Общение на платформе для коммуникаций в онлайне не одинаково комфортно для всех участников встречи. Вице-президент по бизнес-инновациям агентства цифровой трансформации FROM Хайди Висбах приводит на портале Enterprisers Project советы, которые помогут «уравновесить баланс сил» между активными и пассивными участниками, сделав общение комфортным для всех.
Социальное дистанцирование и удаленная работа свели на нет привычную командную активность. Что хуже всего, люди не могут получить немедленную и простую обратную связь, которую они обычно получают на встречах, где все присутствуют физически, а не в онлайне. Платформы для проведения встреч онлайн во многом хороши: они позволяют легко планировать звонки, отправлять приглашения и включать визуальные средства для презентаций, но есть один момент, который они не могут заменить — вовлеченность. Можно подключиться к удаленной встрече, но при этом оказаться оторванным от разговора.
Если члены команды работают в разных местах, как их можно поощрять к участию? Ниже приводится девять факторов, которые побуждают людей участвовать в онлайн-встречах, а затем набор проверенных тактик взаимодействия:
- осязаемая материальная выгода. Как ее понимают члены команды: это личная заинтересованность или командная выгода?
- личный вклад. Ощущают ли члены команды после завершения работы потребность рассказать о ее результатах или делают это поневоле?
- видимость. Хотят ли люди, чтобы их заметили? Ценят ли они возможность непосредственно контактировать с руководством и другими влиятельными лицами?
- сотрудничество/созидание. Ценят ли сотрудники возможность создавать что-то новое вместе с коллегами?
- признание. Люди мотивированы, когда их работу ценят и хвалят;
- достаточное количество выделенного времени/навыки: Члены команды должны знать, что у них достаточно времени и имеются возможности, чтобы эффективно подготовиться к онлайн-встрече;
- легкость. Людям может понравиться, если онлайн-встреча не требует от них чрезмерных усилий или времени;
- пространство и разрешение. Дайте людям знак, когда им пора говорить;
- веселье/непринужденная обстановка. Людям нравится веселиться — это помогает снизить напряженность и обмениваться информацией.
Десять советов для поощрения вовлеченности команды
Так как же получить максимальную отдачу от вашей удаленной команды? Вооружитесь следующей тактикой:
- разъясните контекст. Чтобы подчеркнуть важность встречи и вклад участников, отправьте им по э-почте письмо или вступительный комментарий. Определите тематику обсуждения, приблизительную продолжительность встречи и т. д. Подготовьте к ней аудиторию.
- воспользуйтесь небольшими виртуальными комнатами для групповых обсуждений. Проверенная тактика для поощрения вовлеченности участников обсуждения состоит в том, чтобы разбить большую группу на более мелкие. Это создает атмосферу раскрепощенности, пробуждает желание внести свой вклад в обсуждение, создает сообщество, «союзников» и вдохновляет на то, чтобы участники более активно делились своими мыслями и идеями. Чтобы не растерять эту атмосферу, воспользуйтесь виртуальными комнатами для обсуждения, которые имеются во всех онлайн-инструментах для встреч, или предложите заинтересованным лицам провести в рамках встречи отдельное собрание.
- напишите совместные задания. Подготовьте пошаговые инструкции, которые разбивают действия на «что делать», а затем «чем поделиться», но не усложняйте их. Пусть команды отчитаются. Чтобы процесс обсуждения носил межкомандный характер — потребуется подготовить инструкции.
- геймифицируйтесь! Любой вид деятельности только выиграет, если для него установить сжатые сроки выполнения и другие условия, стимулирующие конкуренцию. Царящее веселье, волнение будут способствовать тому, чтобы продуктивность работы команды повысилась.
- управляйте временем выступления. Установите последовательность выступлений, время и затрагиваемые темы или сообщите людям заранее, если вы планируете дать им слово. Это особенно важно для онлайн-встреч, где визуальные подсказки увидеть труднее. Координируя порядок выступлений, вы придаете встрече живость и содержательность. Взаимодействуя с большинством, если не со всеми участниками, вы делегируете им возможность делиться информацией.
- фиксируйте идеи. Попросите участников встречи уделить несколько минут для того, чтобы подумать над одним или двумя вопросами и записать идеи. Это побуждает к активному общению: «Я уже записал это. Я поддерживаю эту точку зрения». Эти фразы создают основу для будущего конструктивного обсуждения с привнесением идей.
- обозначьте круг лиц для предварительной проработки вопросов. Это версия совета фиксировать идеи, активирующая еще больший градус вовлеченности участников. Ее суть заключается в том, что среди участников будущей встречи появятся люди, которые уже хорошо знакомы с предметом обсуждений. Этот пункт требует дополнительных усилий, но он служит ряду целей — подогревает интерес людей до начала встречи, способствует «погружению» в тематику обсуждения и дает больше времени людям, которые чувствуют себя скованно, чтобы включиться в игру еще до начала конференции.
- откройте онлайн-каналы связи. Существует широкий спектр возможностей, чтобы помочь членам команды выразить себя в Интернете. Многим не нравится общение по видеоконференцсвязи и эти каналы являются для них более естественным способом передачи мыслей, что побудит большее количество людей внести свой вклад в обсуждение.
- включите видеосвязь. Она привлекает людей, в том числе потому, что устанавливает между ними формальную связь. Когда участники встречи поднимают руки, на видео эти жесты кажутся естественными (тем, кого нет на видео, большинство инструментов для онлайн-собраний предлагают воспользоваться функцией «поднять руку»). Также хорошо передают эмоции значки реакций типа «большой палец вверх» или «аплодисменты». Порекомендуйте подключить для обсуждения чат или функцию вопросов и ответов — они будут особенно полезными для больших групп, и попросите кого-нибудь следить за чатом.
- включение звука. Это может облегчить участникам переход к обсуждению. Выборочно включите звук для больших групп, чтобы получить быструю связь. Затем включите всех, даже ненадолго, чтобы все взбодрились и энергично поприветствовали друг друга.
Каждая из этих тактик может придать уверенности даже самым скованным участникам удаленных встреч. В сочетании со знанием личностей, сыгранностью и привычками членов вашей команды, они помогут вам сделать встречи более эффективными и содержательными.
