Продолжение серии статей, предыдущую см. здесь.

В марте 2022 года драматический разрыв товарных и финансовых цепочек радикально перевернул рынок оргтехники и офисной печати. На неопределенный срок были приостановлены поставки печатающей техники и оригинальных расходных материалов всех американских и японских производителей. Эта приостановка наложилась на уже имевшийся беспрецедентно жесткий разрыв в поставках, вызванный последствиями недавней пандемии. Купить принтер или МФУ стало практически невозможно, а цены на оборудование и оригинальные ремкоплекты, еще остававшиеся на складах, выросли в три раза и более. Стоимость совместимых картриджей увеличилась в полтора-два раза. Большинство поставщиков прекратило отгрузки без предоплаты, в том числе по действующим контрактам.

Все это резко повысило стоимость эксплуатации печатающей техники и поставило под угрозу обеспечение непрерывности технологических процессов, связанных с печатью документов. Проблемы с офисной бумагой еще больше обострили ситуацию («бумажный вопрос» выходит за рамки этой статьи).

Подразделения эксплуатации ИТ-отделов большинства предприятий перешли в режим экстренных закупок, внеся дополнительную сумятицу в финансовые планы и показатели.

Такая картина стала характерной для подавляющего большинства компаний и организаций, но не для всех. Исключением и маленьким образцом стабильности обслуживания печатающей техники стало наличие у компаний долгосрочных договоров аутсорсинга печати со специализированными подрядчиками, особенно при оплате за отпечатанное количество страниц по фиксированной цене. Естественно, себестоимость отпечатка у аутсорсеров тоже значительно увеличилась, что привело к необходимости согласования цен с заказчиками на будущие периоды, но при правильной постановке работы подрядчика уровень этого увеличения значительно меньше роста цен на расходные материалы и оргтехнику, плюс в марте у клиентов аутсорсеров печати на одну проблему оказалось меньше.

Попытаемся разобрать, что позволило аутсорсерам печати и их клиентам сгладить ценовой и логистический шок.

В предыдущих статьях этого цикла было показано, что наилучшую стоимость отпечатка могут предложить компании которые:

  • максимально используют заправку картриджей качественным китайским тонером;
  • используют технику с минимальной стоимостью отпечатка;
  • обеспечивают максимальную унификацию техники на объекте;
  • используют качественные совместимые детали;
  • выполняют замену деталей вместо узлового ремонта;
  • обеспечивают на объекте наличие подменной (запасной) техники;
  • проводят постоянное обслуживание печатающей техники в месте ее работы.

Комплексное выполнение действий из этого списка требует высокого уровня узко специализированных компетенций, что, как правило, недоступно для корпоративных служб техподдержки. Между тем, обладание такой квалификацией сводит к минимуму закупку компонентов по официальным каналам вендоров, что сейчас практически недоступно, в противовес поставкам тонера и компонентов из Китая, которые осуществляют несколько крупных дистрибьюторов. Эти поставщики за время пандемии отработали логистические маршруты по железной дороге, минуя контейнерные перевозки через Европу. Они же перешли или произвели подготовку к переходу на платежи и расчеты в юанях, Соответственно, последние события минимально повлияли на их поставки, обеспечивая стабильность работы аутсорсеров, приобретающих у них материалы для работы.

При надлежащей организации работы подрядчик-аутсорсер выполняет значительный объем профилактических работ, продлевая как срок службы дорогих ресурсных узлов и деталей, так и жизненный цикл печатающего оборудования, то есть специализированные рублевые трудозатраты экономят валютные затраты на детали.

Кроме того крупные подрядчики по аутсорсингу печати имеют значительные складские запасы материалов, деталей и запасных принтеров с МФУ и диверсифицированные каналы закупок (от разных поставщиков).

Все это позволяет такому аутсорсеру повышать цены на услуги с лагом во времени и в значительно меньшей степени, чем рост цен на технику и оригинальные картриджи и компоненты.

Исходя из изложенного, в нынешних условиях экстренный переход на аутсорсинг печати с подрядчиком, обладающим актуальными компетенциями, может обеспечить заказчику реальную устойчивость в работе и контроль затрат на печать. Тут важно понимать, что ряд компаний, предлагающих аутсорсинг печати, умеют работать только с оригинальными расходными материалами и компонентами и поэтому не могут в нынешних условиях обеспечить надежность поставок и низкую стоимость своих услуг.

При выборе подрядчика целесообразно изучить его портфолио на предмет наличия актуального опыта работы с компаниями, действительно контролирующими свои затраты и заинтересованными в обеспечении реальной бесперебойности процессов печати, то есть в первую очередь с негосударственными предприятиями, работающими в конкурентных отраслях, например в пищевой.

Таким образом, правильно выбранный подрядчик-аутсорсер может в считанные дни обеспечить бесперебойность работы узлов печати документов на предприятиях, вычеркнув этот вопрос из повестки дня руководства, а также снижение затрат на печать и последующий их контроль.

Как обычно, при аутсорсинге дополнительными выгодами заказчиков станут:

  • полное прекращение капитальных затрат на принтеры и МФУ;
  • экономия оборотных средств;
  • высвобождение рабочего времени персонала;
  • точная аллокация затрат на печать по объектам.