Как подружить RPA и BPM?

Управление бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) — это технология, которая уже много лет присутствует на рынке и заслужила доверие пользователей. Роботизация процессов (Robotic Process Automation, RPA) — относительно новая технология с большим потенциалом. Комбинирование BPM и RPA в стратегии автоматизации позволяет предприятию решить множество проблем, полагают опрошенные порталом Enterprisers Project эксперты.

Свидетельством того, что у BPM и RPA есть что-то общее — аббревиатуры: в обоих из них буква «P» означает «процесс». История BPM более продолжительная, но по своей сути и та, и другая предназначены для улучшения работы предприятий, хотя и несколько разными способами. Несмотря на это, BPM и RPA все чаще применяют вместе, а в некоторых инструментах их даже интегрируют. Собственно, пересечение этих технологий вызывает путаницу — многие пользователи не понимают, как они связаны и где кроются различия между ними.

BPM vs. RPA: в чем разница?

Вначале нужно провести разницу между ними и разобраться, что каждая из них собой представляет. Большинство практиков обычно приводят доводы, что BPM — это определенный вид деятельности, которой занимается компания, а не какой-либо конкретный инструмент или приложение. (В качестве аналогии можно привести DevOps — это способ работы, а не инструмент.) BPM в более широком контексте — это непрерывная работа по документированию, анализу, оценке и совершенствованию процессов, которые регулируют повседневную деятельность организации. И программные инструменты для управления бизнес-процессами ест продукт этой ориентированной на людей практики, а не наоборот.

С другой стороны, RPA — это дословно ПО. «Роботизация» не должна вызывать в воображении ассоциации с книгами Айзека Азимова или других писателей-фантастов. RPA скорее относится к программным ботам, которые автоматизируют определенные компьютерные задачи, такие как извлечение или передачу данных. (Например, бот, который автоматически копирует данные из заданных полей входящих счетов-фактур и вставляет их в другую систему, например приложение для работы с кредиторской задолженностью.) Людям необходимо создавать этих ботов и управлять ими для достижения поставленных целей, но в конечном итоге RPA — это просто ПО.

Компании уже давно работают над улучшением процессов, а сегодня их еще также очень волнует автоматизация процессов. В результате между BPM и RPA установилась тесная связь. «В более широком смысле мы рассматриваем RPA и BPM как симбиоз технологий, особенно это касается случаев применения в таких ключевых областях, как управление персоналом, обработка страховых претензий, обработка заказов и др.», — говорит старший директор по управлению продуктами Automation Anywhere Ризван Хусейн.

Как RPA может улучшить BPM

RPA — это инструмент, который может расширить основные задачи, которые выполняет BPM, и повысить их уровень. «Хотя RPA и BPM — это разные термины, они дополняют друг друга и при совместном развертывании могут вносить свой вклад в цифровую трансформацию», — сказал президент Laserfiche Карл Чан.

Так в чем же заключается взаимодополняющая связь между RPA и BPM? Конечная цель BPM — улучшение процессов, но само по себе оно их не автоматизирует (даже если бы это приносило оптимальный результат). С другой стороны, RPA предназначена для автоматизации определенных типов процессов, но сама по себе она не может улучшить их или оптимизировать. (Автоматизируя неэффективный или неисправный процесс, вы не исправляете его — он просто будет работать быстрее и вырастет частота его повторения вместе с неисправностью.) «Организации используют BPM для создания надежных рабочих процессов, соединяющих разрозненные системы, данные и людей в цифровом формате, — говорит директор по стратегии Kofax Крис Хаф. — RPA работает в рамках этих рабочих процессов для выполнения определенных задач автоматизации на основе правил».

Ниже приводятся четыре области, где имеет смысл объединить работу BPM и RPA.

1. BPM поможет определить предпочтительные процессы для оптимизации

Сущностью BPM является более глубокое понимание и документирование широкого спектра процессов из которых состоит повседневная деятельность организации. «BPM — это управление бизнес-процессами, которые обычно таятся в головах людей, [а также] в руководствах, правилах, законах и рабочих таблицах. [Они] неизбежно накапливаются в любом бизнесе и, как правило, их долгосрочная эксплуатация обходится без должного управления», — утверждает Джим Тиррел, главный архитектор по решениям команды Public Sector в Red Hat.

Таким образом, BPM является отличным базисом для программы RPA, потому что для достижения успеха требуются хорошо понятые, четко задокументированные процессы и образ мышления, нацеленный на постоянное совершенствование. Как сказал главный операционный директор Eggplant Энтони Эдвардс, пытаться автоматизировать процессы, которые вы не понимаете, — это встать на путь к заведомому провалу.

BPM также позволяет выявить в различных процессах организации, в том числе в рабочих, те области, где автоматизация принесла бы максимальную пользу и где она единственное средство оптимизации. «RPA — это удобный и экономичный способ устранить при помощи автоматизации недостатки в тех областях, где у организаций имеются унаследованные платформы, веб-приложения или внутренние системы, в которых отсутствует функционал для корпоративной интеграции», — говорит Чан.

2. BPM и RPA помогут связать унаследованные и современные системы

Для каких целей существует BPM, и как компании его применяют? «BPM уже давно используется организациями для преобразования сквозных бизнес-процессов, чтобы люди в организации могли подключиться к ним. Он также связывает процессы с базовыми системами для обеспечения оптимизированных и эффективных операций», — поясняет Хусейн. В теории это выглядит хорошо и напоминает обсуждения руководителей бизнеса и ИТ-специалистов по поводу того, как должна выглядеть цифровая трансформация. (Некоторые эксперты считают, что цифровую трансформацию можно рассматривать как наследника BPM.) Но это не означает, что преследуя цель стать цифровой компании удастся в одночасье избавиться от устаревших систем или что она вмиг попадет в идеальную среду, где люди и команды всегда работают вместе, или где интеграция и автоматизация происходят по взмаху волшебной палочки. Все же большинство организаций не могут этим похвастаться.

«BPM по-прежнему опирается на сложные и часто обремененные наследием базовые системы, которые выполняют важнейшие бизнес-функции, и чтобы обслуживать их, требуется вмешательство человека, — добавил эксперт. — RPA играет ключевую роль при интеграции со сложными системами и автоматизирует повторяющиеся и ручные задачи, особенно это касается извлечения, передачи и обработки данных». По словам Хусейна, она может значительно сэкономить время, снизить количество ошибок и улучшить качество данных.

«Связка BPM-RPA уже не первый год задействуется для быстрой модернизации устаревших ИТ-систем и бизнес-операций во многих отраслях», — говорит Хаф. В качестве примера он приводит компании банковских и финансовых услуг, которые развернули надежные мобильные приложения, дающие клиентам возможность осуществлять со своего смартфона мобильное депонирование, переводить средства или подавать заявку на ипотеку. «Чтобы добиться этого, им нужно было найти способ соединить основные унаследованные системы с современными мобильными приложениями, — добавил он. — BPM используется для создания цифровых соединений между современными мобильными приложениями и унаследованными ИТ-системами, тогда как RPA, работающая на основе предписанных правил, выполняет определенные действия по перемещению данных из одной системы и их ввода в другую».

3. BPM может помочь с обработкой исключений в правилах RPA

RPA действует по заданным ранее правилам — она не умеет делать исключений или предпринимать действий «на крайний случай». Сталкиваясь с ними, бот практически выходит из строя. BPM поможет решить проблему с обработкой исключений. «И RPA и BPM можно очень эффективно сочетать в сценариях, где RPA при выполнении автоматических действий полагается на BPM для обработки определенных исключений, например когда бот сталкивается с отсутствием документа или нехваткой информации при обработке процесса управления персоналом, — советует Хусейн. — И наоборот, BPM может полагаться на RPA для автоматизации трудоемких и ручных задач типа передачи данных о сотрудниках в различные системы для расчета заработной платы в рамках процесса управления персоналом».

То же самое можно сказать и о других сценариях, в которых BPM и RPA идут рука об руку, например, в работе банков. «RPA полагается на BPM для обработки любых исключений, которые не соответствуют набору правил, требуют вмешательства человека или вынесения решения по транзакции, — говорит Хафф. — Поскольку RPA действует исходя из правил, меняющаяся среда или процесс может вывести бота из строя, поэтому BPM может служить для него своего рода подстраховкой для обработки всех исключений и поддержания работы».

Помимо этого BPM информирует компанию об имеющихся исключениях и изменениях. Не зная о них, предприятия ставят внедрение RPA под удар — бота может вывести из строя даже такая простая вещь, как изменение в настройке пользовательского интерфейса веб-приложения.

4. RPA может развертываться и управляться людьми, которые не являются разработчиками

BPM все в большей степени пересекается с ИТ, что отвечает стремлению организаций обзавестись экспертными знаниями и навыками, необходимыми для реализации стратегии автоматизации. RPA — это технология, которая позволяет сделать это без чрезмерного привлечения ИТ-специалистов, поскольку многие ее инструменты предназначены для использования персоналом, который не обладает глубокими техническими познаниями. Это означает, что те же люди, которые работают с BPM, например бизнес-аналитики или сотрудники бизнес-подразделений, также могут справляться с автоматизацией определенных процессов.

Совместный подход при работе с RPA — наиболее предпочтительный, но это не значит, что CIO для поддержки автоматизации потребуется привлекать или перераспределять дополнительное число разработчиков или других ИТ-специалистов. «Боты RPA могут настраивать сотрудники без технических навыков, что означает меньше работы для ИТ-персонала, который и без того перегружен работой из-за того, что компании перевели своих сотрудников на удаленную работу, — говорит Чан. — Эти особенности делают RPA идеальным вариантом для организаций, которые в ответ на изменения хотят быстро развертывать решения для интеграции и автоматизации».