Вступил в силу приказ Федерального архивного агентства (Росархива) № 77. С этого момента российские компании смогут передать на хранение в электронные архивы только те документы, которые соответствуют новым требованиям. Это касается и кадрового ЭДО.

Согласно архивному законодательству, некоторые кадровые электронные документы необходимо хранить 50 или 75 лет — в зависимости от года их создания. К ним относятся трудовые договоры, личные карточки сотрудников и все документы о приеме, переводе и увольнении. Российские компании волнует вопрос, как и где хранить такие кадровые документы.

Для длительного хранения действуют электронные архивы — государственные или коммерческие.

До сих пор условия хранения электронных документов в архивах для всех определял Приказ Минкульта от 31 марта 2015 г.№ 526. Но с 17 сентября 2023 года он больше не действует. С этого момента для электронных архивных документов станут обязательными требования, перечисленные в приказе Росархива от 31.07.2023 № 77.

Новый приказ стал первым нормативно-правовым актом Федерального архивного агентства, который устанавливает порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в электронном виде. Он определяет правила как для систем хранения электронных документов (СХЭД), так и для организаций, которые обмениваются документами в цифровом формате и направляют их в электронные архивы.

Эксперты «Контур.КЭДО» считают, что нововведения также повлияют на системы кадрового электронного документооборота (КЭДО). Появление требований станет поводом для создания функциональности, которая упростит передачу электронных документов в архивы напрямую из сервисов ЭДО.

По правилам Росархива, документ, который компания передает на архивное хранение, должен состоять из следующих структурных элементов:

  • файл основной части электронного документа в формате PDF/A;
  • файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);
  • файлы электронной подписи (при наличии);
  • файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные).

Документы можно не передавать в архив, а хранить их в системах кадрового электронного документооборота (КЭДО), в которых работодатель настроил обмен с сотрудниками. Например, таким образом можно поступить с документами, срок хранения которых не превышает пяти лет.

Если же компания захочет передать документ в СХЭД, файл описания все-таки придется дополнить согласно правилам. Среди реквизитов, которые обязательно нужно добавить: дата, регистрационный номер документа, данные о сроке хранения, сведения о режиме доступа и другая информация.

Санкций за несоблюдение требований пока нет. Но электронные документы в некорректных форматах не примут на хранение в государственные и частные архивы.