Как услуга «рабочее место как сервис» помогает бизнесу экономить миллионы рублей на ИТ.

Вот и вышел на финишную прямую непростой для всех нас 2020 год. Эпидемия, охватившая мир, перевернула привычную жизнь вверх дном, но не остановила ее. Теперь и люди, и бизнес учатся жить в новых условиях. Стремясь не только остаться на плаву, но и сохранить заданный вектор развития, компании всех отраслей экономики постоянно ищут более совершенные механизмы, позволяющие минимизировать затраты и повысить производительность. Рано или поздно предприятия сталкиваются с необходимостью создавать стационарные или мобильные рабочие места, а также модернизировать их. Приобретение офисной техники и лицензий на использование программных продуктов требует порой колоссальных инвестиций. Не каждая компания в реалиях сегодняшнего дня готова идти на такой шаг. Поэтому все большую популярность приобретает услуга «рабочее место как сервис». По данным Softline, спрос на нее только за прошедший год увеличился на 40%. В том, как использовать эту модель наиболее эффективно, мы и попробуем разобраться...

Любая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью масштабировать бизнес, иначе она рискует уступить свои позиции на рынке конкурентам, проявившим большую гибкость. Усиливая профессиональную команду новыми сотрудниками, предприятие параллельно решает большое количество задач, связанных с организацией рабочих мест. Закупка крупных партий персональных компьютеров, ноутбуков и оргтехники, приобретение лицензий на использование программного обеспечения, обслуживание и ремонт устройств требуют капитальных затрат в миллионы рублей. Эти средства приходится выводить из оборота, жертвуя развитием собственного бизнеса.

Аналогичная ситуация возникает при модернизации инфраструктуры уже существующих рабочих мест. В условиях экономической неопределенности и ограничений, вызванных эпидемией коронавируса, пришло переосмысление подходов к построению бизнеса и ИТ как неотъемлемой части большинства организаций. Далеко не каждая компания располагает достаточными финансовыми возможностями для приобретения парка рабочих станций. Но бизнесу во все времена и в любой кризис были свойственны мобильность и гибкость, постоянный поиск и быстрая восприимчивость к новшествам. Компании нашли выход, открыв для себя услугу «рабочее место как сервис» (Workplace as a Service, WaaS). Она появилась на российском рынке около трех лет назад и уже обрела тысячи поклонников. Но по-настоящему оценить колоссальный потенциал услуги WaaS российское бизнес-сообщество смогло именно в условиях пандемии.

Арендовать нельзя купить...

Согласно недавнему исследованию Softline, подготовленному на основе глубокого анализа финансово-хозяйственной деятельности и запросов клиентов, число предприятий всех отраслей экономики, пользующихся услугой «рабочее место как сервис», в 2020 году увеличилось на 40% по сравнению с аналогичным показателем прошлого года. Вместе с новым инструментом пришло понимание ключевых преимуществ арендной модели по сравнению с традиционной закупкой, например: предустановка на устройства заказчика образов, пуско-наладка, поддержка и др. Использование этой модели позволяет клиентам сокращать нагрузку на ИТ-персонал и повышает эффективность внутренних бизнес-процессов.

Приведу простой пример. Компании нужно организовать 100 рабочих мест для новых специалистов. Чтобы решить эту задачу, руководство предприятия будет, скорее всего, рассматривать два варианта. В первом случае топ-менеджмент либо будет ждать поступления на банковский счет необходимых денежных средств, либо станет сразу выводить их из оборота для приобретения оборудования. Второй вариант связан с использованием услуги WaaS в рамках арендной модели. В этом случае заказчик получает от провайдера стационарные или мобильные рабочие места, полностью укомплектованные в соответствии с требованиями бизнеса. Важное преимущество услуги — в регулярных ежемесячных платежах, размер которых невелик. Благодаря своей прозрачности, они легко поддаются контролю. При этом происходит облегчение налоговой нагрузки на бизнес за счет уменьшения базы по налогу на прибыль и оптимизации НДС. В результате вместо колоссальных капитальных затрат, исчисляемых миллионами рублей, мы получаем предсказуемые операционные расходы. Высвободившиеся средства компания всегда может направить на решение стратегических задач. И почему бы не оборудовать или не модернизировать еще 100 или 200 рабочих мест? Теперь ресурсы для этого есть.

А что в комплекте?

По своему опыту могу сказать, что в рамках услуги WaaS поставщики предлагают бизнесу широкую линейку устройств: от оргтехники и стандартных ноутбуков с типовыми офисными приложениями до моноблоков, бизнес-планшетов и ПК. Клиенту остается лишь определить тот круг задач, которые его сотрудники будут решать на рабочих местах. Исходя из этого специалисты провайдера установят на устройства необходимое программное обеспечение и предложат дополнительные сервисы. Например, популярностью пользуется виртуальный офис, включающий в себя средство универсальной коммуникации, телефонию, корпоративную почту и портал. Также возможна аренда офисных приложений, например, Microsoft Office.

Сегодня дополнительные сервисы — важная часть договора на предоставление услуги WaaS. Провайдеры стараются максимально учесть все риски, которые могут возникнуть при эксплуатации рабочих мест. В своей работе они иногда сталкиваются с ситуациями, когда офисные сотрудники проливают кофе или чай на свои девайсы, тем самым выводя их из строя. Чтобы минимизировать время простоя клиента, в контракт включается соответствующий пункт. Если произошел случай, описанный выше, к заказчику сразу же выезжает квалифицированный специалист сервисной службы и просто меняет сломанную технику на новую, полностью готовую к использованию.

Еще один популярный дополнительный сервис — плановое обновление. К примеру, компания приняла решение об обновлении 1000 рабочих станций. В этом случае процесс обновления будет проходить не одномоментно, а постепенно, например на протяжении нескольких месяцев.

Я уже упоминал о том, что при возникновении форс-мажорных обстоятельств провайдеры готовы оказать клиенту всю необходимую помощь: от сервисной поддержки в режиме 24/7 и управления подменным фондом до страховки и продления гарантии на срок договора. В особо трудных случаях к работе привлекаются специалисты вендора и других сервисных партнеров.

Год за три

В среднем жизненный цикл такого устройства, как, например, ноутбук, составляет три года. За этот срок железо морально устаревает или изнашивается. Поэтому провайдеры стараются предоставлять заказчикам услугу WaaS именно на этот срок. По окончании договора клиент может воспользоваться правом выкупить оборудование по минимальной цене, например, в 1000 руб. Устаревшие девайсы можно эксплуатировать и дальше, используя их для задач, не требующих высокой производительности. Как правило, заказчикам интересно обновление оборудования и продление договора. Тогда происходит плановая замена всех устройств на более современные модели. Если в пролонгации контракта нет необходимости, провайдер самостоятельно вывозит оборудование и впоследствии утилизирует в соответствии с действующим законодательством.

Там, за горизонтом...

Сама услуга «рабочее место как сервис» на российском рынке находится в начале своего пути. Сегодня интерес к этому решению проявляют мировые вендоры, предлагая его своим клиентам, они как никто лучше обладают экспертизой, ведь в западных странах большая часть рабочих мест построена по принципу сервиса. Правда, некоторые технологические лидеры не обладают достаточными ресурсами в том или ином регионе и вынуждены обращаться за помощью к своим партнерам в разных странах. Скажем, заказчику необходимо создать полную инфраструктуру для рабочих мест в нескольких городах России. Для комплексного обслуживания всего оборудования нужны профессиональные мобильные бригады, работающие в каждом конкретном регионе. Не каждый вендор готов расширять штат сотрудников, усиливая его такими командами.

Мы прогнозируем планомерный рост услуги WaaS в ближайшие несколько лет. Заказчики могут ожидать появления новых дополнительных сервисов, ведь именно в этой нише провайдеры начнут жестко конкурировать между собой за их внимание. И, конечно, им очень важно получать обратную связь от клиентов, чтобы понимать их задачи и предлагать нестандартные решения.

Артем Пантелеев, руководитель направления аренды оборудования Softline