Компания «Портал-Юг» и книжное издательство «Мозаика-Синтез» завершили проект комплексной автоматизации на базе «1С:ERP Управление предприятием». В единую систему управления компанией на базе «1С:ERP» интегрированы все информационные системы, в том числе: «1С:Документооборот 8», «1С:WMS Логистика. Управление складом», системы электронного документооборота с внешними контрагентами, системы учета посетителей в розничных магазинах. Пользователям больше не приходится дублировать и сверять данные в нескольких программах, полностью исключены расхождения данных.
Оптимизирована работа с заказами клиентов. От клиентов могут поступать заказы в любом формате и по любым согласованным с клиентом каналам связи. Задача менеджера — в течение двух часов обеспечить заказ товарами и передать в отгрузку. Помимо существующих клиентов, с которыми у компании уже отлажено взаимодействие, появляются новые клиенты со своими форматами данных, эти данные надо оперативно адаптировать под загрузку заказов в «1С:ERP». В условиях повсеместного спада продаж компания вынуждена реагировать на такие вызовы и подстраиваться практически под каждого клиента. В ходе проекта было создано рабочее место универсальной загрузки заказов в систему, которое позволяет загружать заказы клиентов в любом формате, управлять датами отгрузки этих заказов и групповым обеспечением заказов (распределять по заказам резервы и свободные остатки). В результате обработка заказов ускорилась на 30%. Менеджеры получили возможность обрабатывать до 500 заказов в день с перспективой расширения количества заказов до 30% в пиковые нагрузки. Ранее для обеспечения пиковых нагрузок в помощь менеджерам приходилось привлекать дополнительный персонал, теперь такая необходимость отпала.
Усилен контроль за прохождением заказов клиентов по технологической цепочке. В «1С:ERP» реализована специальная система статусов заказов, которая интегрирована и плотно взаимодействует со складской системой «1С:WMS». При каждом изменении статуса заказа (сборка, передача в доставку, установка даты доставки и пр.) информация оперативно передается в «1С:ERP». Менеджер теперь может в любое время проверить статус каждого конкретного заказа и дать клиенту исчерпывающую информацию о его выполнении: на какой стадии заказ находится в данный момент времени, когда планируется отгрузка и поставка.
Обеспечено получение детализированных данных для анализа продаж по каждой отдельной книге. Ранее для реализации сетевым магазинам группы книг одной тематики использовались собирательные наименования продукции (миксы). Для анализа продаж это было очень неудобно, так как не давало представления о продажах отдельных книг, входящих в состав микса. Из-за этого нельзя было оценить, какие именно книги и где лучше продаются, спрогнозировать спрос, спланировать производство составляющих миксов и сборку миксов. В ходе проекта этот подход был пересмотрен. Типовые инструменты «1С:ERP» позволили организовать детализированный анализ продаж с реальными данными по отдельным, реализованным в составе миксов, книгам. Это дало возможность более четко планировать работу с торговыми сетями и прогнозировать спрос на конкретные позиции книг и миксы, а также более точно планировать производство в соответствии с реальными потребностями бизнеса.
Специалисты отдела закупок тратят на 20% меньше времени на внесение в систему данных о закупаемой продукции. В ходе проекта разработан многофункциональный механизм загрузки и создания в системе новых позиций товаров и прайс-листов для них. Загрузка возможна из файлов разных форматов и разных объемов, позволяет создать позиции номенклатуры со всеми необходимыми реквизитами и дополнительными свойствами, а также сразу внести в «1С:ERP» закупочные и продажные цены (прайс-листы на продукцию). Менеджеры по закупкам теперь могут сосредоточиться на расширении контактов с потенциальными поставщиками, улучшении закупочных условий и качества планирования закупок, а не на операторской работе, как это было ранее.
Реализован оперативный обмен данными о заказах между «1С:ERP» и интернет-магазинами. Это позволяет менеджерам адресно работать с каждым клиентом — анализировать активность, оценивать потребности и интересы, разрабатывать индивидуальные предложения для повышения продаж.
Оптимизировано взаимодействие с торговыми площадками (маркетплейсами). Каждый из маркетплейсов, как и большинство клиентов, реализует свои стандарты обменов с поставщиками, под которые компании необходимо оперативно подстраиваться. В ходе проекта маркетплейсы были включены в обмен заказами между интернет-сайтами и «1С:ERP» наравне с остальными клиентами. Было разработано специальное рабочее место, которое позволило в автоматизированном режиме контролировать платежи по заказам и расходы на комиссию маркетплейса, выполнять взаимозачеты встречных обязательств. Ранее только на отражение операций в старой системе по одной торговой площадке уходило 3 дня в месяц. Теперь эта задача с бухгалтерии полностью снята, все делает «1С:ERP». Это решение является универсальным и позволяет оперативно подключать к процессам новые марктеплейсы, тем самым увеличивая каналы сбыта без подключения дополнительных человеческих ресурсов.
Автоматизировано согласование заявок на расходование денежных средств. Все заявки консолидируются в «1С:ERP» в специальном рабочем месте «Согласование заявок на расходование денежных средств», в едином формате. Руководство видит все документы в режиме «одного окна». Это ускоряет согласование и выполнение платежей, значительно экономит время генерального директора. В целом, согласование заявок на расходование денежных средств ускорилось на 20%.
В системе доступны детализированные отчеты о движении денежных средств, доходах и расходах предприятия, рентабельности продаж, в том числе, по направлениям деятельности и др. Это помогает руководству лучше контролировать работу предприятия и своевременно принимать решения для повышения эффективности бизнеса в сложных экономических условиях.
Андрей Чиннов, директор ИТ-департамента ООО «Мозаика-Синтез», отметил: «Внедрение „1С:ERP“ позволило организовать работу всех подразделений предприятия в одной системе. Перед нами открылись новые перспективы для повышения эффективности работы коммерческих и логистических служб, улучшения качества обслуживания клиентов, повышения точности и оперативности получения управленческой информации. Одним из ключевых факторов успеха проекта мы считаем тесное взаимодействие внутри команды наших ключевых сотрудников и специалистов „Портал-Юг“».
Руководитель отдела системного анализа и проектного управления ООО «Мозаика-Синтез» Роман Лесовой прокомментировал: «Это было тяжело, но очень интересно. В результате внедрения „1С:ERP“ мы получили единую информационную систему для всех подразделений. Достигли всех технологических целей, которые ставили в начале проекта: масштабируемость системы, ускорение и централизация информационных потоков. В единую систему управления компанией интегрированы все внешние информационные системы компании, в том числе: „1С:Документооборот 8“, „1С:WMS“, сайты интернет-магазинов. Пользователям больше не приходится дублировать и сверять данные в нескольких информационных системах, исключены расхождения данных. Успешно сдаем регламентированную отчетность. В перспективе планируем совершенствовать управленческую отчетность, автоматизировать производственный процесс в издательстве, а также расширить подсистему CRM на все отделы предприятия».
