Компании могут значительно сократить расходы и повысить безопасность, избавившись от избыточных и устаревших файлов и мусорных данных, пишет на портале eWeek Адриан Кнапп, генеральный директор и основатель Aparavi.

Компании генерируют огромные объемы данных, но многие не знают, что скрытые данные обходятся им в миллионы и подвергают их большему риску угроз кибербезопасности.

Предприятия считают, что сохранение всех данных поможет снизить потенциальные риски, но на самом деле все обстоит наоборот. Чем больше у компании неучтенных данных, тем выше риск стать жертвой кибератаки. Когда вы находитесь в неведении относительно своих данных, вы не знаете, что именно пропало.

Избыточные, устаревшие и тривиальные данные, известные также как «гнилые» и «темные» данные, монополизируют место на серверах вашей компании. По словам Майка Гуальери, вице-президента и главного аналитика Forrester, «печальная правда заключается в том, что потенциал большинства данных находится в спящем состоянии. От 60 до 73% всех данных на предприятии остаются неиспользованными для аналитики.»

Многие не знают, что отсутствие цели для ваших данных может стоить вашей компании миллионов. Чаще всего у компаний нет времени или ресурсов для анализа данных, что приводит к тому, что они забывают о том, что у них есть.

Пришло время прекратить тратить деньги впустую и пролить свет на деградацию данных. Остерегайтесь драматического влияния «темных» данных на вашу компанию.

Суть проблемы

Когда мы постоянно имеем дело с данными, наше естественное желание — хранить данные, потому что мы не уверены, что мы должны с ними делать, а это часто приводит к «загниванию» и появлению «темных» данных.

Избыточность — один из основных вопросов нашей растущей проблемы с данными; у нас появилась привычка сохранять несколько копий одного и того же набора данных. Избыточность обычно возникает при недостаточной интеграции между отделами, что приводит к образованию изолированных «бункеров» данных, которые теряются.

Устаревшие данные потеряли смысл и перестали быть точными. В качестве примера можно привести файлы данных бывших клиентов и результаты опросов, которые уже не актуальны — такие данные становятся тривиальными.

Тривиальные данные — это бесцельные данные, которые занимают ценное место на наших серверах и замедляют обработку. Данные этого типа обычно накапливаются в ходе выполнения повседневных задач и имеют тенденцию задерживаться в папках или рабочих файлах даже после ухода сотрудника.

В отличие от вышеупомянутых видов данных, «темные» данные могут представлять ценность для вашей компании. Данные считаются «темными», если у вас нет для них стратегической цели.

Понимание важности удаления «гнилых» данных и использования «темных» данных для достижения определенной цели помогает повысить ценность вашей компании.

Скрытые расходы

Еще одна проблема, с которой сталкиваются компании, — это способ хранения данных. Хотя облако может показаться экономически выгодным решением, поскольку вы платите очень мало за гигабайт, избыточные и устаревшие данные быстро увеличивают ежемесячную плату за хранение. Компании покупают диск за диском для поддержки роста данных, но через пять лет у вас заканчивается место и накапливается избыток дисков.

Когда вы не знаете, какие данные у вас есть и где они находятся, ваша компания также подвергается повышенному риску утечки данных. Некоторые из этих данных могут храниться вне защищенных файловых систем и быть легко атакованы хакерскими группами, особенно если у вас есть неучтенные данные. Чаще всего это случается, когда сотрудники делают копии файлов, чтобы взять их домой или теряют оборудование.

Иногда достаточно одного содержащего конфиденциальную информацию файла, переданного между серверами, чтобы столкнуться с дорогостоящим урегулированием в суде. Если организация управляет своими данными, то можно избежать дорогостоящей ошибки, выливающейся в выплату штрафа за нарушение нормативных требований из-за того, что данные потребителя были скомпрометированы вследствие утечки.

Работа сотрудников значительно замедляется из-за просеивания старых, избыточных и тривиальных данных, что означает потерю ценного времени, на которое тратятся ресурсы компании. Согласно одному недавнему опросу, 54% офисных специалистов тратят время на поиск нужных файлов в захламленных системах онлайн-подачи документов.

Наличие большого количества данных, которые необходимо просеивать, также увеличивает вероятность ошибки — отправки клиентам устаревшей информации, в результате чего компания тратит время на ее исправление. Если производительность снижается, ресурсы расходуются впустую.

Решение для управления данными

Компании могут значительно сократить расходы, проливая свет на свои данные — выявляя избыточные файлы, устаревшие файлы и мусорные данные. А оставление данных в темноте означает упущенные возможности, которые могли бы привести к повышению доходов.

Компании могут взять свои данные под контроль с помощью интеллектуальных платформ управления данными, которые помогают удалять «гнилые» и сортировать «темные» данные. Эти платформы помогают анализировать неструктурированные данные и выявлять, что следует сохранить, удалить или отсортировать. Когда вы берете под контроль свои данные, вы обеспечиваете ценность для своей организации и ее безопасность.