При обмене важными данными внутри или между предприятиями важна не только скорость или объем пакетов, но и безопасность. Именно таким решением являются виртуальные комнаты данных (Virtual Data Rooms, VDR). Портал IT Business Edge рассказывает о выгодах их применения.

Онлайновые пространства становятся стандартным способом обмена данными. Факсимильная связь в основном уже утратила свою актуальность, в прошлое также уходят и другие аналогичные платформы, в первую очередь это касается э-почты и одноранговых сетей, поскольку на открытом рынке появились новые альтернативы? Обеспечивающие не только скорость или объем пакетов, но и безопасность.

VDR, или «рабочие комнаты» (deal rooms) — это помещения, где можно проводить встречи в контролируемой обстановке. Доступ к ним могут получить только избранные лица, что позволяет контролировать распространение информации, которой они обмениваются. Это новый способ ведения дел, который внедряется все чаще. Ими не должен пренебрегать ни один бизнес, заключающий соглашения о раскрытии информации или сделки вдали от посторонних глаз. Как руководители, так и поставщики должны найти в своей инфраструктуре или планах по расширению место хотя бы для одного VDR-решения. Это долгосрочная альтернатива совещанию в зале заседаний или секретной гостиной в пентхаусе. Именно в них сегодня заключаются деловые сделки будущего.

Что такое VDR

Специфика VDR сводится к лежащей в их основе технологии и ее основному применению. VDR — это облачные решения для частных, тайных сделок с данными, использующие защищенный, зашифрованный доступ, который предоставляется только главным пользователем — владельцем — различным клиентам и партнерам. Этот параметр привилегированного доступа делает его более безопасным, чем э-почта, которая предоставляет доступ нескольким получателям и серверу хранения данных. Данные о переговорах в VDR существуют только в его пределах и физически не хранятся.

Эти службы предлагают обмен данными в режиме реального времени в различных формах. Некоторые из них поставляются со встроенным видео- или аудиочатом, что позволяет клиентам напрямую и без усилий устанавливать связь с помощью собственных устройств. VDR также принимают и передают данные в виде документов, которые должны открываться только определенными лицами. Как только VDR закрывается, облачная служба стирает его, не оставляя никаких следов, что снижает риск перехвата или утечки важных контрактов. В VDR нельзя войти без разрешения — оно высылается только владельцем. Лишен доступа даже поставщик, который распространяет программное решение и размещает VDR на своем сервере. Эти сервисы — только для доверенных лиц.

Почему VDR актуальны

Любой крупный бизнес сталкивался хотя бы с одним случаем, когда сообщение, предназначенное для одного человека, ошибочно отправлялось другому или многим другим людям. Некоторые из них — это безобидные памятки или личные сообщения. Неприятно, но не рискованно. В то же время бывали случаи, когда э-письма компрометировали крупные корпорации, причем так, что они до сих пор не оправились от последствий. Безопасность — это ключ ко всему. Утечки происходят чаще, чем когда-либо. Даже крупные корпорации продолжают терять секреты через своих сотрудников или, что более вероятно, путем перехвата. Пароли э-почты могут угадать или подобрать с помощью перебора и таким образом впустить злоумышленников в интранет.

VDR обитают в экстранете. Они размещаются у третьей стороны и существуют только временно. В них не хранится никакой информации, которую могут похитить. Она попадает в поле зрения только приглашенных лиц. Это делает VDR незаменимыми при заключении финансовых сделок, совершении приобретений, слияний и других важных бизнес-решений, которые нельзя выносить на суд общественности без тщательной подготовки. VDR — это интернет-эквивалент приглашения клиентов в комнату с герметичной дверью без окон, камер или проводов для тайной работы. Это цифровые хранилища, куда поступает информация, и которые затем полностью закрываются.

Почему нужно обратить внимание на VDR

VDR позволяют заключать конфиденциальные сделки и принимать важные, актуальные решения о продажах из любого места, чувствуя себя в безопасности. Пользователи могут находиться дома, в собственном офисе или вдали от тех, кто может спровоцировать утечку информации, по сути, VDR позволяют им провести встречу с гарантией безопасности. VDR устраняют необходимость в физическом помещении и обмене печатными, письменными данными в виде папок или документов. Они могут быть отправлены в цифровом виде и прочитаны на устройстве по выбору клиента.

Главное преимущество — безопасность. Дополнительной выгодой является потенциал территориального охвата. Правильное использование VDR для назначения встреч и совещаний может, например, превратить местный бизнес в региональный, поскольку он может приглашать новых клиентов со всего мира, чтобы они могли работать с ним на равных. Использование VDR демонстрирует соответствие растущим стандартам безопасности и коммуникации. Они просты, понятны и предоставляют команде безопасное место для совместного сбора данных и информации без использования ресурсов собственных компьютеров или серверов. VDR приносят пользу команде внутри компании или позволяют собрать клиентов извне.

Кому пригодятся VDR

Применять VDR может любой бизнес, имеющий дело с конфиденциальными данными, когда требуется безопасная обработка транзакций. Сюда относятся финансовые учреждения, которым необходимо обсудить конфиденциальную информацию о клиенте без привлечения сторонних участников. С помощью VDR традиционно осуществляются IPO и управление активами недвижимости. Технологические компании могут использовать их для обмена и просмотра кода или конфиденциальных данных, необходимых для работы. То же самое относится и к клиентам, которые доверяют свой ценный код только самым квалифицированным специалистам в организации. Код — это не то, что можно распечатать и принести в папке. Он находится на компьютере и должен использоваться совместно.

VDR может найти применение в любом бизнесе, который управляет данными в виде документов, особенно это касается юридических фирм или финансовых консультантов. Последние работают с документами, которые всегда должны обрабатываться и контролироваться конфиденциально, и их трудно безопасно хранить, когда они находятся на сервере, к которому могут получить доступ другие люди. VDR можно сравнить с запертой на замок картотекой, где хранятся все эти папки и документы.

Будущее VDR

Пока существуют проблемы безопасности, VDR будут продолжать совершенствоваться для их решения. Безопасность — это основная проблема, которую стремится обеспечить эта технология. Существует множество способов быстрой передачи больших объемов данных между пользователями, но одно неверное движение может отправить их сотням людей, которым они не предназначены.

Будущее VDR будет характеризоваться конкуренцией за то, какая служба предложит наибольшую безопасность и дополнительные функции. Функции чата будут становиться все более распространенными, поэтому важные встречи не придется проводить на публичных платформах типа Zoom, которые часто страдают от проблем с подключением и не обладают функциями безопасности.