Эксперты компании «СберРешения» зафиксировали рост популярности сервиса «Кадровый электронный документооборот» (КЭДО) в России и выявили к нему повышенный интерес в первом квартале 2022 года на 125% в сравнении с прошлым годом и на 400% (в 4 раза) в сравнении с четвертым кварталом 2021 года.

В первом квартале 2022 года наибольшим спросом КЭДО пользовался в республике Татарстан — на регион приходится 20% от общего числа подключенных к услуге компаний. На втором месте — Нижегородская область — 8%; на Волгоградскую, Кемеровскую и Московскую область приходится по 6%, а на Ленинградскую — 5%.

Аналитика была собрана на основании анализа запросов пользователей компании за 2021 и 2022 года.

«Значительное повышение интереса к кадровому электронному документообороту можно объяснить несколькими причинами. Во-первых, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес изменения в Трудовой Кодекс РФ в части электронного документооборота и закрепил на законодательном уровне возможность и механизмы использования документов кадрового делопроизводства в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе. Теперь практически все могут полностью отказаться от бумаг в кадровом делопроизводстве. КЭДО интересен в первую очередь компаниям с численностью сотрудников свыше 100 человек и разветвленной филиальной сетью. Такому бизнесу важно сократить время подписания документов с сотрудниками, особенно из других регионов и работающих удаленно, а также снизить затраты на документооборот, которые могут быть очень заметными. Во-вторых, КЭДО решает много бизнес-задач: ускоряет проведение сделок, выстраивает быстрое получение, отправку, хранение, поиск документов, упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие госструктуры», — отметил Станислав Нефёдов, генеральный директор «СберРешений».

Эксперты «СберРешений» рассчитали эффект от реализации проекта при переходе на КЭДО. Например, оптимизация стоимости функции по сопровождению кадровых процессов составляет — до 95%. Кроме того, снижение потребления бумаги помогает внести вклад в сохранение лесов, воды, энергии и других ресурсов.

«Ряд кадровых документов, таких, например, как трудовой договор, имеют длительный срок хранения. Следовательно, необходимо либо сдавать их на хранение в архив, либо хранить на территории работодателя. Во втором случае нужно не только отдельное помещение, но также и создание специальных условий (освещенность, влажность, температура и так далее). Архивирование электронных документов в значительной степени проще и надежнее, так как при архивации бумажных носителей они могут пострадать в результате воздействия внешних факторов, например, пожара, а электронные документы хранятся на нескольких носителях, что исключает риск их утраты», — отметила Ольга Ольшевская, эксперт-методолог по развитию продукта «СберРешений».

По мнению эксперта, одним из немаловажных плюсов при применении КЭДО является исключение риска подписания документа третьим лицом. При КЭДО кадровые документы подписываются электронной цифровой подписью(ЭЦП), которая четко идентифицирует человека. Подписание электронных документов возможно также и в мобильном телефоне, что значительно упрощает и ускоряет процесс кадрового документооборота.

Все это не только упрощает процесс взаимодействия работодателя и работника, но и позволяет создавать комфортные условия для работы.

Следует отметить, что переход на КЭДО позволяет оптимизировать работу с документацией путем пересмотра жизненного цикла документов и определения бизнес-процессов, в которых они участвуют. Такой пересмотр процессов позволяет зачастую отказаться от привычных документов, которые оформляются вероятнее по привычке, нежели в силу требований законодательства. Также переход на КЭДО способствует анализу имеющихся кадровых процессов, что позволяет выявить рисковые зоны, устранить имеющиеся отклонения и минимизировать возникновение претензий со стороны контролирующих органов при проведении проверок, а также риски появления спорных ситуаций с работниками.