На фоне быстрого проникновения электронных документов во все сферы нашей жизни, кадровые службы выглядели «неприступной крепостью бумаги», надежно защищенной жесткими нормативными требованиями (в том числе необходимостью «хранить документы 75 лет»), которую опасливо обходили даже самые решительные автоматизаторы документооборота. Однако в последние два года эта «бумажная оборона» была прорвана во многом благодаря переходу на удаленные методы взаимодействия в условиях пандемии и эффективными изменениям законодательства в этой сфере. Так или иначе, но на прошедшей в сентябре 2021 г. конференции Russian Enterprise Content Summit 2021 именно тема кадрового электронного документооборота (КЭДО) впервые за многолетнюю историю этих мероприятий стала одной из главных, и поэтому было решено провести отдельное детальное обсуждение этих вопросов на отдельной конференции «Цифровизация кадрового документооборота 2022», состоявшейся в нынешнем апреле.

Ситуацию в сфере автоматизации кадрового документооборота в России характерихуют результаты проведенного недавно исследования консалтинговой компании Deloitte. Как рассказала Ольга Акуленок, эксперт направления «Кадровый ЭДО» Deloitte, в настоящее время 75% опрошенных компаний уже используют КЭДО или находятся в процессе его внедрения, 19% планируют начать внедрение в ближайшие два года. При этом заметно, что общая численность персонала является существенным катализатором автоматизации: организации со штатом до 500 работников существенно отстают от более крупных предприятий в части внедрения КЭДО, а «национальность» организации (российская или международная) практически не влияет на принятие решения об использовании КЭДО.

Однако «использование КЭДО» совсем еще не означает 100%-ный перевод всех кадровых задач в электронный вид. Среди цифровых лидеров процессов — предоставление отпуска (81%), направление в командировку (73%) и ознакомление с корпоративными нормативными актами (69%), значительно реже в электронном виде используются документы, связанные с охраной труда, взысканиями и удержаниями зарплаты.

Какие кадровые процессы переводятся в ЭДО? (источник: Deloitte)

Любопытным моментом является то, что для 34% опрошенных компаний кадровые задачи стали первой областью, в которой они стали использовать именно электронные документы, а не то, что зачастую подразумевалось под СЭД (электронную поддержку традиционных бумажных процессов). При этом 67% организаций сразу отказались от дублирования электронных документов на бумаге полностью или частично. Обращают внимании и быстрые темпа внедрения КЭДО: у 56% компаний эти проекты заняли менее одного года.

Среди причин внедрения КЭДО чаще всего называлась необходимость эффективного удаленного взаимодействия с работниками, что стало особенно важно в условиях пандемии (46%), но сейчас все большую актуальность приобретают вопросы снижения затрат и экономии ресурсов. Хотя прорыв в направлении КЭДО во многом обеспечен серьезным прогрессов в области нормативной базы, все же и сегодня главной проблемой при его внедрении респонденты назвали риски, связанные с недостаточной прозрачностью законодательства (55%). Среди других трудностей чаще все упоминались трудоемкость процессов, финансовые издержки, неприятие со стороны сотрудников.

Источник: Deloitte

Многие респонденты также отметили недостаток на рынке готовых решений, но при этом анализ показал, что лидирующую позицию в части КЭДО занимает система 1С:ЗУП (о ее использовании сказали 33% респондентов). В то же время виден рост интереса к государственной облачной платформе «Работа в России» (12%), но 56% ее пользователей применяют собственное хранилище кадровых электронных документов.

Отдельный важный вопрос — использование электронных документов при проведении аудиторских и налоговых проверок, а также в качестве доказательств в ходе судебных разбирательств. Здесь также видны вполне позитивные тенденции: такая практика постоянно расширяется, и в целом заметно явное повышение доверия к электронным форматам со стороны государственных и судебных органов, хотя большинство организаций (почти две трети от опрошенных) пока еще не имеют опыта использования электронных документов в качестве доказательств. Интересно и то, что из трех видов электронных подписей (ЭП) самой популярной является простая (67% компаний используют ее в КЭДО), при этом растет популярность применения неквалифицированной ЭП (35%), которая обогнала квалифицированную ЭП (29(%) при работе с юридически значимыми документами.

В целом, по мнению аналитиков Deloitte, проведенное исследование выявило следующие основные проблемы «цифровизации России»:

  • ограничение доступа российских пользователей к глобальным системам;
  • ограничения доступа к глобальным облачным решениям по территориальному признаку;
  • ограничения, связанные с получением электронных подписей сотрудниками, работающими дистанционно в другом регионе или в другой стране;
  • сложности соответствия законодательным требованиям, сотрудниками, работающими из-за рубежа.

«Кадровый ЭДО — готовы ли компании и сотрудники к его использованию?» — еще одно исследование данной темы, проведенное ассоциацией «Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг» (РОСЭУ), о его результатах рассказал президент этой организации Юрий Малинин. В целом эти данные показывают примерно такую же картину, как и исследование Deloitte: 35% уже используют КЭДО в той или иной мере, 29% ведет внедрение, 35% планируют переход в видимой перспективе и лишь 2% сказали, что у них таких планов нет. Отвечая на вопрос «Почему вы еще не перешли на КЭДО?» большинство (73%) сказали о наличии других более приоритетных задач, 11% указали на то, что не видят в этом экономической целесообразности, еще столько же отметили, что ожидаемый эффект пока не оправдывает средств, которые придется затратить на такой переход.

В полностью электронном виде сегодня оформляются всего 8% трудовых документов, 38% делаются только на бумаге, в большинстве случае (54%) применяются оба варианта. «Мы видим, что респондентов в первую очередь интересует электронный формат заявлений работника (об увольнении, о предоставлении отпуска, о предоставлении дней для прохождения диспансеризации и т. д.), уведомлений работника (о предоставлении отпуска, об увольнении и т. д.), а также приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о применении дисциплинарных взысканий, о предоставлении работнику отпуска и т. д.). Меньше всего интересует оформление в электронном виде договора о полной индивидуальной и/или коллективной (бригадной) материальной ответственности», — отметил Юрий Малинин.

Какие кадровые документы вы хотели бы перевести в электронный вид? (источник: РОСЭУ)

Однако несмотря на явные тенденции в сторону внедрения КЭДО, исследование РОСЭУ показало, что многие вопросы такого перехода еще не очень проработаны многими предприятиями. Так, на вопрос «Прописана ли в локальных нормативных актах возможность перехода на КЭДО?, положительно ответили лишь 52% (остальные — сказали «нет»). Также выяснилось, что лишь немного больше половины организаций (56%) обеспечивают возможность выпуска ЭП для сотрудников, которые переходят на КЭДО. Более того, 29% респондентов даже не знают, как и где можно получить ЭП для работы с КЭДО. Только 52% опрошенных сообщили о том, что персонал уведомлен о возможности перехода на КЭДО.