«Регистрация входящих документов из Outlook» упрощает занесение электронных писем в систему Directum RX. Интеллектуальные сервисы Directum Ario самостоятельно извлекают данные из вложений — обработка документов ускоряется в разы.

Корреспонденция часто поступает в организацию в электронном виде. Например, в ответ на официальное письмо контрагент отправляет сообщение по электронной почте, приложив к нему комплект документов. На обработку и ввод данных в систему уходит много времени, ведь сотруднику нужно вручную выполнить целый ряд действий: создать в системе документ и перенести в него содержимое письма; занести вложения из письма в систему и заполнить реквизиты документов; настроить связи между документами.

Человеческие ошибки возникают на всех этапах, и тогда на обработку письма уходит еще больше времени.

Решение «Регистрация входящих документов из Outlook» значительно ускоряет процесс:

  • сотрудник просматривает письмо, выбирает нужные вложения, после чего запускает их автоматическое занесение в систему;
  • интеллектуальные сервисы Directum Ario распознают названия компаний, даты, суммы, которые затем заполняются в системе вместе с другими значимыми реквизитами;
  • для удобства хранения документов система объединяет их в комплекты — пользователю достаточно выбрать основной документ и приложения;
  • сотрудник проверяет полноту и корректность занесенных данных.

Панель регистрации доступна прямо в Outlook, а документы открываются в удобном редакторе, где одновременно отображается сам документ и заполненные системой реквизиты.

Новое решение используется совместно с решением «Перекомплектование документов», с помощью которого можно скорректировать пакет документов, занесенный в систему: например, изменить порядок страниц, если отправитель отсканировал их неверно.

Оцените решение «Регистрация документов из Outlook» и убедитесь в его эффектах: упрощается занесение вложений из электронной почты в систему; сохраняется привычный порядок работы делопроизводителей при внедрении интеллектуальных сервисов Directum Ario; сокращается время на передачу документов в дальнейшую работу.