Хотя термин «электронный документооборот» появился еще в конце прошлого столетия, лишь в второй половине
Ведущий эксперт по документообороту фирмы «1С» Лариса Иванова, рассказывая на сентябрьском Russian Enterprise Content Summit 2022 (RECS’2022) о необходимости использования правильной методологии внедрения и применения СЭД/ECM, в качестве основного направления оптимизации систем управления документами назвала именно ускоренный переход организаций к безбумажному документообороту. Разумеется, он должен сопровождаться решением и других традиционных для ИТ-автоматизации задач, таких как сокращение сроков протекания процессов, создание единого информационного пространства, обеспечение сохранности электронных документов (в том числе, в долгосрочной перспективе), организация эффективного управления полномочиями и пр. Кроме того, обязательным фактором успеха является привлечение к проекту сотрудников необходимой квалификации, и здесь может быть полезен профессиональный стандарт специалиста по управлению документацией, утвержденный приказом Минтруда от 10.05.2017 № 416н. Со своей стороны, фирма «1С» в дополнение к своему флагманскому продукту «1С: Документооборот» предлагает типовую методику управления документами и совместной работы, а также учебные курсы по методологии внедрения и эксплуатации таких систем.
Дополняя выступление своей коллеги, ведущий разработчик отдела разработки программ документооборота фирмы «1С» Александр Гацков напомнил о том, что «1С:Документооборот» является один их ключевых компонентов интегрированного семейства ПО «1С:Предприятие» и на практике доказал свою возможность применения от небольших предприятий до самых крупных организаций. В качестве примера был приведен масштабный проект в Почте России с установкой 600 тыс. клиентских мест. В начале этого года была выпущена новая редакция конфигурации «Документооборот КОРП 3.0», которая к настоящему времени пополнилась еще тремя функциональными релизами.
По мнению product owner СЭД ТЕЗИС Ильи Зайчикова, развитие систем управления документов идет по всем традиционным направлениям: расширение функциональности, повышение масштабирования и улучшения юзабилити. Так, в выпущенной год назад версии 5.1 этой системы главными новшествами стали принципиально новый пользовательский интерфейс и «умный» поиск. Нынешней осенью системы будет представлен релиз 5.2, в котором появится модуль для автоматизации кадрового документооборота, будет расширена поддержка внешнего юридически значимого ЭДО, а также серьезном обновлен мобильный клиент.
Среди основных перспектив развития СЭД Илья Зайчиков особенно выделил направление повышение возможностей гибкой настройки функционала и пользовательского интерфейса, в том числе с помощью средств класса Low-code, и расширенное применение технологий искусственного интеллекта. В конце прошлого года команда разработчиков СЭД ТЕЗИС выиграла грант РФРИТ на развитие модуля ИИ, первые проекты с его использованием должны быть реализованы уже в 2023 г.
Согласившись с перечисленными выше тенденциями развития систем управления документами, президент «ДоксВижн» Владимир Андреев, обратил внимание на то, что сегодня ведущие реализации этих средства относятся уже к классу CSP (Content Service Platform), появившемуся в результате интеграции решений СЭД, ECM и BPM, причем не только на технологическом, но и концептуальном уровне. При этом реализация сервисных моделей предоставления удобного функционала во много базируется на широком применении инструментов Low-code и No-code, что позволяется привлечь к настройке приложений и адаптации их к конкретным потребностям организации сотрудников компании, в том числе конечных пользователей. В целом же набор современных технологий уже сегодня позволяется говорить о возможности полного отказа от бумажных носителей и реализации в видимой перспективе настоящего безбумажного юридических значимого документооборота (как внутреннего, так и внешнего) с радикальным сокращением стоимости и повышением эффективности процессов.
«Вам нужен электронный архив, и не только он», — заявила в своем выступлении product owner компании «Масштабные решения» (группа компаний ЭОС) Анастасия Меницкая, рассказавшая о возможностях построения комплексной системы архивного хранения на базе системы «Архивное дело». Если еще недавно под электронным архивом обычно подразумевалась некоторая учетная система управления бумажным архивом и электронными копиями бумажных документов, то сегодня на передний план выходят задачи создания хранилища подлинников электронных документов и средства использования архивных документов с применением инструментов атрибутированного и полнотекстового поиска.
