Фраза «мир никогда не будет прежним» звучала в уходящем 2020 году в приложении к ИТ-отрасли очень часто и по самым разным поводам. Глобальный переход к работе на расстоянии, стремительное принятие концепции распределенного офиса даже самыми заядлыми скептиками, ускорение цифровой трансформации в ответ на объективные требования рынка — все это очевидно уже невозможно будет отыграть назад. О том, каким быть обновленному документообороту, что за устройства необходимы для его обеспечения, каковы роль и место печати в современном офисе, рассказывает Евгений Джаксимов, глава московского представительства компании Epson.
Как, на ваш взгляд, изменилось понятие «современный цифровой офис» за последний год?
Очевидно, что пандемия стала мощным импульсом для процессов цифровой трансформации, и в связи с новыми ограничениями многие компании пересмотрели само понятие «цифрового офиса».
На первый план выходят технологии, которые помогают решать задачи бизнеса без физического присутствия сотрудника в офисе. Сколько еще продлится такое положение дел — неизвестно, но работа должна выполняться не менее эффективно. Поэтому современный цифровой офис — это не просто офис вашей компании по определенному адресу с хорошей техникой, но полноценная распределенная система, которая должна давать сотруднику возможность выполнять свою работу в полном объеме, где бы он ни находился. Сегодня минимальный «джентльменский» набор сотрудника должен включать ноутбук или ПК с выходом в Интернет, мобильный телефон и компактный принтер или МФУ.
Есть компании, которые по профилю работы не могут полностью перейти на удаленку, и их руководители сегодня в срочном порядке модернизируют офисы согласно новым санитарным нормам и правилам социальной дистанции. А они в первую очередь предполагают отсутствие скопления людей. Поэтому все более востребованными становятся любые технические решения, печатные в том числе, которые могут мониториться и обслуживаться удаленно.
Каково сегодня место печатающей и сканирующей техники в офисе?
И принтеры, и сканеры — по-прежнему актуальная техника в любой компании. Спросите коллег из бухгалтерии, они расскажут, почему о полностью безбумажном документообороте говорить пока рано. При этом бухгалтерия — не единственная составляющая документооборота в офисе. Пока цифровые коммуникации не отменяют необходимости в бумажном оформлении отчетности и документации. Более того, за последний год мы видим уверенный рост спроса на универсальные многофункциональные решения для бизнеса, причем как на компактные настольные, так и на высокопроизводительные коридорные аппараты.
Где именно должны располагаться принтеры, сканеры и МФУ в современном распределённом офисе?
Тут все очень индивидуально и в большей степени зависит от задач отделов и конкретных сотрудников. Крупные компании чаще используют комбинацию разных устройств — от небольших настольных моделей до производительных, так называемых коридорных устройств А3-формата. Иногда под них выделяют отдельные «принтрумы», где устанавливается сразу несколько подобных машин, причем зачастую с системами контроля доступа.
Если говорить о сотрудниках на удаленке, то иметь дома компактное МФУ, конечно, удобно: в любой момент можно распечатать, подписать, оцифровать и тут же выслать скан. Многие пользователи отмечают, что из-за использования ноутбука или планшета с меньшей диагональю экрана, чем у привычных стационарных ПК в офисе, у них резко выросла нагрузка на глаза. Поэтому работать с документами в распечатанном виде не только удобнее, но и безопаснее.
При этом если с предоставлением рабочего ноутбука сотруднику все более-менее стандартно, то решение о выдаче корпоративного принтера на дом в каждом случае обсуждается отдельно.
Какие технологии печати становятся главенствующими для современного цифрового офиса?
Мы видим рост доли струйных устройств в офисе, причем это тенденция общемировая. И это связано прежде всего с тем, что многие крупные производители, не только Epson, расширяют линейку струйных устройств. Потенциал и возможности для дальнейшего развития у струйной технологии гораздо выше. Например, компания Epson уже вышла со струйными решениями в сегмент высокоскоростной печати — до 100 стр./мин. И у этой технологии есть серьезные конкурентные преимущества: более низкая стоимость владения, снижение затрат на расходные материалы, а также бóльшая экологичность — ведь струйные принтеры в отличие от лазерных потребляют значительно меньше электроэнергии и используют меньше ресурсных деталей. И такой фактор, как экологичность, приобретает все большую значимость, особенно в крупных компаниях, следующих принципам устойчивого развития, да и просто у всех неравнодушных к вопросам экологии пользователей. С развитием пьезоэлектрической технологии и появлением новых решений струйная печать будет постепенно вытеснять лазерную.
Какими функциональными особенностями должно обладать идеальное устройство печати для современного цифрового офиса?
Для каждой компании описание идеального устройства будет свое, так как потребности в печати у всех разные. На нашем сайте есть рубрика «Истории успеха», где мы постоянно публикуем рассказы об применении техники Epson в различных сферах: компании рассказывают о том, почему то или иное устройство стало незаменимым для них. Но если обобщить, то пользователи хотят получить качественное, производительное, экономичное и надежное устройство. Логично, что в этих направлениях и идет развитие офисных печатных устройств: растет скорость печати, уменьшается время выхода первой страницы, сами печатающие устройства и расходники становятся все более дешевыми при все большей производительности, все более простыми в использовании.
С другой стороны, с развитием цифровых технологий повышаются и требования к безопасности устройств, софтверной и аппаратной защите данных.
Наступит ли в обозримой перспективе эра полностью безбумажного документооборота? В чём привлекательность и ценность бумажных документов даже для современного цифрового офиса?
Безусловно, пандемия стимулирует развитие технологий в этом направлении, и с точки зрения государства уже делаются шаги к внедрению полноценного ЭДО. Но переход на безбумажный документооборот — процесс довольно длительный, систему будут тестировать, отлаживать и только потом масштабировать. А пока практически любая операция в бизнесе требует подготовки бумажной отчетности. Соответственно и спрос на печатающую технику довольно стабилен.
Другой важный момент: для полноценного электронного документооборота требуется единое цифровое пространство, доступное всем. Недостаточно одной-двум-трем компаниям перейти на безбумажную систему: каждая организация, каждый офис должны стать цифровыми. Поэтому классический бумажный документооборот еще долго будет для всех нас актуальным.
