Нидхи Джайн, генеральный директор и соучредитель CloudEagle, дает на портале Network Computing ряд советов по оптимизации расходов на SaaS — применяя эти тактики в своей организации, вы сможете сократить расходы на SaaS без негативного влияния на бизнес-результаты.
Приложения SaaS изменили методы работы компаний. Эти решения — от облачных инструментов повышения продуктивности до передовых платформ CRM, продаж и маркетинга — предлагают исключительное удобство и масштабируемость.
Однако за это удобство часто приходится платить, и многие организации сталкиваются с проблемой перерасхода средств. Привлекательность новых функций, гибкость и опции привели к неконтролируемым закупкам SaaS, что вылилось в разрастание SaaS. Это создает проблемы для организаций, приводя к снижению отдачи от инвестиций и проблемам с управлением.
Наше исследование расходов на SaaS показало, что в настоящее время затраты на ПО занимают третье место в организациях после расходов на сотрудников и офисы. К числу факторов, вызывающих перерасход средств на SaaS, относятся:
- Теневые ИТ. Покупка и использование приложений сотрудниками без согласования с ИТ-отделом, что приводит к скрытым расходам, которые сложно отследить без сложной системы управления SaaS.
- Закупки сверх необходимости. Как правило, организации прогнозируют свой рост и приобретают избыточное количество лицензий, превышающее их реальные потребности. Как следствие, многие из этих лицензий остаются неиспользованными, что приводит к неоптимальной рентабельности инвестиций и ненужным расходам.
- Отсутствие видимости приложений и расходов. Финансовые и ИТ-команды не будут знать об использовании приложений без полной видимости. Возможно, пользователи перестали использовать приложение, но финансовая команда может продлить контракт, даже не подозревая об этом.
- Неуправляемые продления. Недостаточная видимость расходов и отслеживание на базе электронных таблиц может приводить к пропуску сроков продления. Кроме того, теневые ИТ-приложения часто настроены на автоматическое продление контрактов, что увеличивает расходы.
- Отсутствие сравнительного анализа цен. Отсутствие информации о том, сколько платят ваши коллеги за аналогичные приложения, может привести к переплате за лицензии.
Шесть способов оптимизации расходов на SaaS
- Выясните, где вы перерасходуете средства. Прежде чем приступать к оптимизации расходов, необходимо проанализировать, где вы перерасходуете средства. Начните с тщательного анализа расходов с помощью платформы управления расходами. Определите все ваши SaaS-приложения, лицензии, сопутствующие расходы и окупаемость инвестиций, которые они генерируют.
Платформа управления расходами может автоматически классифицировать приложения на используемые, неиспользуемые и избыточные, что облегчит вам их устранение и увеличит экономию на SaaS.
Знаете ли вы, сколько ваши коллеги платят за SaaS-приложения? Сравните последние ценовые показатели и проанализируйте, платите ли вы больше или меньше, чем ваши коллеги. Если вы платите больше, выполните следующий шаг, чтобы получить возможность быстро сэкономить. - Консолидация в одно приложение. Один из самых быстрых способов оптимизации расходов на SaaS — это устранение избыточности. Во многих организациях различные команды используют несколько приложений, выполняющих схожие задачи.
Например, команды маркетологов, продавцов и инженеров могут использовать отдельные приложения для мгновенных коммуникаций. В таких случаях ключевым моментом является консолидация. Объединив эти дублирующие друг друга приложения в единое полнофункциональное решение, вы оптимизируете свою работу и значительно сократите общие расходы. - Ликвидация неиспользуемых лицензий. Многие организации приобретают излишки лицензий, чтобы обеспечить прогнозируемый рост. Однако это часто приводит к неполному использованию и низкой рентабельности инвестиций. Проанализируйте использование лицензий, чтобы выявить неиспользуемые и перераспределить их или сократить во время переговоров о переподписании контрактов.
Вы не сможете полноценно отслеживать лицензии с помощью электронных таблиц или использовать платформу управления SaaS для получения точных данных об использовании лицензий. Создайте рабочие процессы для возврата неиспользуемых лицензий и их автоматического перераспределения. - Автоматизация — это ключ. Автоматические продления могут создавать проблемы. Пока организации используют ручные методы отслеживания продления, они не смогут предотвратить автопродления. Получайте своевременные напоминания и продлевайте контракты вовремя, используя автоматизированные рабочие процессы платформ управления SaaS.
Благодаря этому у ИТ- и финансовой команд будет достаточно времени для анализа использования и ценовых показателей. Вооружившись этими данными, команда закупок сможет эффективно вести переговоры с поставщиками о правильном выборе размера лицензий в зависимости от их использования и оптимизировать расходы на основе сравнительного анализа цен. - Предотвращение теневых ИТ. Теневые ИТ — один из основных факторов, определяющих расходы на SaaS. Чтобы активно предотвращать теневые ИТ, получите полную видимость стека SaaS с помощью платформы управления SaaS и настройте оповещения при обнаружении в системе несанкционированных приложений. Предложите пользователям каталог санкционированных приложений, чтобы предотвратить самостоятельные покупки и, в конечном счете, сдержать рост расходов.
- Оптимизированный процесс закупок. В большинстве случаев наличие правильно выстроенного процесса закупок поможет вам полностью контролировать свои закупки и расходы.
Убедитесь, что все закупки осуществляются в рамках централизованного процесса, расскажите своей команде об их важности и разработайте политику, поддерживающую оптимизацию расходов. Переход от ручного управления закупками к автоматизированным рабочим процессам повышает прозрачность и предотвращает несанкционированные закупки.
Бонус: SaaS-бюджетирование
Чтобы обеспечить долгосрочную оптимизацию расходов, сосредоточьтесь на составлении бюджета SaaS. Получите полную картину, проанализируйте использование, поймите требования и распределите бюджет соответствующим образом между приложениями и командами, которые в этом нуждаются.
Установите лимиты бюджета для каждого отдела, проводите регулярный аудит бюджета, а также при необходимости корректируйте и перераспределяйте бюджеты. Такой проактивный подход позволяет контролировать расходы на SaaS и предотвращать необходимость принимать бюджетные решения в последнюю минуту.
В заключение можно сказать, что многие ИТ- и финансовые директора успешно используют эти стратегии, чтобы сократить расходы на ПО на величину порядка 30%. Применяя эти тактики в своей организации, вы также сможете сократить расходы на SaaS без негативного влияния на бизнес-результат.
