В компании «ИнтерТраст» завершен комплекс мероприятий по переводу модуля «Заседания коллегиальных органов» системы электронного документооборота CompanyMedia на полностью цифровой режим. Такое расширение возможностей СЭД CompanyMedia — важный этап в процессе перехода к безбумажному управленческому документообороту, особенно востребованному в условиях перевода всех участников бизнес-процесса на удаленную работу.

Подготовка и проведение заседаний представляют собой комплекс сложных активностей, которые требуют системного подхода и применения эффективных ИТ-инструментов. Члены комитетов, комиссий, советов и иных коллегиальных органов управления принимают решения, влияющие на экономическую эффективность и конкурентоспособность организаций, поэтому деятельность многих коллегиальных органов не может быть приостановлена или свернута даже в условиях карантина и самоизоляции. Все участники заседаний подобного уровня — а это руководители высшего звена и ответственные секретари — должны иметь постоянную возможность удаленно выполнять свои обязанности, в том числе и при многоэтапном рассмотрении значительного объема документов.

Бизнес-решение «Заседания» обеспечивает комплексную автоматизацию подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов, а также контроля исполнения принятых и отраженных в итоговых протоколах решений. Оно ориентировано на широкий круг пользователей: высшее руководство, независимых директоров, руководителей подразделений и филиалов, корпоративных секретарей и помощников руководителей, а также сотрудников, принимающих участие в подготовке выносимых на коллегиальное рассмотрение материалов.

Одна из ключевых особенностей решения — возможность дистанционного участия в работе заседаний. СЭД CompanyMedia имеет полнофункциональный web-интерфейс и мобильную версию, удовлетворяющие всем потребностям пользователей независимо от их местонахождения. В 2016 году мобильное рабочее место (МРМ) СЭД CompanyMedia получило награду профессионального сообщества: премию «Цифровые вершины» в номинации «Лучшее мобильное приложение для бизнеса».

В модуле «Заседания» автоматизированы следующие этапы бизнес-процесса:

  • предварительная подготовка всего комплекта документов по отдельным вопросам, включая информирование секретаря о готовности материалов и возвращение их при необходимости на доработку;
  • согласование документов, создаваемых на различных этапах бизнес-процесса (вопросов и приложений к ним, проектов решений, повестки, протокола, выписок);
  • создание, оформление и утверждение повесток очных и заочных заседаний;
  • голосование по включенным в повестку вопросам и заверение бюллетеней электронной подписью (сервис доступен и в web-клиенте системы и на МРМ);
  • оформление протокола заседания в традиционном бумажном формате или в электронном виде с проставлением электронных подписей председателя и секретаря коллегиального органа;
  • оформление выписок из протокола;
  • формирование печатных форм всех основных документов по процессу (вопросов и проектов решения по ним, повестки, бюллетеней для голосования, протокола, выписок из протокола);
  • создание поручений по протоколу и выпискам из него, в том числе автоматическое формирование проектов поручений, исполнение которых попадает на контроль на общих принципах СДО;
  • контроль исполнения решений, принятых на заседании коллегиального органа;
  • оперативное хранение информации о проведенных и планируемых заседаниях и обеспечение к ней доступа пользователям в соответствии с принятой ролевой моделью.

«Заседания» является неотъемлемой частью прикладного ПО CompanyMedia. Это позволяет бесшовно использовать все сервисы комплекса: «Согласование», «Уведомления», «Ознакомление», «Рассылка», «Аналитика» и другие, благодаря чему документы модуля создаются, маршрутизируются и исполняются в соответствии с общими правилами, принятыми в в отношении других видов управленческой документации. Также модуль может быть интегрирован с инфраструктурой открытых ключей на базе подсистемы защиты информации, а мобильный клиент — с инфраструктурой централизованного управления мобильными устройствами и сервисом push-уведомлений.

Экранные формы модуля «Заседания» выполнены в едином для всей Системы CompanyMedia. дизайне. В них использован привычный пользователям СЭД интерфейс, действует та же логика переходов между документами и представлениями, что и в других модулях. Пользователям, впервые подключающимся к работе с документами заседаний, программная среда оказывается знакомой, непротиворечивой и понятной.

Для своевременного информирования всех участников процесса о тех или иных событиях либо о контрольных датах в модуле «Заседания» формируются специальные уведомления, которые автоматически дублируются в виде писем по корпоративной электронной почте.

Модуль «Заседания» разработан с учетом требований к безопасности и легитимности. Строгий ролевой доступ к контенту, доверенная электронная подпись, исключение необходимости личного присутствия и проведения бумажных процедур, обеспечение максимальной информированности участников в реальном времени на всех стадиях подготовки и проведения заседаний делают возможным переход к полностью цифровому режиму работы коллегиальных органов, в том числе и в формате удаленного взаимодействия.