ГК ФОРС объявила о разработке и внедрении в музее-заповеднике Царицыно информационно-аналитической системы «Корпоративный портал». Это полнофункциональная гибкая система, реализованная на основе типового портального решения ГК ФОРС для управления внутренними и внешними процессами учреждения.
Пока в промышленную эксплуатацию запущена пилотная версия системы: она охватывает бизнес-процессы, обеспечивающие закупочную деятельность учреждения. Стояла задача посмотреть, насколько типовое решение будет соответствовать специфике деятельности заказчика для выбора им последующего варианта развития системы.
Государственный музей-заповедник «Царицыно» — одно из самых больших музейно-выставочных учреждений и крупнейший музей-заповедник города Москвы, являющийся излюбленным местом отдыха как жителей города, так и гостей столицы. Экспозиционные площади музея составляют 12 000 м², а общая площадь музея-заповедника более 400 га. Сегодня музейное собрание и уникальный архитектурный ансамбль привлекают около двух миллионов туристов, а территория исторического парка и заповедника принимает более шести миллионов посетителей.
В связи со значительным увеличением объема закупочных процедур, связанных с активным развитием музея-заповедника в последние годы, остро встала потребность оптимизации и систематизации существующего в учреждении документооборота с целью повышения эффективности управления проектной, закупочной и договорной деятельностью, включающей в себя планирование, реализацию и контроль исполнения поставленных задач. Для достижения указанных целей было принято решение внедрить систему внутреннего электронного документооборота, обеспечивающего взаимодействие структурных подразделений учреждения при осуществлении закупочной и договорной деятельности.
Внедрялось типовое решение — собственная разработка ГК ФОРС с широким набором функциональных возможностей, включающих обеспечение единой точки входа ко всем информационным ресурсам, организацию единой системы навигации и поиска информации, распределенную работу с документами, централизованное администрирование и поддержку взаимодействия пользователей. Потребовалась только небольшая кастомизация в части учёта особенностей закупочных процессов заказчика, а также доработки печатных форм.
«В рамках пилотного внедрения мы осуществили полную автоматизацию контрактного делопроизводства. А в целом типовое решение предусматривает внедрение двух основных модулей. Первый — внутренний корпоративный портал с подсистемами электронного документооборота, взаимодействия кадрового состава и управления системой в целом. Второй — это контрактный модуль, состоящий из подсистем управления договорами и формирования специальной отчётности. В настоящий момент введены в эксплуатацию функции второго модуля», — уточнил Дмитрий Бибичев, директор департамента системной интеграции компании «ФОРС — Центр разработки» (ГК ФОРС).
«Результаты проекта показали, что система подошла Музею. Все поставленные задачи были успешно решены, и мы можем двигаться дальше, развивая функционал в части финансово-экономического и кадрово-административного блока, — дополнил руководитель ИТ-подразделения музея-заповедника Царицыно Алексей Лизунов. — Автоматизация закупочной деятельности является для нас базой для развертывания полномасштабного решения „Корпоративный портал“ в самом ближайшем будущем».
Тиражируемое решение ГК ФОРС по управлению договорами и договорной деятельностью может быть востребовано компаниями и организациями любых отраслей и масштабов. Но дополнительные преимущества смогут извлечь государственные учреждения федерального, регионального или муниципального уровней — именно для них реализованы функции по подготовке государственного заказа к размещению, контролю ограничений по прямым договорам, планированию и учету использования субсидий в договорном процессе, а также множество других специализированных функций.
