Стоимость облачного хранения данных значительно растет, а риски безопасности увеличиваются. Джон Пелузо, директор по продуктам компании AvePoint, дает на портале Enterprisers Project практические советы как получить максимальную отдачу от инвестиций и при этом обеспечить безопасность данных.
Построение разумной стратегии резервного копирования и восстановления данных должно быть главным приоритетом для организаций в сегодняшнем непростом ландшафте безопасности. В то же время они сталкиваются со значительно более высокими расходами на хранение данных в облаке — и в том числе с высокой платой за превышение допустимого объема.
Многие организации признаются, что не знают, куда именно идут их расходы на облако, поэтому руководители должны внимательно следить за средой хранения данных, чтобы избежать ее разрастания и риска нарушения безопасности. Вот три способа, с помощью которых ваша организация может сократить объем данных и расходы в облаке, активно применяя более надежные принципы управления данными и жизненного цикла информации.
1. Наведите порядок в среде данных
Сегодня очень важно предпринять конкретные шаги по сокращению объема данных вашей организации и удалению неиспользуемых данных, которые могут вести к ненужным расходам.
Например, рабочие пространства для совместной работы, связанные с краткосрочными проектами и инициативами, и содержащийся в них контент могут оставаться в облачной среде вашей организации еще долгое время после завершения этих проектов. Возьмите за правило регулярно наводить порядок в своей среде данных и регулярно удалять лишнюю, устаревшую и тривиальную информацию.
2. Укрепляйте практику управления жизненным циклом
С ростом внедрения инструментов для совместной работы ИТ-команды должны обеспечить надлежащую безопасность и управление рабочими пространствами. Без таких политик рабочие пространства могут множиться, что приводит к разрастанию данных и увеличению затрат на хранение. Избыток рабочих пространств может привести к беспорядку и путанице, затруднив пользователям навигацию в облачной среде и поиск необходимой информации.
Чтобы избежать избыточности, предоставьте возможность создавать рабочие пространства для совместной работы только авторизованным пользователям. При использовании инструментов для совместной работы следует взвешенно подходить к встроенным возможностям самообслуживания, которые позволяют пользователям создавать новые рабочие пространства.
Хотя пользователи должны иметь возможность получать инструменты, необходимые для продуктивной работы, «управляемые» процессы самообслуживания с соответствующими средствами контроля могут улучшить работу сотрудников и избежать засорения сети ненужными данными.
Кроме того, политики, побуждающие владельцев данных регулярно оценивать их актуальность и даже архивировать данные рабочего пространства, когда это необходимо, помогают защитить конфиденциальную информацию и хранить ее хорошо организованной и в безопасности.
3. Рассмотрите инструменты облачного резервного копирования
Данные из неактивных или просроченных учетных записей сотрудников могут занимать удивительно много места в облачном хранилище. Когда сотрудник покидает вашу организацию, очень важно правильно создать резервные копии всех его электронных писем, файлов и записей, чтобы не только упростить управление данными, но и снизить риск их нарушения в будущем.
ИТ-отдел должен создать правильные инструменты для резервного копирования и хранения этих данных, предоставляя администраторам возможность легко находить, восстанавливать и отправлять информацию непосредственно текущему сотруднику, когда это необходимо. Облачные инструменты резервного копирования помогут упростить процесс архивирования и управления этими данными, избегая при этом затрат на единовременную плату за восстановление или необходимость платить выкуп в случае ransomware-атаки.
В условиях растущих затрат на хранение данных и развивающихся киберугроз организации должны сохранять бдительный подход к управлению средами данных. Ключевую роль при этом играют более строгие методы контроля и управления жизненным циклом.
