В 2020 году в Администрации Главы Республики Коми и других органах власти Республики Коми начался запуск в эксплуатацию системы ТЕЗИС. Ранее документооборот в органах власти Республики Коми уже был автоматизирован, однако было принято решение о замене СЭД. Это было обусловлено прекращением технической поддержки прежней системы, а также стремлением заказчика использовать современное ПО. Планировалось также расширить область применения СЭД — объединить в ней процессы канцелярии, работу с документами и поручениями, межведомственное взаимодействие и обработку обращений граждан. Проект охватывает 190 государственных органов Республики Коми, ожидаемая нагрузка составляет 5000 одновременных подключений.
СЭД ТЕЗИС была выбрана по результатам конкурсных процедур. Одним из главных преимуществ продукта стала гибкость, позволяющая настраивать процессы обработки документов и поручений. Важными критериями выбора также были соответствие политике импортозамещения и совместимость с различными ОС, СУБД и офисными программами, в том числе российской разработки.
В СЭД ТЕЗИС реализована и настроена следующая функциональность: работа с документами и поручениями, использование квалифицированной электронной подписи, межведомственное взаимодействие через систему МЭДО, интеграция с ФИАС, обработка обращений граждан, подготовка отчетности.
За пять месяцев 2020 года в СЭД ТЕЗИС начали работать 75 организаций и свыше 1100 пользователей, среди них сотрудники секретариатов Главы и Правительства региона. В системе создано более 45 тыс. документов и более 90 тыс. поручений. В течение 2020 года планируется завершить тиражирование продукта во всех включенных в проект организациях. Автоматизация способствовала развитию и унификации электронного документооборота в госорганах республики Коми, был принят общий регламент работы с документами. За счет внедрения СЭД ТЕЗИС Администрация Главы Республики Коми перешла на безбумажный документооборот с рядом федеральных органов исполнительной власти.
В проекте активно участвовали специалисты ГАУ РК «Центр информационных технологий». Они занимались формированием требований, согласованием технического задания, настройкой серверов, обеспечением работы в защищенном контуре, внедрением решения и обучением пользователей. Также они помогают пользователям освоиться в системе, ведут портал дистанционного обучения и выпускают собственные материалы: инструкции, видеоуроки по отдельным функциям, рассылки о новых возможностях, вебинары для делопроизводителей.
Развитие системы электронного документооборота в государственных органах Республики Коми продолжается.
