключей дешево, хотя и потребует личного присутствия всех ответственных лиц;
- прояснить наличие подключений у ваших контрагентов, выслать приглашения для работы с сервисом ЭДО. Если необходимо — подключитесь к роумингу.
Эти шаги позволят вам полностью отказаться от бумаги и перейти на безбумажный внутренний документооборот, начать обмен безбумажными документами в базовых сценариях, предоставляемых сервисом ЭДО без дополнительной автоматизации.
Этап 2. Этот этап развития системы безбумажного документооборота позволит вам не только уйти от бумаги и необходимости непосредственного взаимодействия, но и непрерывно повышать удобство и эффективность ваших бизнес-процессов:
- настроить интеграцию СЭД с оператором ЭДО — для этого потребуются услуги квалифицированных специалистов интеграторов или обучение ваших технических специалистов;
- постепенно расширять сценарии электронного документооборота, делать их более эффективными и удобными в каждом конкретном случае для пользователей и руководства компании.
Естественно, в таком коротком обзоре мы не могли осветить все аспекты данной проблемы, но надеюсь эти материалы помогут вам избежать возможных ошибок и помогут быстрее перейти на новый формат взаимодействия как внутри вашей организации, так и с внешними контрагентами.
