По мере роста использования технологий автоматизации возникают проблемы управления. Николя Шабанолес, технический директор Bonitasoft, рассматривает на портале Enterprisers Project некоторые общие подводные камни и дает рекомендации для ИТ-директоров.

По мере того, как автоматизация перемещается из заводских цехов в бизнес-офисы, возрастает ответственность ИТ-директора за обеспечение целостности бизнес-процессов. Теперь речь идет не только собственно об автоматизации с помощью средств управления бизнес-процессами (BPM), цифровых платформ автоматизации процессов или даже инструментов роботизации процессов (RPA). Мы все больше и больше обращаем внимание на краткосрочные и долгосрочные последствия автоматизации работы людей с информацией посредством BPM, RPA и искусственного интеллекта.

Это означает, что интеллект и ноу-хау для определенных видов работ все чаще реализуется в программном обеспечении. Вопрос в том, как мы можем обеспечить соответствие проводимой автоматизации корпоративной политике управления как на уровне проекта, так и на уровне компании?

Вот несколько распространенных ошибок и советов для ИТ-директоров по управлению и автоматизации бизнеса.

Ошибка 1. Автоматизация без надлежащего контроля слишком большого числа функций — потому что это «легко»

Распространение SaaS и инструментов Low-code облегчило для бизнес-подразделений получение необходимых возможностей автоматизации без участия ИТ-отдела. Инструменты BPM, ориентированные на «гражданских разработчиков», и мощный рост RPA означают, что ИТ-службы не всегда отслеживают, как автоматизация (особенно автоматизация задач) согласуется с работой бизнеса и операционными процессами. Соблюдаются ли соответствующие уровни безопасности и проектные политики, зависит от того, думает ли об этом руководитель.

Как только эти сервисы и инструменты станут частью бизнес-ландшафта, руководители проектов могут обратиться в ИТ-отдел, чтобы интегрировать их в существующие системы. Роль CIO заключается в том, чтобы убедиться, что организационная ответственность, контроль качества, соответствие финансовым требованиям, безопасность и другие управленческие требования достаточно хорошо понятны и с самого начала учитываются ответственными менеджерами или что эти руководители знают, когда следует обратиться к технической группе за помощью в обеспечении соответствия корпоративным требованиям.

Хорошее управление предполагает более широкий взгляд на то, что и каким образом должно быть автоматизировано. Например, использование RPA для автоматизации задач, которые являются частью неэффективного процесса, может привести к более быстрому, но все так же неэффективному процессу, и несколько точек, подвергнутых такой автоматизации, увеличат, а не уменьшат неэффективность процесса.

Ошибка 2. Ожидание, когда руководители бизнес-проектов попросят помощи

Техническая группа должна с самого начала работать с бизнесом над проектами автоматизации как процессов (BPM), так и задач (RPA). Часть самого процесса управления проектом должна быть направлена на то, чтобы ИТ и бизнес вместе работали в команде и чтобы частые коммуникации не вызывали сложностей. Задача бизнеса заключается в обеспечении соответствия технологий бизнес-процессам и правилам. Задача ИТ-отдела заключается в том, чтобы обеспечить надлежащее внедрение технологий — например, чтобы процессы были безопасными и непреднамеренно не раскрывали конфиденциальную информацию.

В организациях, где руководство бизнеса понимает и применяет передовые практики вплоть до нижних уровней, ИТ-директору, возможно, не нужно так сильно напоминать всем о том, что решения об автоматизации и внедрении решений должны рассматриваться с более широкой точки зрения. Но люди — это люди, поэтому CIO должен гарантировать, что культура ИТ-коллектива предполагает сотрудничество с бизнесом на равных в команде, а не развертывание ресурса только тогда, когда ощущается потребность в нем.

Хорошо интегрированная группа ИТ и бизнеса означает, что бизнес не боится обращаться за советом и помощью, прежде чем принимать решения по внедрению технических решений, и ИТ-специалисты знают о них и готовы помочь соответствующим образом упростить эти решения.

Ошибка 3. Ожидание, что командная работа наладится сама собой

Легко сказать, что ИТ- и бизнес-команды должны быть хорошо интегрированы и обладать высоким уровнем доверия и коммуникации — но этого мало. Так как же мы можем на самом деле помочь установлению сотрудничества и доверия, чтобы наладить своевременную коммуникацию о решениях и управлении автоматизацией?

Наибольший успех в области автоматизации процессов наблюдается в компаниях, создавших для своих проектов центры передового опыта (CoE). СоЕ выполняет ключевые функции представительства бизнеса и ИТ на различных уровнях, от топ-менеджмента до руководителей проектов, а также способствует сотрудничеству.

Эффективный СоЕ может помочь ИТ-отделу следить за тем, как автоматизация интегрируется в работу бизнеса с помощью BPM, RPA, ИИ и внедрений других инструментов на различных уровнях. Он может избавить менеджеров от необходимости просить о помощи или ИТ-отдел от необходимости постоянно подтверждать свои полномочия, будучи приглашенным в проект или нет. И лучше всего, когда корпоративное и проектное управление присутствует с начала каждого проекта, как тщательно спланированного, так и ситуативного.

Ответственность ИТ-директора выходит за рамки технологии. Возможно, это всегда было так, но по мере того, как технологические возможности все больше и больше переходят в руки бизнеса, полноценное сотрудничество и командная работа становятся важнее, чем когда-либо. Установление правил и политик корпоративного и проектного управления является обоюдной ответственностью, равно как и внедрение «корпоративных ограждений» через технологии в проекты автоматизации всех размеров.

Конечно, CIO видней, на что обращать внимание, ждать ли обращений о помощи и стоит ли оставить командную работу на произвол судьбы. Но, как и в общей ситуации с лучшими практиками, раскрыть им глаза — значит лучше подвести их к правильным действиям.