Внедрение цифровой системы, меняющей всю работу компании, — лишь первый шаг. Дальше нужно сделать так, чтобы эти цифровые решения применялись на полную мощность и чтобы все сотрудники были готовы с ними работать. Рассмотрим, как поддерживать работу цифровых решений так, чтобы их использование было максимально эффективным.
Все больше строительных компаний понимают, что цифровизация — не просто модное слово, а возможность повысить эффективность работы. Что особенно важно: игроки рынка постепенно приходят к пониманию, что им нужны не отдельные решения, например, дроны или использование Primavera, а автоматизация всех строительных процессов.
Это требует серьезной подготовительной работы: все процессы на стройке должны быть стандартизированы, они должны быть четкими, простыми и понятными. Дальше идет оцифровка этой информации. И уже на основе созданных баз данных, шаблонов для выполнения всех процессов и др. можно выстроить единую цифровую платформу, которая будет анализировать, визуализировать и обрабатывать всю информацию о стройке.
Сбор всех данных в единую систему, которая сможет проанализировать и визуализировать эти данные, позволяет более качественно принимать управленческие решения. А значит, снижать издержки, более рационально выстраивать все процессы и в целом повышать эффективность строительства. Когда вы оцифровали все процессы, так что их можно отслеживать в единой системе, возможны и дальнейшие усовершенствования. Например, применение искусственного интеллекта, включая системы предиктивной аналитики, которые позволят более точно оценить стоимость, длительность и другие параметры предстоящего строительства.
Однако запуск цифровой системы — это не конец, в лишь начало работы с ней. Важно не просто внедрить цифровые решения, но и поддерживать их работу в дальнейшем. Только это позволит действительно эффективно использовать подобные инструменты.
Вот семь советов, как выстраивать работу после внедрения таким образом, чтобы цифровые решения действительно помогли работе компании:
- Включенность руководителя. После того, как ваша компания внедрила цифровую систему и наладила ее работу, главное для руководителя — не выключаться из процесса. Нужно помнить, что для эффективной работы таких решений важна воля тех, кто принял решение их внедрить. Это не означает мелочного контроля за всеми процессами, однако руководителю нужно продолжать держать руку на пульсе. Дело еще и в том, что иногда, если вам как руководителю система нравится, то ею готовы заниматься и исполнители. Но менеджмент среднего уровня не заинтересован в автоматизации всех процессов — и тогда здесь необходим контроль.
- Регулярность. Нужно сделать так, чтобы все важные данные вносились в систему и все решения принимались на основе анализа с ее помощью — без исключений. Именно такая регулярность позволит наладить работу максимально эффективно, кроме того, именно так все сотрудники привыкнут пользоваться цифровыми инструментами. Например, если нужно собрать факты или составить отчетность — делаем это в системе; если даем поручение исполнителю — сообщаем об этом в той же системе; если проводим совещание — работаем на основе дашборда, который выводим на экран.
- Понимание общего контура цифровой системы. Если вы недавно начали цифровизацию, вы скорее всего активно пользуетесь всего несколькими решениями. А на рынке есть сотни цифровых решений для стройки (с другими сферами скорее всего точно так же). В компании должен быть общий контур того, к какому виду цифровой системы она хочет прийти. Если появились какие-то новые интересные технологии, возможности и задачи, контур можно адаптировать к этому, улучшить и расширить. Главное — помнить, как вы видите систему в целом, а также не забывать про эффективность.
- Мониторинг и обучение. Для поддержания регулярности использования системы нужно постоянно мониторить новые возможности и обучать их применению сотрудников. Как только приходит новый сотрудник — его нужно обучить работе в системе, тогда он сразу включится в ее использование. Как только вы узнаете про какие-то новые инструменты и возможности — нужно оценить их полезность конкретно для вас и при необходимости добавить в контур. Должна быть самоподдерживающаяся и саморазвивающаяся система: в обязательном порядке всех учат работать с цифровыми системами и все время отслеживают, что новое можно добавить для повышения эффективности.
- Мотивация. Что касается работы с сотрудниками — нужна понятная мотивация. Они должны понимать, что и они что-то получат от внедрения новых инструментов. Важно объяснить всем сотрудникам, что дают цифровые инструменты: например, что при автоматизации всех процессов, удастся сэкономить 8%, из которых
1-2% могут пойти на премирование. - Умение вовремя остановиться. Одновременно с постоянным отслеживанием новинок важно понимать ограничения системы и не пытаться слишком полагаться на нее, забывая про все остальное. Еще одна возможная ошибка — стремление автоматизировать и вводить в систему все процессы, даже самые мелкие, что уже не повышает эффективность, а скорее ухудшает работу системы. По нашему опыту, есть компании, которые слишком ушли в детализацию, хотя и до того все возможности анализировать основные данные и принимать на их основе решения уже были. Это ведет к перенасыщению системы, она становится слишком сложной для анализа и работы с ней, так что эффективность уже не растет, а наоборот снижается.
- Проверка эффективности. После внедрения нужно регулярно задавать себе вопрос, что нам дало использование тех или иных цифровых инструментов. Нужно постоянно проверять эффективность — если она не повышается или даже наоборот падает, нужно присмотреться к работе системы и понять, что идет не так. Кроме того, если нет очевидного для всех участников процесса улучшений, у сотрудников может произойти затухание интереса к цифровым решениям. А если все сотрудники видят, что система уже принесла снижение затрат, например, на 5%, а при дальнейшем усовершенствовании и автоматизации процессов они могут быть снижены и на 8%, это мотивирует.
