Ещё полтора года назад известная многим система Confluence от Atlassian утратила свою актуальность для российского рынка. Множество проблем с оплатой, непостоянство цен и тарифов, связанных с курсом доллара, и отсутствие поддержки стали серьезным испытанием для компаний из России и Беларуси весной 2022 года. Часто не помогали даже решения с работой через иностранные юридические лица.
С тех пор ситуация кардинально не изменилась, и санкционное давление продолжается, однако компании из России смогли приспособиться. Если же кто-то ещё не занялся переносом собственной системы знаний на новые аналоговые платформы, мы настоятельно рекомендуем заняться этим как можно скорее, поскольку тенденций к возвращению старых порядков в бизнес-сообществе ещё не наблюдают, а работать и развиваться нужно.
Более того, 8 августа компания Atlassian в очередной раз разослала пользователям из России и Беларуси предупреждения: через 30 дней все их облачные аккаунты в Confluence, Jira и Trello будут заблокированы.
Для того чтобы помочь вам поскорее совершить столь важный и ответственный шаг, связанный с переходом на новую платформу, мы составили список наиболее известных и популярных отечественных и зарубежных коммерческих и open source аналогов Confluence. Сразу отметим, что в списке представлены далеко не новички, а компании, которые как минимум несколько лет работают в сфере организации и менеджмента знаний и имеют реальный опыт сотрудничества с ведущими российскими компаниями. Для удобства все платформы были разделены на коммерческие и системы, работающие по принципу open source.
Коммерческие базы знаний
Minerva Knowledge
Компания: Minervasoft
Сайт: minervasoft.ru
Продукт: система управления знаниями
Страна: Российская Федерация
Компания Minervasoft представляет собственное решение, которое может заменить, а по многим параметрам, с учетом понимания специфики российского рынка, даже превзойти продукт от Atlassian.
В первую очередь, помимо точного переноса всех данных и ролей из Confluence, Minerva Knowledge легко интегрируется абсолютно со всеми корпоративными системами (чат-центры, CRM-системы, система Service Desk и др.), позволяя немедленно продолжить работу отделов компании со знаниями.
Основные преимущества
- Наличие диаграмм Draw.io и PlantUML. Данные компоненты существенно улучшает работу как отделов разработки, так и тех, кто непосредственно не занимается продуктом (например, бухгалтерии).
- Автоматическая миграция из Confluence. Отлаженная система миграции контента, доступов и комментариев из Confluence и других платформ.
- Коробочная и облачная версии. Присутствуют два решения. Вы можете установить коробочную версию на собственный корпоративный сервер, что гарантирует то, что знания останутся внутри компании. В то же время вы можете остановиться и на варианте с облаком, что гарантирует быстрое развертывание системы при этом ваши данные будут также надёжно защищены. Не стоит также забывать о том, что вы всегда сможете перейти на коробочное решение.
- Мобильное приложение для iOS и Android. Сотрудники могут знать о течении рабочего процесса, новых задачах и изменениях даже не находясь за персональным компьютером. Этому также способствует отлаженная система push-уведомлений, благодаря которым не будет пропущено ни одно сообщение.
Основной недостаток
На данный момент Minerva Knowledge доступна для команд штатом от 25 человек и более, поэтому у совсем маленьких стартапов могут возникнуть проблемы. Однако компания активно работает над этим, и уже осенью 2023 года представит решение, доступное абсолютно всем, независимо от масштабов команды.
Команда, работающая над продуктом, имеет
Плюс7 МаяК
Компания: DIS GROUP
Сайт: dis-group.ru
Продукт: система управления знаниями
Страна: Российская Федерация
Система от компании DIS GROUP традиционно имеет три основных сценария использования: бизнес-википедия для повышения уровня профессиональных навыков сотрудников, а также для проведения корпоративного обучения тех, кто только начал работу; справочник для работы отдела продаж, в котором хранятся все необходимые скрипты, сценарии ответов и информация о продукте; создание единой системы знаний для контакт-центра.
В основе всех сценариев лежит постоянно обновляемая база знаний, легко интегрируемая с иными корпоративными системами.
Основные преимущества
- Омниканальность. Даже если у компании больше десяти различных каналов общения с партнёрами и клиентами, система Плюс7 Маяк позволяет собирать из них всю информацию в одном месте, что существенно повышает эффективность внешней коммуникации.
- Множество возможностей для работы с информацией. Плюс7 Маяк предоставляет широкий спектр функционала по созданию, редактированию, публикации (как единичной, так и массовой), управлению и связыванию контента, необходимого для выполнения корпоративных задач (информация по разработке, бизнес-процессам, партнёрам, клиентам и т.д.).
- Ролевая система работы с контентом. Во избежание путаницы и минимизации урона от человеческого фактора, продукт от DIS GROUP позволяет настраивать доступ сотрудников компании к той или иной информации, а также ко всякого рода взаимодействию с ней.
- Широкие возможности интеграции. Открытый API позволяет настроить интеграции с другими системами/решениями/платформами, которые уже есть в компании или появятся в ближайшем или далеком будущем.
Основной недостаток
Несмотря на ряд преимуществ, новичкам первое время может быть сложно работать с Плюс7 Маяк. Для того чтобы разобраться во всём функционале создания контента, потребуется изрядное количество времени, кроме того, работать будет возможно только за компьютером — мобильной версии у решения нет.
Кроме того, Маяк7 Плюс это в первую очередь российская адаптация израильской базы знаний KMS Lighthouse, и хотя сейчас они находятся в реестре отечественного ПО, неизвестно, как будет обстоять ситуация в последующие год-два.
Craft Talk
Компания: Крафт-Толк
Сайт: crafttalk.ru
Продукт: система управления знаниями;
Страна: Российская Федерация.
Ещё один представитель на российском рынке предоставления решений для работы со знаниями. Уже более года данная компания работает с системами управления знаниями, предоставляя единую базу знаний, способную интегрироваться с чат-ботами, системами аналитики и иными корпоративными технологиями.
Основные преимущества
- Широкие возможности по поиску информации. Сотрудникам доступны функции гибкого поиска, а также автоматических подсказок, которые позволяют существенно ускорять работу с базой знаний.
- Возможность работы в одном рабочем окне. Решение от Craft Talk предоставляет единое рабочее пространство с возможностью просмотра истории сообщений, статистики и аналитики, а также общей специфики как отдельных задач, так и проекта в целом.
- Возможность предоставления информации внешним пользователям. Вы всегда можете просто отправить ссылку на определённый материал стороннему лицу, и ему даже не потребуется регистрироваться на площадке, чтобы просмотреть его. Крайне удобно в ситуациях, когда, например, нужно ознакомить клиента/партнера с информацией по конкретному блоку, при этом не втягивая их в вашу систему.
- Широкий спектр возможностей для работы с контентом. Вам станут доступны не только создание, редактирование и удаление различных видов контента, но и назначение ролей и настройки доступа к тем или иным материалам.
Основной недостаток
Тем не менее Craft Talk едва ли сможет порадовать вас подробной отчетностью или широким набором инструментов для создания и редактирования контента. Кроме того, вы не сможете полноценно работать с системой через мобильное устройство. Причина, возможно, в том, что изначально платформа была сфокусирована на чат-ботах и всём, что с ними связано, а база знаний оставалась второстепенным направлением.
Компания «Крафт-Толк» готова предоставить по-настоящему современное решение (да еще и с приятным и понятным интерфейсом), которое уже используется всем известными компаниями Ростелеком, Магнит и Ингосстрах, не считая ещё десятка организаций с меньшим масштабом.
Yandex Wiki
Компания: Yandex
Сайт: wiki.yandex.ru
Продукт: система управления знаниями
Страна: Российская Федерация
Известная во всём отечественном (и не только) пространстве компания Яндекс также готова предложить аналог Confluence. Yandex Wiki — это сервис для создания базы знаний с нуля, который помогает решить широкий спектр задач, от хранения проектной документации до создания целого корпоративного портала, благодаря которому ваши сотрудники смогут обмениваться всей необходимой информацией в контексте одной платформы.
Основные преимущества
- Привычный интерфейс. Если ваша организация привыкла к работе с Confluence, то решение от Яндекс станет альтернативой, которая позволит сразу влиться в работу. Здесь точно так же действует система трекеров, а также ссылок на задачи, открытие карточки которой будет доступно прямо из Wiki.
- Множество вариантов оформления. Вы можете форматировать текст, добавлять рисунки, таблицы и ссылки с помощью разметки Markdown, а также давать сотрудникам возможность фокусироваться на основной информации с помощью заголовков и катов.
- Ведение плана работы. С Yandex Wiki вы сможете хранить полное описание проекта, а также обновлять списки задач.
- Возможность создания дополнительного контента. Помимо работы с обязательной документацией, Yandex Wiki позволяет создавать пользовательские заметки, в которые возможно добавлять информацию по результатам встреч с партнерами/клиентами, а также фиксировать планы работы на будущее.
Основной недостаток
Несмотря на то, что простота работы с контентом является одним из важнейших преимуществ, многие относят это в недостаток. Компаниям хочется иметь больше возможностей и «изысков», создавая по-настоящему гибкие и многогранные базы знаний. Кроме того, сюда можно добавить ряд мелких неудобств, таких как отсутствие уведомлений об изменениях и ограниченные возможности по работе с документами. Мы уверены, что в скором времени Яндекс озаботится добавлением нового функционала для своего продукта, но уже сейчас вы сможете по достоинству оценить уже представленные преимущества.
Open source продукты
Bookstack
Компания: Bookstack
Сайт: bookstackapp.com
Продукт: open source wiki-система
Страна: Великобритания
Первая платформа, работающая по принципу open-source и поддерживающая с десяток языков, включая русский, английский (как родной), немецкий, польский и многие другие. С 2015 года компания Bookstack предоставляет решения по организации рабочих процессов и управлению знаниями. Кроме того, платформа открыто позиционирует себя как аналог Confluence и Microsoft Teams Wiki.
Основные преимущества
- Простой интерфейс. Вам не придётся долго разбираться во всех тонкостях взаимодействия с Bookstack, ведь система интуитивно понятна. Например, предполагается, что текстовый контент можно разделить на три основных категории — книги, главы, страницы.
- Безопасность. Bookstack имеет ряд иных возможностей, помимо банальной аутентификации через логин и пароль. Вы можете привязать аккаунты иных платформ, таких как GitHub, Google, Slack, AzureAD и многих других, что гарантирует быстрый и безопасный вход на ресурс и снижает шанс завладения аккаунтом.
- Ролевая система. Вам предоставляется возможность управлять доступом к определённым частям контента, вплоть до того, что вся ваша база знаний может стать общедоступной. Вы также можете менять название документов/отдельных глав, сопровождающие изображения и многое другое.
- Возможности по работе с контентом. С Bookstack вам доступны просмотр, редактирование, приоритизация, хранение, графическое сопровождение контента, а также множество сторонних функций, которые позволят создать максимально удобную и качественную базу знаний.
Основной недостаток
Несмотря на все преимущества Bookstack всё же не построит вам базу знаний с нуля, а просто качественно упорядочит, а затем постоянно улучшать то, что у вас есть. Не стоит рассматривать Bookstack в качестве волшебной таблетки. В системе нет e-mail уведомлений, она не занимается аналитикой, кроме того, невозможно одновременное редактирование документа пользователями.
TWiki
Компания: TWiki
Сайт: twiki.org
Продукт: open source wiki-система
Страна: США
Ещё одна платформа, опыту которой позавидуют многие. Решение от TWiki используется многими компаниями с конца прошлого века и за 25 лет его установили более 700 тысяч раз, в то время как ежедневно миллионы людей пользуются им в более чем 100 странах мира.
Основные преимущества
- Возможности по работе с контентом. Вы можете не просто создавать контент с нуля, но и использовать множество шаблонов и подсказок, которые уже предусмотрены в решении от TWiki. Вам априори доступны форматирование материала, его структурирование, сопровождение, экспортирование и множество иных функций.
- Система уведомлений. Вы можете настроить отдельную систему e-mail уведомлений, которые будут сообщать вам обо всех изменениях, происходящих с контентом.
- Множество сфер использования. Помимо создания базы знаний, TWiki может быть применима как система управления корпоративной документацией, система управления целыми проектами и единая корпоративная система.
- Широкое комьюнити. За 25 лет работы на рынке информационных технологий и решений, связанных с управлением знаниями, TWiki удалось заполучить широкое профессиональное комьюнити из людей, работающих в различных сферах и по различным направлениям. Это позволяет, во-первых, быстро и оперативно отвечать на клиентские запросы по добавлению нового функционала, а во-вторых, даёт возможность людям делиться эффективными и интересными практиками работы с платформой.
Основной недостаток
Вы невооружённым глазом заметите, что компания уже 25 лет находится на рынке, если посетите их. Многих не устраивает дизайн и оформление разного рода справочной информации, сам интерфейс выглядит перегруженным.
Это, а также отсутствие внутреннего чата, мобильной версии и адекватной панели инструментов может оттолкнуть тех, кто только знакомится с компанией, но главное помнить, что все эти годы TWiki предоставляла по-настоящему качественный продукт с широким спектром бизнес-возможностей.
Wiki.js
Компания: js.wiki
Сайт: js.wiki
Продукт: open source wiki-система
Страна: США
Ещё одна платформа, которая позиционирует себя как бесплатная альтернатива Confluence. Wiki.js довольно приветлива к новичкам и без проблем ставится на любую операционную систему, будь то Windows, Mac или Linux. Помимо этого, имеется интуитивный интерфейс, а также обязательный детальный гайд для новых пользователей.
Основные преимущества
- Высокий уровень гибкости. Данное решение возможно установить абсолютно на любой ОС, а кроме того, оно совместимо с PostgreSQL, MySQL, MariaDB, MS SQL Server и многими другими. Всё это гарантирует то, что вы немедленно сможете начать работу, не тратя часы и дни на установку.
- Возможности пользовательской кастомизации. Пользователю предоставляется полная свобода в выборе внешнего вида материалов, которые входят в базу знаний.
- Мультимедиа. Всякий текстовый материал можно сопроводить видео, изображениями и иными видами графики, поэтому работа со знаниями станет проще за счёт дополнительного фактора наглядности.
- Отслеживание версий и изменений. Вы всегда будете в курсе того, что происходит с контентом, постоянно получая информацию об изменениях и статусе материала.
Основной недостаток
Несмотря на ряд преимуществ, решение от js.wiki имеет некоторые черты, которые могут оттолкнуть многих пользователей. В частности, полностью отсутствует экспорт Office-документов и система e-mail уведомлений. Кроме того, вы не сможете создавать галереи пользовательских изображений и обсудить что-либо во внутреннем чате — он попросту отсутствует. Тем не менее не стоит списывать Wiki.js со счетов. Это всё ещё довольно популярный инструмент, преимущества которого перевешивают недостатки.
XWiki
Компания: XWiki SAS
Сайт: xwiki.com
Продукт: open source wiki-система
Страна: Франция, Румыния
Изначально задумывавшаяся как платформа для создания приложений, XWiki очень быстро зарекомендовал себя как качественный инструмент по работе с корпоративными знаниями. Всех подкупает возможность практически безграничного масштабирования, когда размеры компании и количество информации не важны. XWiki активно используется и международными гигантами, самый известный из которых — компания Amazon.
Основные преимущества
- Широкие возможности корпоративной интеграции. С XWiki вы получаете ряд возможностей по управлению вашей базой знаний, настройкам доступа, поддержке и экспорту всех необходимых материалов.
- Продвинутое редактирование. Вам доступно редактирование и добавление новых элементов, включающих текстовые, графические и иные материалы. Также пользователям доступны возможности по оставлению комментариев и отслеживанию истории изменений.
- Пользовательская кастомизация. Вы можете выбрать конфигурацию всех меню и панелей, а также редактировать лого. Кроме того, в вашем распоряжении более 600 различных расширений, доступных к немедленному использованию.
- Структурирование информации. Вы можете создавать пользовательскую структуру благодаря перетаскиванием с помощью AppWithinMinutes, редактировать структурированные документы с помощью удобных форм, а также использовать уже существующие структуры для повторяющихся наборов данных (Блог, Идеи, Задачи и т.д.).
Основной недостаток
Всё же специфика решения от XWiki SAS не позволяет использовать его в крупномасштабных проектах. Здесь также отсутствует какой-либо внутренний чат или форум, а также возможность параллельного редактирования контента. Многие относят к главному недостатку системы довольно небольшое сообщество пользователей. На профессиональном форуме часто отвечают одни и те же люди, а описание некоторых более сложных функций очень сложно найти. Тем не менее с базовыми вопросами, как правило, больших проблем не возникает.
Заключение
Надеемся, что данный материал был вам полезен. От себя хотим добавить, что несмотря на привлекательность open source проектов (в первую очередь с точки зрения финансов), вам следует понимать, что открытый код не гарантирует безопасности вашей корпоративной информации. Кроме того, бесплатные решения ограничиваются базовым функционалом, которого может быть банально недостаточно. Если же вы хотите специфики, которая будет заточена под вашу сферу/продукт/рынок, коммерческие решения будут более эффективным решением. С ними вы получаете гарантии безопасности, службу поддержки, которая поможет эффективно решать проблемы самой системы, а также возможность выбора нужного функционала, выливающуюся в гибкую ценовую политику.
Это наводит на мысль, что прежде чем принять решение, нужно провести анализ собственных потребностей и понять, какие функции являются для вас критическими.
