Директор по работе с клиентами Preferred Strategies Паула Фредериксен рассказывает на портале eWeek о четырех столпах, которые являются опорой для реализации комплексной и эффективной стратегии управления данными.

Объем данных, собранных предприятием, может быть непомерно большим, и в результате многие из них испытывают трудности с организацией, анализом, определением, защитой и использованием своей информации. Отчасти это происходит из-за отсутствия четко сформулированной стратегии управления данными или из-за незнания того, как ее разработать, чтобы она наилучшим образом подходила для бизнеса.

Ниже обсуждается принцип «четырех столпов», который позволит реализовать комплексную и эффективную стратегию управления данными с описанием того, какую роль должен играть каждый столп при ее построении и развертывании и как это поможет принимать более эффективные бизнес-решения.

1. Формат

Как правило, в электронных таблицах или традиционных BI-отчетах данные часто организованы бессистемно, разбиты на строки и столбцы на странице, поэтому приходится вручную просматривать строку за строкой и столбец за столбцом устаревшими и трудоемкими способами. В этом случае поиск критически важных данных равносилен поиску иголки в стоге сена, и его вряд ли можно назвать эффективным способом получения эффективного инсайта. Вот почему графическая визуализация — лучший способ форматировать данные и по-настоящему оживить их. Это обеспечит мгновенную наблюдаемость любых отклонений, тенденций и/или проблем, требующих решения. Визуализация данных облегчает понимание того, что показывают данные, особенно в наши дни, когда внимание людей расфокусировано на множестве различных событий. Она также позволяет сотрудникам задавать уточняющие вопросы, а затем детализировать данные, чтобы найти первопричину проблемы.

2. Управление

Это самый важный фактор, который необходимо учитывать, когда сталкиваешься с так называемой «анархией отчетности». Без единого источника доверия бизнес-пользователи могут легко потерять доверие к данным. А без надлежащего управления бизнес-логика часто дублируется в отчетах и не поддается стандартизации, в результате чего данные становятся совершенно неуправляемыми. Использование модели данных для управления всеми данными, метриками и взаимосвязями на основе единого источника истины обеспечит точность отчетности и аналитики. Она также позволит стандартизировать процессы разработчикам и аналитикам, предоставив им методологию, которая распространяется на все корпоративные данные и логику формул.

В результате все будут следовать одним и тем же процедурам и стандартам. Благодаря надлежащему управлению, каждый член команды получает доступ к данным только в том объеме, который отвечает установленному ему ИТ-отделом уровню безопасности. Разработка надежного плана управления данными гарантирует, что ваши данные будут получены из определенного источника. Обязательно сочетайте план с последовательным выполнением заранее определенных мер и KPI, потому что, как только данные будут удалены из источника и начнут обрабатываться, вы больше не сможете быть уверены в цифрах.

3. Доступность

Каждая организация сталкивается с проблемами, пытаясь сделать свои данные и контент доступными для максимального числа членов команды. Именно поэтому так важен третий компонент — доступность данных. Обмен традиционными отчетами в виде электронных таблиц неудобен и приводит к бесконечным обменам электронной почтой с передачей нескольких версий туда и обратно. Учитывая объем данных в электронной таблице, может быть трудно эффективно поделиться ими с другими членами команды. Также возникает проблема доставки данных нужному человеку — контролеру, менеджеру проекта, продавцу и т. д. — в нужном формате. Сделать данные полностью доступными для членов команды в каждой из этих различных ролей — задача не из легких.

Обеспечение доступа к данным в любое время, в любом месте и на любом устройстве дает множество преимуществ. Менеджеры могут быстро получить доступ к KPI и анализу данных на своем смартфоне или планшете. Аналитики могут оперативно создавать отчеты на основе управляемой модели данных. Легкость доступа позволяет настроить индивидуальные оповещения об обновлении критически важных для бизнеса отчетов без необходимости каждый раз входить в приложение и самостоятельно их запрашивать.

Предоставление конечным пользователям мобильного доступа к данным отчетов сегодня является необходимостью на рабочем месте. Во многих отраслях пользователи, которым необходим доступ к данным в режиме реального времени, в течение всего рабочего дня постоянно передвигаются, то находясь в офисе, то работая удаленно. Например, руководители проектов в строительной отрасли проводят большую часть своего дня, анализируя электронные таблицы и данные, а затем полагаются на свои выводы для принятия важных бизнес-решений на местах.

Убедитесь, что независимо от местоположения эти конечные пользователи смогут использовать любое устройство для просмотра данных в режиме реального времени и «детализации» операций. Мобильность доступа позволит им выявлять тенденции, корреляции и отклонения от нормы, что приведет к качественному улучшению бизнес-процессов. Это также позволит им принимать важные решения в режиме реального времени.

4. Своевременность

Избежать длительной подготовки и обновления данных — постоянная задача для многих предприятий. Извлечение и доставка данных из электронной таблицы конечным пользователям не только отнимает много времени, но и создает ненужные задержки в принятии решений. А ведь время — это главное! Без централизованной и управляемой модели данных, например, при закрытии месяца отчеты придется обновлять по нескольку раз, что съедает бесчисленное количество дополнительных часов. Именно здесь важно упомянуть четвертый столп — своевременность. Инкрементная загрузка данных и установление графика более частого обновления привнесет в подход стратегию и последовательность. Разделение данных позволяет обновлять только те, которые изменяются в текущем периоде (периодах). Это позволит избавиться от постоянного обновления исторических данных в течение дня. За один цикл обновления (в течение нескольких минут) можно одновременно обновить сотни отчетов и дашбордов, предоставляя всем пользователям немедленное обновление данных без необходимости обновлять каждый отчет по отдельности.

Любой отчет на основе данных, на подготовку которого уходит несколько дней или даже часов, не подходит для современных реалий. Успешные и конкурентоспособные компании должны иметь возможность просматривать данные и принимать стратегические решения как можно быстрее. Благодаря переходу от ручного анализа данных к автоматизированному анализу и формированию отчетов процедура закрытия месячной отчетности значительное улучшится за счет экономии времени. Сегодня процесс, который раньше занимал недели, может быть завершен за несколько часов, что позволяет руководителям анализировать выводы и быстрее принимать важные бизнес-решения. Инструмент, который извлекает данные из источника, настроен на определенные метрики и ускоряет получение отчетности, обеспечивает руководство информацией, необходимой для уверенного продвижения бизнеса.

Разработка стратегии моделирования данных

Для корпораций, стремящихся принимать более качественные и быстрые бизнес-решения, процесс извлечения, анализа и создания отчетов на основе данных должен быть простым в использовании и инновационным, поэтому при разработке стратегии моделирования данных следует опираться на эти четыре столпа. Дополнение стратегии правильным программным решением обеспечит необходимую основу и структуру, чтобы помочь бизнесу использовать данные в качестве стратегического актива.

Предоставляя доступ к основным данным в режиме самообслуживания с помощью бизнес-аналитики, пользователи смогут быстро и легко получать важные сведения, строить гипотезы, генерировать отчеты и аналитические дашборды. Расширение возможностей организации по управлению данными и сотрудничество с инновационным поставщиком решений для анализа данных и бизнес-аналитики приведет к повышению эффективности работы, увеличению прибыльности и росту доходов.