Роботизация процессов (RPA) началась как автоматизация процесса скрапинга (извлечения текста с экрана, чтобы его можно было анализировать), но сейчас она движется в сторону гиперавтоматизации, пишет на портале InformationWeek президент консалтинговой компании Transworld Data Мэри Шеклетт. Готов ли к этому бизнес?

Gartner описывает гиперавтоматизацию как «бизнес-ориентированный, дисциплинированный подход, который организации используют для быстрого определения, проверки и автоматизации как можно большего количества бизнес- и ИТ-процессов».

Давайте рассмотрим, как реализовать один из элементов гиперавтоматизации — роботизацию процессов, или RPA.

В 2022 г., по прогнозам Gartner, объем мирового рынка RPA превысил 2,9 млрд. долл., поэтому не вызывает сомнений, что компании активно используют RPA. К сценариям применения, в которых RPA играет важную роль, относятся:

  • Системная интеграция там, где ее не было. В прошлом сотрудникам приходилось повторно вводить одну и ту же информацию в несколько систем, поскольку эти системы не были интегрированы. RPA особенно хорошо подходит для решения задачи автоматизации ручного повторного ввода информации. Она может «захватывать» основную информацию из счета-фактуры и применять ее в других неинтегрированных системах, и тогда сотрудникам не нужно вручную вводить данные в каждую систему.
  • RPA также может делать такие мелочи, как сохранять специальную «акционную» цену на заказ для клиента, даже если цены в целом изменятся; или ускорять процесс закрытия месяца в бухгалтерии, взяв данные из одной таблицы Excel и автоматически вставив их в несколько различных бухгалтерских систем.

В каждом случае RPA может выполнять «грязную работу» в бэк-офисе, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более профессиональных функциях. Это экономит время процесса и сокращает количество ошибок, которые люди непреднамеренно допускают при выполнении повторяющейся работы.

Такое использование RPA на начальном уровне получило положительную оценку как сотрудников, так и руководства. Это сэкономило часы ручного труда для компаний и создало новые и более интересные возможности для сотрудников, которые раньше занимались только вводом данных.

Успех вдохновил организации посмотреть, куда еще могут привести их инвестиции в RPA, и логичный ответ — объединить RPA с другими цифровыми технологиями для достижения гиперавтоматизации.

Как выглядит гиперавтоматизация, включающая RPA?

В процессе выставления счетов она может начаться с простой RPA, которая сканирует данные с экрана и отправляет информацию о счетах в другие системы, которым она необходима. Но затем она расширяется с помощью других технологий автоматизации. Например, искусственный интеллект может просматривать каждый счет-фактуру, чтобы выяснить, нет ли в нем чего-то необычного для данного поставщика; или машина может наблюдать за ежедневными шаблонами обработки и находить определенные способы ускорения обработки. Другие наборы правил, такие как определение ставок скидок или выполнение отмены в определенных ситуациях, могут стать частью более масштабных усилий по реинжинирингу бизнес-процессов.

В каждом из этих сценариев автоматизация бизнес-процессов выходит за рамки простого скрапинга экрана посредством RPA, и все больше рутинных решений, которые принимают сотрудники, включаются в автоматизированные процессы.

Компании стремятся к такому прогрессу, учитывая сегодняшнюю нехватку рабочей силы и навыков, а также непрекращающееся стремление делать все быстрее и умнее, но большинство из них обнаруживают, что переход к гиперавтоматизации — это не то, что они могут реализовать в одночасье.

Вот подводные камни:

  • Обработка исключений. Неважно, сколько профильных специалистов соберутся вместе, чтобы выяснить все возможные исключения из процесса и что с ними делать, всегда будут возникать новые и непредвиденные ситуации, с которыми автоматизированная система не может справиться, но может справиться человек. Когда происходит такое исключение, оно может привести к сбою всей системы. Вот почему вам все еще нужно человеческое «резервирование» автоматизации, а также возможность для эксперта отменить действия системы.
  • Аварийное восстановление и непрерывность бизнеса. Что вы будете делать, когда система выйдет из строя? Вот реальный пример из банковской сферы. Система вышла из строя. Операционисты в отделениях не могли обрабатывать транзакции. Клиенты стали возмущаться. Пока система не восстановилась, пришлось привлекать «старослужащих», которые еще помнили, как вручную записывать транзакции в бумажные журналы, которые потом вводились в систему.
  • Сопротивление персонала. Сотрудники будут соглашаться с изменениями в бизнес-процессах, такими как RPA и гиперавтоматизация, до тех пор, пока они чувствуют свою значимость и включенность. Если они подумают, что RPA или гиперавтоматизация лишит их работы, они не будут сотрудничать. Как ни странно, нет большей потребности в мягких навыках и персонализации, чем при реализации проекта RPA или гиперавтоматизации. Компании нужно, чтобы сотрудники помогли определить бизнес-процессы, которые можно автоматизировать, потому что именно эти люди знают, что работает, а что нет. В свою очередь, они должны знать, что у них есть будущее. Какими будут их новые рабочие места после автоматизации?

Заключительные замечания

Ограничивающим фактором для внедрения RPA и гиперавтоматизации является готовность предприятия. Готовы ли сотрудники и хотят ли они пересмотреть бизнес-процессы? Готовы ли ИТ-отделы работать с RPA и другими инструментами гиперавтоматизации для трансформации рабочих процессов?

Лучший способ обеспечить успешную автоматизацию бизнес-процессов вашего бэк-офиса — это разработать дорожную карту как для технологий, так и для сотрудников.