О тенденции смены традиционной концепции ECM (Enerprise Content Management) на CSP (Content Service Platform) в сфере управления документами ведущие мировые аналитики начали говорить еще почти десять лет назад, но вопрос о практической реализации этого тренда в России стал актуальным только в последние годы. И тут поставщики решений столкнулись с вполне ожидаемой проблемой: для воплощения новых концептуально-методических идей нужны и новые средства (в данном случае — программные), основанные на иных, чем ранее, архитектурах и на самых новейших технологиях. Именно поэтому компания ЛАНИТ еще несколько лет назад в дополнение в своей традиционной ECM-системе LanDoc начала создание системы DocsHouse, в основу которой была положена микросервисная архитектура. Данная разработка была представлена широкой аудитории год назад, а на прошедшей в конце нынешнего апреля очередной онлайновой конференции ЛАНИТ были показаны конкретные примеры реализации идей CSP на базе этого ПО в ряде конкретных проектов.

«Прошедший сложный год подтвердил тенденции на российском ECM-рынке, о которых говорилось на прошлогодней конференции: ускорение перехода заказчиков к все более широкому использованию электронных документов и даже к полностью безбумажному документообороту, увеличение потребности в создании единых корпоративных хранилищ документов и в реализации внешнего электронного юридически значимого документооборота (ЮЗЭДО) с контрагентами, а также повышение заинтересованности клиентов к применению открытого ПО и российских импортонезависимых решений, соответствующих всем современным требованиям в плане технологий и архитектур и обеспечивающих возможность их самостоятельной доработки», — отметил директор департамента систем управления документами ЛАНИТ Александр Родионов и добавил, что все эти тренды подтверждаются практикой реализации проектов.

Руководитель Центра компетенции B2C компании Tele2 Павел Лаврентьев рассказал о реализации проекта «безбумажный абонент» — отказе от бумажных форматов заключения абонентских договоров с пользователями мобильной связи в пользу электронных. При этом он подчеркнул, что отказ от бумаги был не самоцелью, а средством решения целого спектра бизнес-проблем, связанных с ростом объема деятельности компании, быстрым ростом числа ее клиентов, необходимостью сокращения затрат и повышения скорости выполнения деловых операций.

Один из важных выводов по итогам выполненных в прошлом году работ: ЕСМ-проект — это вовсе не всегда долго и дорого. В данном случае выполнение проекта началось 1 июня 2020 г., а уже через три месяца началась его опытная эксплуатация. Говоря об этом, представитель Tele2 особо отметил необходимость подключения к работам команды технической поддержки с самого начала проекта. Что касается бизнес-результатов, то они выражаются в отказе от десятков тысяч бумажных документов в месяц, сокращении финансовых затрат на содержание региональных архивов и пересылку бумажных документов, повышении эффективности взаимодействия с дилерами и качества клиентских данных, снижении времени обслуживания клиентов. Кроме того, решение, реализованное в рамках данного проекта, уже сейчас применяется в компании для решения и других задач.

ЮЗЭДО с внешними контрагентами — это направление, актуальность которого быстро растет последние годы, и руководитель Центра компетенции ДОМ.РФ Тимофей Мелехин рассказал о решении этой задачи применительно к крупному финансовому холдингу, работающему в сфере жилищного строительства. Данный проект ведется на базе DocsHouse, его результатом должна стать реализация ЮЗЭДО в виде общекорпоративного сервиса, способного работать с разными операторами ЭДО, интегрироваться с внутренними ИТ-системами и обеспечивать обработку не менее 100 тыс. исходящих и 200 тыс. входящих документов в год.

По словам Тимофея Мелехина, уже можно говорить, что переход на ЮЗЭДО позволяет заметно повысить контроль исполнительской дисциплины, гарантировать актуальность документов и неизменность их содержимого. Хотя проект еще не завершен, но уже видны перспективы его развития: тиражирование решения по всем структурам холдинга, интеграция с различными корпоративными ИТ-системами, в том числе ECM, MDM (управление мастер-данными), сервисом электронной подписи. Представитель ДОМ.РФ также отметил, что хотя переход на ЮЗЭДО обсуждался и раньше, но именно пандемия (переход на удаленную работу) подтолкнула к форсированной реализации данного проекта.

Сообщив о том, что «Россельхозбанку» сегодня нужно обрабатывать около 65 млн. документов в месяц, управляющий директор департамента корпоративного развития банка Ирина Трубина сформулировала ряд технических проблем в области управления контентом:

  • создание набора единых сервисов работы с электронными документами;
  • повышение скорости вывода на рынок продуктов, оформляемых в электронном виде;
  • обеспечение доступа клиентов и работников банка к документам;
  • поддержка эффективной работы с документами, поступившими на бумаге;
  • работа с юридически значимыми электронными документами;
  • реализация единого хранилища документов под различные процессы (клиентские, кадровые, финансовые, технические и т. д.).

Кроме того, именно переход на электронные рельсы должен решить важную организационную задачу — улучшить взаимодействие ИТ-специалистов и бизнес-пользователей в деле повышения эффективности бизнес-процессов.

Масштабный проект по переводу процессов «Россельхозбанка» на работу с документами в электронном виде был начат в июне 2020 г. с утверждения концепций развития ECM и ЮЗЭДО, осенью прошлого года была принята дорожная карта развития соответствующих ИТ-систем и сформирована собственная проектная команда. В марте этого года был проведен открытый конкурс по выбору ИТ-решения, в котором победила система DocsHouse. В ближайшие месяцы должна быть создана базовая версия платформы силами внешнего подрядчика, а последующие релизы будут выполняться силами собственной команды. В 2023 г. все деловые процессы банка должны быть переведены на работу с документами в электронном виде.