Внезапный масштабный переход части (а порой и всех) сотрудников на дистанционную работу обернулся для многих российских компаний и их персонала изрядным стрессом. Вынужденные на ходу подбирать инструменты для организации совместной продуктивной деятельности вне офиса, заказчики нередко двигались путем проб и ошибок, останавливаясь на первых более или менее работающих решениях, лишь бы минимизировать потери времени и средств в этой и без того непростой ситуации.
Но даже сегодня, когда распространение пандемии по миру в целом успешно сдерживается, далеко не все работодатели и их сотрудники спешат вернуться в опустевшие офисы. Многие успели распробовать прелести распределенной работы и убедиться, что в повседневных личных контактах с коллегами в режиме «с 9 до 5» нет критичной для бизнеса необходимости. Немало компаний в России и мире наверняка хотя бы частично будут впредь полагаться на дистанционную занятость для организации рабочих процессов, оценив ее выгоды и научившись эффективно управлять распределенным персоналом.
Иммунный ответ
Когда организм борется с заболеванием, он функционирует несколько по-иному, чем когда полностью здоров. В ответ на распознанную иммунной системой атаку активизируются антитела, повышается температура, начинается усиленное кроветворение — все для того, чтобы за счет мобилизации справиться с напастью. Правда, если борьба продолжается слишком долго и не приводит к желаемому результату, может начаться аутоиммунная реакция, которая нередко наносит организму больше вреда, чем занесенная извне зараза. Но это уже разговор особый. Пока, по состоянию на конец июня
За время вынужденного затворничества сотен миллионов людей по всему миру, нарушения логистических цепочек, связности производственных процессов роль высоких технологий существенно возросла. Спрос на программные и облачные инструменты для совместной работы на расстоянии вырос, равно как и потребность в ноутбуках и моноблоках, веб-камерах, головных гарнитурах.
Гораздо популярнее, чем в конце прошлого года, стали средства организации виртуальных рабочих столов (VDI), причем как чисто облачные, на базе сервисов глобальных провайдеров, так и реализованные за счет классической либо гиперконвергентной серверной инфраструктуры нуждающихся в них компаний. В целом по направлениям SaaS, PaaS и IaaS был зафиксирован резкий всплеск интереса со стороны даже тех заказчиков, которые в докризисную эпоху продолжали хранить верность традиционной транзакционной схеме закупок ИТ-оборудования.
Одновременно значимо выросла нагрузка на интернет-коммуникации — и здесь, кстати, положительно сказалась полученная в свое время российским телекомом прививка в виде необходимости предоставлять своим абонентам практически исключительно безлимитные тарифные планы.
Но самый, пожалуй, важный урок долгих недель самоизоляции заключается в том, что работа на расстоянии перестала быть уделом исключительно фрилансеров-социофобов и сделалась новой нормальностью. Коронавирусу удалось заставить самые широкие массы «белых воротничков» преодолеть беспочвенный, иррациональный, но оттого не менее глубокий страх перед высокими технологиями. В отсутствие всегда доступного прежде по звонку «эникейщика» под рукой люди научились сами — либо целиком и полностью сами, либо с минимальными подсказками по телефону или через видеочат — справляться с повседневными ИТ-проблемами.
После пережитого всем миром шока почва для более глубокого внедрения высоких технологий во все отрасли трудовой деятельности стала еще благодатнее. Вряд ли стоит сомневаться, что многие прежде медлительно развивавшиеся инициативы (цифровая трансформация бизнеса, передача на аутсорсинг непрофильных для компании ИТ-задач, переход на гибридные и облачные сервисы вместо локального развертывания «железа» и ПО) встретят теперь гораздо больше понимания в среде ИТ-заказчиков.
Рабочее место, которое всегда с тобой
Едва ли не первый вопрос, который пришлось решать уходящим в вынужденную самоизоляцию сотрудникам, — как организовать свою работу из дома? В большинстве случаев, правда, особенного выбора у наемного персонала не было. Если начальство по тем или иным причинам не могло раздать людям их офисные ПК, кому-то приходилось и делить с детьми приобретенный ранее для школьных занятий либо для игр компьютер (дети ведь тоже перешли на дистанционное обучение), и прокручивать листы электронных таблиц на экране
«В крайнем случае можно использовать планшет и смартфон, но для очень ограниченных применений», — в этом уверен Сергей Новиков, вице-президент по ИТ OCS Distribution. — Но нередко сотрудник нуждается в более серьезной организации рабочего места в силу специфики выполняемых операций, например в большом мониторе, а иногда и не в одном. В таких случаях необходим индивидуальный подход, отталкиваясь от потребности бизнеса, так как главное — обеспечить нормальную эффективность рабочего процесса«.
Практически все опрошенные нами эксперты сошлись на том, что ноутбук для работы в условиях распределенного офиса — самое надежное, безопасное и удобное решение. «Не все виды деятельности можно реализовывать с помощью тонкого клиента или смартфона, поэтому наиболее универсальный механизм — это ноутбук, — отмечает Николай Петренко, менеджер по решениям для совместной работы компании Cisco. — Использовать моноблоки, обычные компьютеры и неттопы стоит только из-за вынужденной экономии, потому что они очевидно дешевле».
«Многие корпорации сделали в марте массовые закупки ноутбуков для своих сотрудников, — свидетельствует Алексей Сабанов, заместитель генерального директора компании „Аладдин Р. Д.“. — Службы корпоративной безопасности совместно с ИТ-подразделениями оснастили их не только актуальными приложениями, но и необходимыми средствами защиты информации (СЗИ). В частности, в стандартный минимальный набор СЗИ входит средство строгой двухфакторной аутентификации (USB-ключ или смарт-карта), средство шифрования всех разделов ноутбука (защита от детей, а также средство защиты конфиденциальной информации в случае кражи ноутбука), VPN».
Дмитрий Плешаков, заместитель технического директора ИЦ ТЕЛЕКОМ-СЕРВИС, считает, что те работодатели, которые заблаговременно инвестировали в создание мультиплатформенного операционного ПО, в период кризиса получили дополнительный бонус в виде существенного снижения затрат на новые рабочие места для сотрудников, оставшихся дома. Те же, кто успешно реализовал концепцию BYOD, и вовсе могли не заметить изменений в работе.
Основная идея оптимизации дистанционной работы заключается в том, чтобы создать дома оборудованное место, максимально напоминающее привычное рабочее окружение, обращает внимание Павел Анохин, генеральный директор HP Inc. в России: «Ноутбук бизнес-класса помогает расширить потенциал эффективности пользователей в условиях удаленной работы. Подключение монитора к ноутбуку может стать важным дополнением и повысить продуктивность сотрудников на 30%. В качестве альтернативы мы рекомендуем использовать моноблоки, которые отличаются эргономичным дизайном и высокой производительностью для комфортной работы».
«Мы рекомендуем исходить из обязанностей каждого отельного сотрудника, предоставив ему те инструменты, которые позволят быть максимально полезным для компании, — говорит Андрей Буркин, руководитель департамента офисных сервисов „Рико РУС“. — Ноутбук, смартфон или моноблок влияют только на степень мобильности, а потому важнее думать не о типе устройства, а о необходимом инструментарии для выполнения сотрудником своих обязанностей. Сегодня мы видим, что некоторым работникам достаточно просто оставаться на связи, а значит, им просто иметь обычный смартфон».
Печать на ваши дом и офис
Кризис заставил и работодателей, и наемный персонал офисов совершенно по-новому подойти к проблеме безбумажного офиса, о котором было столько разговоров в последние годы, так толком ничем определенным не закончившиеся невзирая на все усилия правительств мира по внедрению ЭДО и публичные истерики девочки Греты. Выяснилось вдруг, что совсем без печати обойтись все же невозможно, но как ее организовать в условиях распределенного офиса? Ответ зависит от конкретных обстоятельств, в которых находится та или иная организация. Сейчас в продаже имеется широкий ассортимент переносных принтеров малого объема, отмечает Алексей Сабанов. А какое конкретно устройство выбрать, зависит от задач бизнес-пользователя.
По словам Павла Анохина, беспроводной лазерный МФУ позволит сотрудникам, отвечающим за документооборот, без труда печатать и сканировать необходимые материалы. Для печати маркетинговых материалов, документов в цвете или фотографий стоит обратить внимание на домашние струйные принтеры или устройства с СНПЧ.
Андрей Буркин уверен: «До тех пор, пока невозможно полностью отказаться от бумаги, наличие принтеров необходимо. Наиболее оптимальный выбор для дома — лазерное МФУ, на котором можно печатать время от времени, не опасаясь, что чернила высохнут. Однако самоизоляция научила всех работать с минимальным использованием принтеров, а значит, компаниям нужно продолжать активное внедрение электронного документооборота, чтобы сокращать расходы на печать».
«В принципе печатающие устройства дистанционно работающим сотрудникам не нужны, — убежден Евгений Овчинников. — В случае необходимости доступ сотрудников в офис открыт, можно прийти и распечатать нужный документ».
Сергей Новиков добавляет: «Печать на удаленных офисных принтерах может оказаться нужной. В этом случае задача решается стандартными доменными средствами Windows».
«На мой взгляд, примерно 80% документов, выводимых на бумагу, должны заверяться печатью организации и подписью ответственного лица. Поэтому сотрудников, которым на дому может потребоваться принтер, единицы», — полагает Дмитрий Плешаков.
С этой позицией солидарен Николай Петренко: «Что касается удаленного доступа к средствам печати в офисе, в нем, как мне кажется, нет смысла. Сложно представить сценарий, когда один сотрудник что-то удаленно печатает, а другой продолжает работу с распечатанным документом в офисе. Это слишком редкая ситуация».
Вижу вас хорошо
Насколько важно наличие и качество видеосвязи при организации ежедневной распределенной работы — текущего обмена мнениями, совещаний, презентаций? По мнению Евгения Овчинникова, это необходимое условие для организации дистанционной работы, тем более длительной: «Без видеосвязи было бы невозможно отладить эффективный бизнес-процесс и обеспечить стабильную работу компании».
По опыту Дмитрия Плешакова, камер современных телефонов и даже не самых новых ноутбуков вполне достаточно для персонального участия в видеоконференциях внутри компании. Куда важнее в этом случае оказывается выбор программно-аппаратного решения, способного без серьезных потерь в качестве картинки работать с использованием мобильных каналов связи.
Максим Миргородский, директор CommFort software, уточняет: «Получить студийного уровня картинку из дома или обычного офиса все равно не получится: для этого нужен специальный свет, постановка кадра и тому подобное. Если нужно что-то продемонстрировать в деталях, всегда можно воспользоваться передачей фотографии или скана».
В то же время Николай Петренко заявляет: «Я уверен, что единственный способ поддержания контакта между сотрудниками в текущих обстоятельствах — это именно видео, потому что аудио и чаты не способны обеспечить полноценное восприятие. Для решения каждодневных рабочих вопросов видеозвонок „1 на 1“ и возможность показать свой экран собеседнику является аналогом разговора на соседних рабочих местах».
Павел Анохин также считает, что при организации ежедневной распределенной работы важно использовать видеоконференции, а не только аудио, это увеличивает вовлеченность, а также позволяет чувствовать связь с коллективом. Согласно данным опроса HP, 28% сотрудников во время онлайн-встреч ощущают бóльшую вовлеченность в процесс и 39% чувствуют себя увереннее, чем при офлайновых форматах общения.
На взгляд Андрея Буркина, при проведении масштабных онлайновых мероприятий желательно наличие продвинутых специализированных средств: широкоугольных или PTZ-камер, интерактивных панелей или даже проекторов: «Но с чем однозначно столкнулось большинство людей на удаленке, — это посторонний шум. А потому, если компания хочет создать эффективную систему коммуникации, то рекомендуем обеспечить сотрудников гарнитурами с шумоподавлением».
Сергей Новиков считает качество видеосвязи одним из основных элементов успеха ежедневной распределенной работы: «Подбор качественного решения для ВКС, хороший звук, качественное изображение и грамотное освещение рабочего места — это элемент уважения к собеседникам, которые и так пока еще испытывают определенный дискомфорт от удаленного общения, пытаясь сконцентрироваться на предмете обсуждения».
«Требуемое качество видеосвязи зависит от типа организации и задач, над которыми работают ее сотрудники, — напоминает Дмитрий Одинцов, директор по развитию TrueConf. — Например, в случае с клиниками или исследовательскими центрами разрешение и качество видео играют ключевую роль: врачи проводят удаленный осмотр или экстренные совещания по видео с другими экспертами во время операций».
Центр, дайте связь!
У многих надомников поневоле в квартирах сегодня установлен хотя бы простейший комбинированный интернет-центр: роутер для провайдерской линии WAN/GPON/xDSL (либо с 4G-модемом) плюс Ethernet-коммутатор и беспроводная точка доступа. Для бытовых нужд его вполне хватает. А как насчет рабочих нагрузок?
Для проверки пропускной способности домашнего интернет-центра имеется целый арсенал специализированных технических средств. Как справедливо указывает Алексей Сабанов, если в распоряжении ИТ-отдела организации нет этого набора, самое дешевое и простое решение — замер характеристик домашнего соединения с помощью свободно доступных в Сети сайтов, таких как «Яндекс.Интернетометр».
«Все сотрудники имеют в квартирах и дачных домах интернет-канал, а кто не имел, перед переходом на удаленный режим работы оперативно решил этот вопрос самостоятельно, — делится опытом своей компании Евгений Овчинников — Домашнее оборудование и офисные ноутбуки справляются с нагрузками, перебоев в работе не возникало».
«Обычного домашнего коммуникационного оборудования вполне достаточно для дистанционной работы», — поддерживает эту позицию Максим Миргородский.
Андрей Буркин обращает внимание на то, что реально для работы из дома достаточно и 50 Мбит/с, даже при использовании видеосвязи: «Компания может просто оплатить сотрудникам услуги провайдера при необходимости перейти на тариф выше, если скорости недостаточно. Как раз можно использовать ресурсы, которые были сэкономлены на печати».
«Предполагаю, что заранее никто не будет проверять, справится ли его интернет-центр или не справится, — рассудительно замечает Николай Петренко. — Решение бизнес-задач, как правило, не подразумевает большей нагрузки на устройства, чем та, что наблюдается, например, при домашнем просмотре онлайн-телевидения. От устройства пользователя дома требуется пропускная способность — и ничего более, и она, скорее всего, будет обеспечена».
Дмитрий Плешаков справедливо указывает, что если уж говорить о столичной специфике, то основной головной болью корпоративной техподдержки являются не устройства с низкой производительностью, а устройства последней мили, принадлежащие провайдеру и находящиеся под его управлением: «Диагностика проблем в таких случаях требует информации от сервисной службы провайдера и, как правило, сильно затягивается во времени. Для областных же и региональных домашних точек следует заранее рассматривать возможность установки для ключевых сотрудников оконечного оборудования с резервным 3G/4G сотовым каналом. Также следует обращать внимание на наличие VPN-технологий, реализованных на платформе устройства и их совместимость с протоколами, уже используемыми в компании».
Беспроводное соединение также вполне успешно можно применять для классических офисных задач, соглашается Сергей Новиков, — но только при грамотном планировании радиопокрытия всего домашнего пространства за счет встроенной в интернет-центр точки доступа, выделенных точек доступа и репитеров, устанавливаемых в локациях слабого распространения беспроводного сигнала: «Практика продолжительной удаленки показала, что сотрудники, живущие в многоэтажках, стали отмечать деградацию качества беспроводного соединения из-за зашумленности радиоэфира».
Доска онлайн-почета
Ряд организаций даже в карантин продолжали работать в режиме частичного посещения офисов. Теперь же, после снятия целого ряда ограничений, роль офисной переговорной как коммуникационного центра еще более возросла. Стремясь сохранить значимую долю сотрудников хотя бы на частичной удаленке, компании начинают внимательнее присматриваться к оборудованию для централизованной организации распределенной работы — интерактивным доскам и профессиональным системам ВКС.
По мнению Дмитрия Одинцова, для распределенного офиса достаточно обычных ноутбуков с гарнитурами и смартфонов, вопрос только в выборе подходящей ВКС-системы: «Обычно компании выбирают между профессиональными серверными продуктами и облачными сервисами. Последние максимально просты в использовании, но как правило имеют ограниченную функциональность и больше подходят для видеоуроков — личные данные не защищены, а подключиться к такой встрече может практически любой посторонний пользователь. Серверные ВКС-системы обеспечивают стабильную связь, полный контроль над коммуникациями в распределенном офисе и обычно обладают всеми необходимыми инструментами для совместной работы сотрудников».
Как считает Алексей Сабанов, если число одновременно участвующих в онлайновом видеочате персон не превышает трех-пяти десятков, имеет смысл продолжать пользоваться бесплатно распространяемыми программами или же пробными версиями платных: «Зато для больших онлайн-аудиторий уже необходимы профессиональные ВКС-решения — дорогие, но надежные и качественные».
«Оптимальным вариантом для оснащения переговорной являются интерактивная доска и устройства для совместной работы. Сотрудник приходит на совещание со своим BYOD-устройством и включается в рабочий процесс», — говорит Евгений Овчинников и добавляет, что программно-аппаратный комплекс системы бронирования позволяет удаленно управлять занятостью переговорных комнат (отслеживать статус, производить бронирование) и оптимизировать рабочий процесс.
Несмотря на то что камеры в ноутбуках постоянно совершенствуются, их предназначение все-таки немного иное, считает Николай Петренко: «Они сделаны для мобильности, чтобы всегда можно было взять ноутбук с собой и решить оперативные задачи. Однако когда мы находимся в офисном пространстве, нам важны комфорт, качество работы. Компании, которые сейчас планируют офисные пространства, могут сэкономить на площади, направив средства, например, на качественное оснащение переговорных комнат: это и камеры, и профессиональные системы видеосвязи, и интерактивные панели».
«Для общения с заказчиками и внешними контрагентами качество цифровой реализации офисной переговорной становится такой же визитной карточкой компании, какой ранее было помещение основного офиса, — обращает внимание Дмитрий Плешаков. — На смену наличию парковки пришли удобство подключения внешнего абонента и возможность взаимодействия с имеющимися у заказчика системами аудио/видеосвязи и совместной работы».
Сергей Новиков напоминает, что эффект присутствия группы собеседников на встрече значительно облегчает и принятие совместных решений, и делает обсуждение более конструктивным. Подобного эффекта сложно достигнуть только за счет использования ноутбуков, здесь требуется комплекс элементов: качественная система видеоотображения, грамотно спланированное акустическое оснащение и конечно же система ВКС, интегрированная с сервисами корпоративной инфраструктуры.
Андрей Буркин развивает эту тему: «В офисе нужны не просто системы ВКС, а комплексные решения, которые будут востребованы еще долгое время после снятия ограничений. Совместная работа сегодня — это не только переговоры и конференции, главное, как будет настроен процесс выхода сотрудников в офис, как будет контролироваться соблюдение социальной дистанции, загруженность переговорных комнат, помещений совместного использования (кухни, столовые и пр.). Также есть предписание по контролю за самочувствием сотрудников, измерению температуры каждые 4 ч. Современные технологии могут объединить все эти системы в единую точку управления».
Без отрыва от домашнего производства
По каким критериям следует выбирать ПО совместной работы и организации видеоконференций для распределенного офиса? На взгляд Евгения Овчинникова, главное — надежность и качество связи, а также простота использования: «Лучше использовать одно решение, наиболее подходящее. Чем меньше точек отказа, тем надежнее».
«Критерии выбора стандартные для ПО: достаточность функциональных возможностей, интуитивность интерфейса, стабильная работа при заданной нагрузке, цена, — утверждает Максим Миргородский. — Дублирование одних и тех же функций различным ПО нежелательно, это только запутает сотрудников».
«На рынке доступно множество различных решений от разных поставщиков, в том числе российских, — напоминает Сергей Новиков. — Есть и бесплатные системы с открытым кодом. Разумно делать ставку на основное корпоративное решение и держать в резерве запасное из числа бесплатных».
При выборе ПО для организации совместной работы Дмитрий Одинцов рекомендует в первую очередь заглянуть в реестр отечественных решений: «Российские технологии для организации видеосвязи не уступают, а в некоторых моментах и превосходят зарубежные аналоги. Также не стоит забывать, что внедрение и обслуживание российской ВКС-системы может обойтись значительно дешевле, чем закупка и поддержка западного аналога».
«По нашему опыту, хорошо подходит сочетание ПО, — говорит Андрей Буркин. — Например, для внутренних встреч мы используем MS Teams, а вот для проведения вебинаров и онлайн-эвентов — уже более специализированное ПО, которое дает больше гибкости в управлении».
По словам Николая Петренко, есть нишевые поставщики решений, которые специализируются только на одном бизнес-процессе, например создают только мессенджеры или только сервисы для проведения конференций: «У таких решений, как правило, бывают уникальные функции, за счет которых они и присутствуют на рынке. Но естественно, что при таком подходе необходимо будет заниматься интеграцией этих сервисов между собой, в ряде случаев это не лучшим образом влияет как на пользовательский опыт, так и на совокупные затраты компании». Другой подход — платформы от крупных игроков, которые под единым брендом консолидируют практически все возможные продукты для совместной работы: корпоративный мессенджер, систему конференц-связи, систему телефонной связи, аппаратные решения для переговорных комнат и т. д.
По словам Дмитрия Плешакова, решение для совместной работы должно интегрироваться с существующей информационной инфраструктурой офиса и обеспечиваться оперативной технической поддержкой производителя. Важно также оценить совокупную стоимость владения в перспективе
Доверяй, но проверяй
Позиции менеджеров среднего звена в период самоизоляции пошатнулись. Прямые обязанности начальников групп и отделов — следить за тем, как решают поставленные задачи их подчиненные, — стало вдруг неимоверно сложно исполнять. На помощь в этой ситуации пришли, разумеется, программные средства: всевозможные трекеры задач, таск-менеджеры, фиксирующее частоту нажатия клавиш и регулярно делающее снимки экрана ПО. В ряде случаев персоналу на удаленке директивно предписывалось держать камеры своих ноутбуков включенными в рабочие дни и часы, чтобы начальство в любой момент могло визуально удостовериться, кто как работает. Другой вопрос — насколько все это оказалось в итоге эффективно?
«Если у вас внедрена система качества, а бизнес-процессы поддерживаются в актуальном состоянии с сопровождением прикладных программных продуктов, то удаленный режим лишь экономит время на дорогу и на перекуры с разговорами на улице или в специально отведенных местах, — уверен Алексей Сабанов. —Планы и отчеты в еженедельном разрезе — практика многих организаций с „умным“ управлением. Это — будущее, к которому мы идем».
По словам Евгения Овчинникова, для контроля бизнес-процессов целесообразно все задачи внутри департаментов, отделов, групп и других структур размещать на внутрикорпоративной онлайн-платформе с указанием ответственных лиц и сроков исполнения: «Такая система работает и приносит результат».
А Андрей Буркин считает, что тут все зависит от того, как комфортнее взаимодействовать руководителю и его команде: «Это может быть как обычная таблица Excel, так и специализированный софт, например Trello».
Николай Петренко указывает, что в теории удаленных сотрудников нужно контролировать точно так же, как когда они находятся в офисе. Систему оценки должен сформировать сам руководитель, ориентируясь на результат: число закрытых заявок, совершенных продаж, заключенных контрактов или иные показатели. «Многие говорят, что для руководителя сейчас важно не потерять контакт с подчиненными, — отмечает эксперт. — Поэтому значение приобретают регулярные звонки „1 на 1“, когда в процессе неформальной беседы подчиненный может озвучить руководителю свои опасения и сформулировать волнующие его вопросы. Что касается таск-менеджеров и трекеров задач, опять же, следует использовать то, что было принято и раньше во время работы в офисе».
«Как показала практика, работа из дома при хорошем уровне исполнительской дисциплины даже эффективнее работы за офисным столом, — утверждает Дмитрий Плешаков. — Если в компании есть система документооборота, портал управления проектами, практика постановки и отслеживания прогресса исполнения поручений, то их интеграция в распределенную инфраструктуру требует сравнительно небольших изменений. Если же возникает необходимость внедрить отслеживание именно в контексте удаленной работы, то в таком случае в первую очередь стоит обратить внимание на качество построения взаимодействия сотрудников в компании в целом и в особенности на реализацию обратной связи. Так как если ее толком не было до карантина, то никакой, даже самый строгий контроль заменить ее не сможет».
«Слово „слежение“ — не из нашего лексикона, — решительно заявляет Сергей Новиков. — Мы больше верим в мотивацию и другие хорошо настроенные методы управления. Если же говорить о взаимной прозрачности команд и системах управления задачами, то мы используем как решения Microsoft (традиционно), так и решения Atlassian как более универсальные и широко применяемые во всем мире. Именно эти решения мы можем рекомендовать для территориально распределенных команд».
Внимание, вас подслушивают
С точки зрения информационной безопасности распределенный офис гораздо уязвимее привычного офлайнового. Хотя бы потому, что привычный для мало-мальски современной организации периметр ИБ для домашней сети чаще всего не реализуется, даже если средства для этого, пускай самые рудиментарные, в настройках домашнего интернет-центра присутствуют. Простейшим решением для организации защищенного канала связи через недоверенную среду коммуникаций является VPN. И в этом отношении российский рынок, на взгляд Алексея Сабанова, выгодно отличается от мирового весьма широким выбором средств защиты: «Сертифицированы как отечественные, так и зарубежные решения».
Андрей Буркин считает, что с точки зрения ИБ лучше всего использовать корпоративные компьютеры, на которые установлены необходимые программы защиты: «Самые важные данные должны быть защищены корпоративной сетью, к которой можно подключаться только через VPN. Здесь нет ничего нового, и большинство компаний уже давно так делают, просто в текущей ситуации решение нужно расширить на тех сотрудников, которые ранее работали только внутри офиса. Если нет возможности оперативно приобрести для всех корпоративные ноутбуки, компания может помочь сотрудникам перевезти компьютеры и мониторы из офиса домой».
По словам Николая Петренко, в условиях вынужденного перехода на удаленку люди начинают использовать инструменты, которые им доступны: «Если компания не обеспечила их корпоративным продуктом, в котором имеются некие правила, способы контроля за доступом и т. д., они будут использовать все что угодно, все, что есть в Интернете. Поэтому с точки зрения ИБ онлайн-офис, пожалуй, уязвимее офлайнового. Но офлайновый офис в наше время — это некий нонсенс, невозможно существовать полностью изолированно от внешнего мира. Поэтому вопрос только в том, насколько быстро служба безопасности может подобрать корпоративный инструмент, который и удовлетворяет пользователя, и имеет встроенные системы защиты».
Павел Анохин подчеркивает: «Защита от кибератак — это не только наличие необходимого программного и аппаратного обеспечения, но также широкая осведомленность бизнес-пользователей о возможных рисках и необходимых мерах предосторожности. Около 90% атак осуществляется через почтовые вложения, и в 96% случаев заражение удается обнаружить только спустя месяцы. Важно при любой подозрительной активности ПК незамедлительно обращаться к ИТ-специалистам компании».
HP Inc.: кибербезопасность как приоритет — при работе из дома и не только
В эпоху распределённых офисов и всепроникающих облачных услуг рассматривать порознь аппаратную и программную составляющие цифрового рабочего места было бы по меньшей мере недальновидно. Давно прошли времена, когда «железо» поставлялось отдельно, а необходимое для его эффективного и безопасного функционирования ПО — отдельно. Сегодня офисный сотрудник должен приносить домой вместе со служебным ноутбуком не просто устройство для удалённой работы с деловыми документами, но полнофункциональный фрагмент офисного окружения: со всеми прилагаемыми средствами организации труда, налаживания бизнес-коммуникаций и, конечно же, информационной безопасности.
Так должно быть в идеале, но на деле картина во многом иная. Более 80% маршрутизаторов, используемых при работе из дома, уязвимы для потенциальных кибератак, свыше 90% инцидентов заражения ПК вирусами происходит из-за почтовых вложений, а 96% уязвимостей в системе безопасности идентифицируются лишь спустя несколько месяцев. В этих условиях растёт потребность заказчиков в решениях, которые надёжно защитят их компьютеры, в том числе работающие в рамках распределённого офиса, своевременно выявляя уязвимости и восстанавливая работоспособность систем.
Дмитрий Плешаков считает, что если рассматривать проблему недоверенных каналов в целом, то одним из первых шагов должно стать внедрение расширенных многоступенчатых методов аутентификации и авторизации. Каждый приходящий извне пользователь должен получать ровно столько прав, сколько ему необходимо для работы. Рассматривая же новые тенденции в области защиты корпоративных информационных ресурсов, следует уже рассматривать возможные варианты внедрения технологий управления мобильными устройствами, мобильными приложениями и мобильными данными«.
Как справедливо замечает Сергей Новиков, рассматривать вопросы ИБ только для мобильных дистанционных сотрудников абсурдно, если в компании не предусматриваются меры регламентного характера, не обеспечена должным образом эшелонированная защита корпоративной инфраструктуры и данных. Если сфокусироваться только на элементах защиты информации через недоверенные каналы связи, то следует отметить необходимость защиты самой корпоративной
«Мы рекомендуем использовать серверную ВКС, — заявляет Дмитрий Одинцов. — Это позволит хранить все данные на собственном оборудовании, исключит передачу данных через иностранные серверы, а также полностью контролировать сеансы связи. Представьте, что облачный сервис связи, который вы используете, внезапно отказал: в такой ситуации работа распределенного офиса или решение срочных вопросов могут быть отложены на неопределенный срок».
А вот Евгений Овчинников убежден, что самое правильное и надежное средство обеспечения ИБ — это полный отказ от использования недоверенных каналов связи.
Рекомендации и практика
Даже теоретические рассуждения о том, как следует и не следует организовывать распределенный офис уже полезны. Но еще лучше — живой опыт, который успели накопить за время коронокризиса отечественные компании.
Так, по словам Алексея Сабанова, определяющим фактором стала корпоративная культура организации по выполнению политики доступа: «Если доступ организован с применением строгой двухфакторной аутентификации, им легче управлять администраторам и легче переходить из режима работы в офисе на домашний. Главное — подключиться к Интернету, а дальше, как говорится, дело техники. В кармане всегда находится USB-ключ с сертификатом доступа и сертификатом моей подписи, а также соответствующие неизвлекаемые закрытые ключи. Этого уже достаточно для безопасной удаленной работы. При переводе всех сотрудников на режим удаленной работы нам пришлось проверить, у всех ли актуальны сертификаты доступа. А основной проблемой, с которой пришлось столкнуться, стала интеграция ПО при возросшей нагрузке на сервер VPN и корпоративную почту».
«Будучи ИТ-компанией с матричной структурой, при которой сотрудники из разных стран эффективно взаимодействуют друг с другом, мы давно оптимизировали организацию рабочего процесса и были готовы к переходу на удаленную работу, — рассказывает Павел Анохин. — Мы для себя определили несколько ключевых принципов, которые помогают повысить эффективность работы в любых условиях. Все сотрудники должны иметь необходимое оборудование и ПО для связи. Мы стараемся уделять большое внимание эргономике рабочих мест. Так, многие сотрудники отдают предпочтение мониторам со встроенной док-станцией, что позволяет сэкономить пространство и избавиться от множества проводов. Кроме того, помимо оборудования, удобного рабочего места в условиях самоизоляции необходимо создать привычную рабочую атмосферу, проводить регулярные онлайн-встречи и поддерживать высокое качество цифрового обслуживания клиентов. Чтобы избежать утечки конфиденциальной информации и несанкционированных вмешательств в системы компании, важно оптимизировать работу ИТ-департамента и донести до сотрудников базовые правила защиты данных».
«В нашей компании практика удаленной работы для отдельных должностей существовала и до введения принудительных „выходных“, — замечает Дмитрий Плешаков. — Фактически задача свелась к масштабированию имеющихся решений. И кроме того, вынужденная изоляция наконец-то позволила преодолеть сопротивление тех сотрудников, которые „исторически“ привыкли к более консервативным методам работы».
Самый важный элемент эффективной удаленной работы, по словам Андрея Буркина, — это выстраивание коммуникации внутри каждого департамента, между департаментами и внутри всей компании в целом: «Наш HR-отдел подготовил сценарии перевода компании на удаленную работу задолго до официального объявления. Были введены несколько новых форматов общения внутри компании, например еженедельные видеовстречи для всех сотрудников. Также мы ввели ежедневные созвоны внутри департаментов, чтобы все сотрудники могли поделиться результатами работы, что крайне важно для эффективного управления».
