Перевод хранения данных в цифровой формат может оказаться непростой задачей, и одни из самых больших препятствий, с которыми сталкиваются компании, — это инфраструктура, затраты, безопасность, соответствие нормативным требованиям и люди, пишет на портале Information Age Кубаир Ширази, основатель компании AgiliTea.

Оцифровка данных открывает для компаний новый мир инноваций и конкурентных преимуществ. Вы можете создать экосистему продуктов, основанных на данных о вас и ваших клиентах. Если вспомнить инициативы Open Data, то можно увидеть, что их сила заключается в предоставлении доступа к платформе и данным, что позволяет создать экосистему дополнительных продуктов и услуг.

Данные — это жизненная сила бизнеса. Они определяют решения, которые мы принимаем, то, как мы работаем, наших сотрудников, а также то, как мы повышаем эффективность и помогаем клиентам получить доступ к нашим услугам. Организации должны понимать важность своих данных, понимать, как их использовать, кто их использует, как ими управлять и как их хранить.

Приступая к оцифровке, важно учитывать проблемы и трудности, а главное — знать, как их избежать.

По моему опыту, когда речь заходит об оцифровке хранилища данных, многие организации считают, что проще начать все заново, но в исторических данных и электронных файлах зарыта огромная ценность, от которой не стоит так просто отказываться.

Лучше всего начать с размышлений о том, зачем вообще были созданы эти данные, кто за них отвечает, кто должен их использовать, зачем они нужны организации и как эти данные облегчат принятие решений.

Это может быть непростой задачей, и некоторые из самых больших препятствий, с которыми сталкиваются компании, связаны с инфраструктурой, затратами, безопасностью, соответствием нормативным требованиям и, конечно же, людьми.

#1. Эффективное управление и хранение данных

Не стоит сразу затевать масштабную реорганизацию данных, особенно до того, как вы продумаете, какие данные представляют ценность, как и где вы будете их хранить, а также изучите различные доступные варианты и модели.

Все зависит от масштабов трансформации и состояния организации. Для начинающих компаний это «непаханое поле», и опыт будет настолько хорош, насколько хорош план и его периодическая проверка и адаптация. Для организаций с историческими данными, которые необходимо перенести, это может оказаться сложной задачей. Я сталкивался и с теми, и с другими, и ключевым моментом было определение того, какие данные являются ценными, четкая дата окончания их хранения и политика в отношении того, как далеко назад мы оцифровываем данные.

Чем дальше в прошлое уходят исторические бумажные записи, тем больше может быть пробелов, а это влияет на закономерности, которые мы можем обнаружить в данных. В конечном итоге цель состоит в том, чтобы правильные данные попадали к нужному человеку в нужное время.

Стоит учесть, что в наше время все больше людей работают из дома, а талантливые сотрудники ведут кочевой образ жизни, поэтому удаленный доступ к данным является обязательным условием для их привлечения, удержания и процветания.

Цифровая трансформация повышает нашу эффективность, и цифровые документы — один из аспектов этого трансформационного пути. Файлы, на поиск которых уходили часы, теперь можно найти за считанные секунды. Это все равно что поменять телегу, запряженную лошадью, на космический корабль.

#2. Преодоление барьеров, связанных с затратами на цифровую трансформацию

Думаю, для большинства компаний затраты, связанные с цифровой трансформацией, могут стать одним из самых больших препятствий. Лучший способ справиться с этим — заранее изучить все доступные варианты и оценить, что лучше всего подойдет для ваших конкретных бизнес-потребностей.

Если вы не знаете, с чего начать, проконсультируйтесь с экспертом, чтобы определить лучшие решения и рассматривать первоначальные затраты как инвестиции. Цифровая трансформация данных дает преимущества в виде повышения эффективности и экономии времени, а вместе с ними и снижения затрат.

Долгосрочная выгода может значительно превзойти первоначальные затраты. Цифровые системы, как правило, быстрее и эффективнее ручных. Это может привести к значительному сокращению времени, необходимого для выполнения задач, таких как поиск определенного документа. Например, цифровая система может быстро найти файл клиента с помощью простого поиска, в то время как в ручной системе человеку придется физически перебирать сотни или тысячи папок.

#3. Надежные процессы управления данными, обеспечения безопасности и соблюдения нормативных требований

Предприятиям важно иметь надежные и хорошо документированные бизнес-процессы, связанные с управлением данными, безопасностью и соблюдением нормативных требований. Эти процессы играют решающую роль в создании контрольного журнала, понимании моделей доступа и использования, демонстрации руководства и обеспечении уровня безопасности.

Организациям следует поддерживать собственные процессы, процедуры и сертификацию, даже если они работают с надежными поставщиками. Такой двойной подход обеспечивает надежный уровень управления данными, безопасности и соответствия нормативным требованиям, даже при использовании внешней поддержки.

#4. Формирование культуры цифровой трансформации и открытости

Цифровая трансформация — это не только данные, это еще и трансформация организационной культуры.

Сопротивление изменениям со стороны людей всегда является серьезным препятствием, иногда это несколько человек, иногда сопротивление исходит от большинства. Следует непредвзято относиться к инструментам и платформам и не замыкаться в «огороде» своих данных.

Оцифровка документов снижает риск человеческих ошибок и обеспечивает согласованность данных на различных платформах и в базах данных, а это позволяет масштабировать бизнес.

Много лет назад во время цифровой трансформации крупной розничной компании переломным моментом для нее стала возможность проверять уровень запасов через цифровую систему инвентаризации во всех магазинах в режиме реального времени. Помимо очевидных преимуществ, это позволило компании анализировать данные из отдельных магазинов и внедрять индивидуальное пополнение запасов «точно в срок» для отдельных магазинов, а объединение данных инвентаризации и CRM позволило им экспериментировать с персонализацией.

#5. Руководящие принципы для индивидуальной стратегии цифровой трансформации

Каждая организация, начинающая путь цифровой трансформации, столкнется с уникальными проблемами и будет иметь различные приоритеты в зависимости от сектора и этапа, на котором она находится.

Прислушивайтесь к своим сотрудникам, планируйте вместе с ними, обучайте их, будьте терпеливы, пробуйте и экспериментируйте с инструментами, которые соответствуют потребностям, культуре и возможностям вашего бизнеса.