Прошлогодние неурядицы в мировой экономике навсегда, похоже, изменили многие привычные деловые практики. В частности, после длительных локдаунов офисные сотрудники уже навряд ли вернутся к докоронакризисному режиму «строго за рабочим столом от 9:00 до 18:00 пять дней в неделю»: полностью или частично дистанционная (распределённая) занятость успела стать новой нормой. А значит, и подсистему офисной печати необходимо модифицировать с использованием наиболее современных, производительных и эффективных устройств — таких, как Canon imageRUNNER 2425/2425i.
Узел консолидации
По свидетельству HeadHunter, 89% работников в мире ожидают, что и по окончании пандемии они смогут продолжить свою деятельность хотя бы в частично удалённом режиме, а недавний опрос WeWork показывает, что в России лишь 37% сотрудников, которые из-за пандемии продолжают работать дистанционно, хотели бы вернуться в офис частично (на несколько дней в неделю) или полностью. Руководители многих предприятий с готовностью откликаются на подобную перемену настроений персонала: для них отказаться от части арендуемых площадей и превратить рабочее пространство в приватные коворкинги с режимом «hot seat» — значит существенно сэкономить на непроизводственных расходах.
Но при всех безусловно позитивных моментах превращения классического офиса в распределённый владельцев бизнеса на этом пути ждёт целый ряд подводных камней. Это, в частности, проблема эффективной организации документооборота. С цифровой его составляющей дело обстоит более или менее прозрачно: достаточно лишь наладить надёжные защищённые каналы связи для доступа извне к корпоративным серверам да подобрать удобную онлайновую платформу для совместной работы. А вот бумажные документы и сегодня, и в обозримой перспективе будут составлять существенный компонент информационного круговорота как внутри каждой отдельной компании, так и при их взаимодействии.
Возникает резонный вопрос: как оптимизировать, с одной стороны, оцифровку бумаг для включения их в электронный оборот, а с другой — вывод на печать необходимых документов? Безусловно, всегда остаётся возможность раздать небольшие принтеры или МФУ перешедшим на удалёнку сотрудникам. Скажем, у Canon имеется линейка устройств
Однако суть происходящих в современном документообороте перемен состоит в перераспределении самих объёмов печати. Количество документов, выводимых на печать в офисе, снижается. С одной стороны, это уменьшает потребность заказчиков в высокопроизводительных устройствах, рассчитанных на высокую нагрузку. С другой — потребность в «умных» устройствах, облегчающих работу с цифровой информацией и обеспечивающих безопасность такой работы, объективно растёт. Именно поэтому разумным шагом представляется консолидация офисной печати в пределах филиала или отдела с использованием высокопроизводительной, удобной в обращении, экономичной и надёжной машины.
Такой узел офисного документооборота должен, разумеется, представлять собой не принтер, а именно МФУ, причём с широким набором возможностей печати и сканирования. Лучше всего, если оно может работать с документами формата А3: в рядовом офисе потребность оцифровки либо печати возникает не часто, но тем накладнее приобретать отдельное устройство с расчётом на редкое применение.
Большое МФУ в центре распределённого офиса обязано обладать высокой производительностью, чтобы без задержки исполнять задачи множества пользователей и обеспечивать высокий уровень информационной безопасности — ведь чем больше сотрудников отправляют на печать свои документы на одно и то же устройство, тем выше вероятность, что какая-нибудь конфиденциальная бумага невзначай попадётся на глаза не тому, кому следует.
И, разумеется, такой печатающий и сканирующий аппарат при всём разнообразии предлагаемых им возможностей должен отличаться высокой надёжностью. Раз его выбирают как единственный МФУ для поддержания бесперебойного документооборота в отделе или филиале малого либо среднего размера, в отсутствие дублирующего устройства остановка такой машины может самым неприятным для заказчика образом сказаться на устойчивости его бизнес-процессов.
Как раз такое МФУ, отвечающее всем перечисленным требованиям к узловому устройству печати для плотно загруженного работой распределённого офиса, и предлагает Canon в виде модели imageRUNNER 2425/2425i (версия с суффиксом i отличается наличием в базовой комплектации устройства автоматической подачи документов, DADF). Это МФУ ничуть не менее «умное», чем востребованные корпоративными заказчиками машины серии imageRUNNER ADVANCE, но оно рассчитано на меньшую нагрузку и поэтому значительно привлекательнее по цене. Благодаря расширенным возможностям персонализации и удобному управлению взаимодействие с ним не отнимает у сотрудников много времени, а для вывода на печать конфиденциальных документов предусмотрена целая система многоуровневой защиты.
На страже эффективности
Монохромное МФУ формата А3 Canon imageRUNNER 2425 со скоростью работы 25 стр./мин (для бумаги A4) управляется с использованием цветного сенсорного экрана диагональю 7 дюймов (17,8 см) с разрешением WVGA и максимально поддерживает загрузку до 580 чистых листов. Среди ключевых особенностей устройства — автоматическая двусторонняя печать и множество вариантов подключения: по локальной сети, через Wi-Fi, через порт USB либо с использованием QR-кода (если команда на печать даётся со смартфона или иного оснащённого камерой терминала).
Высокую производительность imageRUNNER 2425 обеспечивает не только достойная скорость его работы и готовность к двусторонней печати, но и возможность отправлять отсканированные в цвете документы в облачные хранилища, в сетевые папки или на электронную почту по заранее заданным адресам, а также готовность к персонализации рабочих процессов (за счёт настройки интерфейса управления под каждого конкретного пользователя) и к конвертации сканируемых документов в файлы PDF с возможностью поиска либо в форматы Microsoft Word и Microsoft PowerPoint. Кроме того, всегда можно настроить функцию отложенной печати, что значительно сэкономит время при обработке объёмных заданий, а также позволит назначать вывод больших объёмов документов на более свободные в плане пользовательской нагрузки периоды (например, на ночь).
Удобство в использовании модели 2425/2425i обеспечивают уже упомянутый интеллектуальный дисплей с возможностью сенсорного управления и персонализации (через вывод на стартовую страницу ярлыков часто исполняемых заданий) в сочетании с быстротой замены тонер-картриджа, равно как и сама компактность конструкции этого МФУ формата А3, позволяющая с комфортом размещать его даже в небольшом офисе.
Безопасность прежде всего
Средства безопасности Canon imageRUNNER 2425 включают обязательную самопроверку системы при запуске для защиты микропрограммы устройства от несанкционированных модификаций и централизованное управление настройками безопасности. Помимо этого есть возможности локальной и облачной аутентификации, а также создания при оцифровке документов PDF с шифрованием и с подписью устройства.
При этом за один процесс оцифровки для каждого зашифрованного PDF-файла допустимо задавать три разных пароля с различными уровнями доступа. Это способствует и экономии времени: в единой рассылке прямо с аппарата документ направляется сразу всем заинтересованным лицам, а уже затем разным группам пользователей высылаются соответствующие уровням их доступа пароли. Тем самым обеспечиваются различные права доступа к чувствительным данным не в ущерб общему темпу документооборота в организации.
Следует упомянуть и о такой функции безопасности imageRUNNER 2425, как настройка обязательного введения PIN-кода для запуска заданий на печать вместе с функцией отложенной печати. Тем самым предотвращается бесконтрольное попадание чувствительных бумажных документов в выходной лоток устройства печати, находящегося в общем для отдела или департамента доступе, и следовательно, обеспечивается их конфиденциальность.
Простота и доступность
Возможности подключения МФУ, помимо уже упомянутых USB, проводной и беспроводной ЛВС и QR-кода, представлены интерфейсом Remote UI (совместим с мобильными устройствами и позволяет настраивать параметры заданий печати прямо на ходу), поддержкой протоколов Mopria, Apple Air Print и Google Cloud Print, а также фирменным приложением Canon PRINT Business, которое предоставляет пользователям расширенную функциональность для задач печати и сканирования.
Наконец, простоту администрирования и обслуживания imageRUNNER 2425 обеспечивают следующие возможности: настройка параметров удалённого управления через облако; поставляемый вместе с устройством комплект ПО для удалённого оператора (RSOK), предоставляющий дистанционный доступ к МФУ; комплекс программных решений Canon uniFLOW для отслеживания заданий печати и формирования отчётов; система e-Maintenance для удалённой диагностики, автоматизированного считывания показаний и отслеживания текущего уровня расходных материалов.
Специалисты Canon всегда готовы помочь партнёрам и заказчикам в подборе персонализированных услуг в соответствии с потребностями бизнеса клиента, чтобы найти наиболее подходящее решение для эффективной наладки управляемых процессов печати. Если базовые услуги, доступные вместе с Canon imageRUNNER 2425/2425i, позволяют безопасно и без затруднений исполнять стандартные офисные задачи с помощью uniFLOW Online Express и других доступных сервисов для обслуживания и поддержки устройства, то расширенный пакет услуг уже предусматривает применение облачных ресурсов с uniFLOW online и единую систему управления печатью от Canon.
