CIO школ округа Фултон (Fulton County Schools) доктор Эмили Белл делится на портале Network Computing советами и уроками, извлеченными из масштабной цифровой трансформации школьной системы, которые применимы для организаций любого типа.

Проведение технологической трансформации — это не малый подвиг. Для нашего школьного округа, включающего более 100 школ с примерно 90 тыс. учеников и 14 тыс. сотрудников, это была грандиозная задача. Школьная система округа Фултон, расположенная в районе Атланты, простирается почти на 130 км, что делает ее одной из крупнейших региональных школьных систем США.

В процессе преобразования бизнеса мы столкнулись со значительными сложностями и финансовыми хитросплетениями. При бюджете в 1,6 млрд. долл., включающем деньги штата, федеральные, грантовые и другие источники финансирования, нам требовалась интегрированная система, способная работать с большими бюджетами и сложными операциями.

Чему мы научились

Наша главная задача заключалась в создании интегрированных, интуитивно понятных систем, которые бы требовали меньше времени для ведения бизнеса и больше времени для того, чтобы сосредоточиться на обучении школьников. Сегодня мы добились значительного прогресса и оснащены ERP-системой, готовой к будущему, что позволяет нашим сотрудникам сосредоточиться на том, что они делают лучше всего — на обучении.

Однако наша технологическая трансформация преподала нам несколько ценных уроков. Независимо от того, являетесь ли вы администратором большой или маленькой школьной системы, я хочу поделиться с вами факторами, которые способствовали нашему успеху, и дать рекомендации, которые помогут вашей организации добиться таких же результатов.

1) Используйте управление изменениями рано и часто

Удивительно, но брендинг проекта преобразований сыграл решающую роль в его успехе. Наши сотрудники выбрали название «Атлас», и мы приступили к созданию различной атрибутики и брендинговых материалов. Такой подход способствовал формированию у команды духа сотрудничества и совместной ответственности.

Чтобы добиться эффективных и долгосрочных преобразований, каждая организация должна уделять первостепенное внимание укреплению товарищества во время реализации крупных проектов преобразований. Когда члены команды понимают необходимость перемен, их приверженность проекту усиливается, что снижает сопротивление.

2) Удовлетворяйте потребности обучающихся сотрудников прямо там, где они находятся

Любая школьная система знает, что для эффективного образования жизненно важно встретиться с учащимися там, где они находятся. В ходе нашего проекта по ERP-трансформации мы осознали важность адаптации к предпочтениям наших сотрудников при обучении технологиям. Изначально предпочтение отдавалось личному обучению, но из-за пандемии мы быстро перешли к более прямому подходу, используя пособия по работе «точно в срок» и обучающие видеоролики.

Проведение анализа потребностей ваших сотрудников в обучении перед началом значительного проекта цифровой трансформации может оказаться весьма полезным. Такой подход позволит вам понять общую кривую обучения и определить приоритеты в развитии навыков для достижения успеха.

3) Создайте сильный орган управления

Руководители окружного отделов кадров, операций, финансов и ИТ создали комитет по управлению проектом Atlas, централизовав принятие решений перед запуском в январе 2022 г. Комитет обеспечил подотчетность, четкое распределение ролей и обязанностей и принятие обоснованных решений.

Как исполнительный спонсор, я сосредоточилась на стабилизации системы, устранении болевых точек и быстром решении проблем. Цели нашей команды включали снижение затрат, устранение единичных точек отказа, развитие сотрудничества и повышение качества работы конечных пользователей путем выявления и устранения узких мест.

В конечном итоге мы оптимизировали работу всей организации благодаря эффективному управлению, обеспечили стабильность платформы и достигли наших общих целей.

4) Создавайте межфункциональные команды и отслеживайте работу для достижения устойчивого успеха

Будучи в первую очередь педагогом, а во вторую — ИТ-специалистом, я осознавала важность активного слушания при внедрении, основанном на навыках, особенно для платформ, требующих сложной интеграции между отделами.

На протяжении всего проекта я просила сотрудников участвовать в регулярных совещаниях для решения любых вопросов. Нашей мантрой стало: «Если у кого-то из участников совещания есть проблема, значит проблема есть у всех нас». Мы также использовали иерархическую структуру работ (WBS) для отслеживания прогресса и организовывали регулярные контрольные согласования с заинтересованными сторонами, чтобы все участвовали в принятии решений.

5) Отмечайте большие и малые победы

В начале специалисты по управлению изменениями разработали информационный бюллетень проекта и короткие видеоролики для информирования команды об успехах и обновлениях, что дало возможность отслеживать общую траекторию нашего пути. Создание четкой и последовательной истории развития гарантирует, что ваш проект одержит победу и завоюет сердца и умы пользователей.

Кроме того, празднование всегда должно быть в приоритете. Наше мероприятие по случаю годичной годовщины запуска было очень хорошо принято: около 100 сотрудников собрались вместе, чтобы отметить наши достижения и признать, что трансформация нашего бизнеса — это путешествие, а не конечный пункт.