Без ведения справочника номенклатуры не обходится ни одна компания. При этом многие, особенно небольшие, предприятия считают этот процесс вторичным. Порой этот подход оправдан. Но зачастую по мере развития он же и приводит к проблемам, которые требуют уже серьезной переработки функционала или введения дополнительных организационных действий.
Первоначальное наполнение обычно происходит по данным поставщика: удобно, если есть доступ к справочнику поставщика — маркетплейса, его можно взять за основу. На этом этапе позиций немного, и поиск по ним достаточно простой, группировка служит только для удобства. На дальнейших этапах справочник можно перестроить без существенных изменений для функционала.
Однако есть два вопроса по номенклатуре, которые нужно решить уже на первом этапе, от них будет существенно зависеть функционал и правила работы.
Первоначальные проблемы
Разная себестоимость по различным единицам измерения
Стоимость единицы одной и той же номенклатуры в разных единицах упаковки может быть разной. Когда компании важно вести раздельный учет?
- Для того чтобы понять эффективность закупки в разных упаковках, особенно для портящихся номенклатур. Литр краски в бочке стоит существенно дешевле литра краски в индивидуальной упаковке, но засохшие остатки в бочке просто выбросят.
- Компания ведет перепродажу номенклатуры (часто — в пределах группы компаний) с небольшой наценкой. В случае формирования цены продажи по себестоимости «в целом» часть перепродаж может быть в убыток.
- Компания явно осуществляет упаковку продукции, неся на этом затраты, при этом важно понимать рентабельность по упаковке.
В большинстве современных ERP-систем учет себестоимости ведется по номенклатуре, единицы измерения не учитываются. Таким образом, себестоимость продукции в разных единицах измерения будет усреднена.
Если важен раздельный учет стоимости в раздельных упаковках — нужно включить единицу измерения непосредственно в номенклатуру, а единицу измерения как сущность учетной системы сделать формальной.
Минусы решения: отдельная единица измерения по-прежнему будет присутствовать в документах, кроме этого, в конкретной информационной системе может отсутствовать автоматический пересчет количества между альтернативными видами продукции по коэффициентам.
Альтернативные решения сводятся к переработке ключевого для учетной системы функционала учета себестоимости.
Раздельный учет номенклатур для различных направлений деятельности
Требование бухгалтерского учета — разделять в учете товарно-материальные ценности, используемые в производственном процессе, и товары для перепродажи. Электрощит, купленный для перепродажи, по учету не тот электрощит, который куплен для сборки. Использовать можно только по назначению. Или предварительно переквалифицировать.
Решение «в лоб» — завести различные номенклатуры, которое обычно нравится бухгалтерам, в случае бизнес-логики неоправданно. И дело скорее не в том, что нельзя переквалифицировать запас, а в более сложном поиске (например, через аналоги) и дополнительных трудозатратах.
Более сложное решение о разделении предполагает установку правил, по которым одна и та же позиция учитывается в разных процессах. Например, разделение по складам. Или по проектам/направлениям деятельности. Можно установить правило, по которому общий пул запасов используется для различных, иногда конкурирующих целей. Финансовые подразделения в этом случае отслеживают по маркерам нужные операции и готовят необходимое документарное обеспечение.
Проблемы развития
Глубина учета (избыточность)
Основная проблема при заведении справочника номенклатуры — определение глубины учета. Специализированные поставщики (и маркетплейсы) обычно закладывают в наименование все возможные параметры, включая бренды и фасовку. При использовании такого подхода справочник номенклатуры начинает очень быстро расти.
Пока справочник используется только в учете — проблемы с избыточностью нет. Но при планировании и запросах на закупку избыточность приводит к вопросам: нужно ли заказывать конкретно эту модель или есть возможность заказать доступный аналог? Или использовать уже существующий на складе?
Что можно исключить из справочника номенклатуры по сравнению с данными поставщика:
- Фасовку (при этом в справочнике мы включаем единицу измерения в номенклатуру и вводим формальное использование единицы измерения).
- Бренд (в случае использования продукции одного ценового уровня и отсутствии необходимости выделения конкретного бренда, например, при работе по госконтрактам).
- Упоминание нормативных документов (в случае отсутствия необходимости явно обозначать нормативные документы (ГОСТ, т. п.) в деятельности компании).
- Незначительные для компании модификации (цвет, скругление, год выпуска и т. п.).
Часть исключенной информации можно задать в характеристиках, которые будут разобраны далее.
Правила наименования
Часть учетных систем позволяет вводить правила наименования номенклатуры. Это позволяет избежать задвоения и упорядочить работу внутри компании, однако может вызвать проблемы при взаимодействии с поставщиками и покупателями, использующими другие правила.
Нет необходимости ввода правил наименования непосредственно в самом начале работы, их можно вводить по мере необходимости, затрагивая и перерабатывая отдельные номенклатурные группы.
Номенклатура поставщика и номенклатура покупателя
По мере развития компании возникает необходимость как обособиться от наименований номенклатуры контрагентов, так и оставить связь с ней. Учетные системы позволяют использовать связку в виде сопоставлений собственного наименования номенклатуры с наименованием номенклатуры конкретного контрагента.
Введение сопоставлений позволяет осуществлять автоматическую обработку (загрузку, выгрузку) документов и автоматизировать подготовку бухгалтерских справок о различных наименованиях.
Варианты (родственные номенклатуры)
Некоторые учетные системы позволяют вести дополнительную детализацию номенклатурного справочника с ограниченным, только количественным учетом: варианты, характеристики. Примером характеристик является размер, например, спецодежды. Преимущества характеристик следуют из их ограничений: для финансового учета и планирования использовать номенклатуру, а в подробном складском учете использовать уже размеры/бренды/краски.
Раздельный учет себестоимости по вариантам не ведется.
Использование характеристик позволяет существенно сократить мощность справочника номенклатуры для отдельных категорий, в случае необходимости характеристики могут быть без проблем и ограничений функционала вынесены непосредственно в справочник номенклатуры.
Группировка
Изначально группировка справочника номенклатуры обычно вводится для целей финансового учета, первый держатель справочника — финансовые подразделения. Однако с развитием компании группировки могут быть использованы для различных целей, среди них:
- Финансовый и бухгалтерский учет.
- Ограничения по возможности закупа и продаж между сотрудниками.
- Особенности складского учета.
- Распределение для отчетности (в частности ABC- и XYZ-анализ).
- Выделение позиций с большим сроком закупа и многое другое.
В «естественном» процессе все возможные группировки добавляются в один справочник, пока он не становится неудобным для всех.
Что же нужно с точки зрения информационной поддержки?
- Отделить динамически обновляемые справочники (ABC, XYZ и т. п.), алгоритмизировать формирование таких структур;
- Для остальных справочников — выделить потенциальных акторов (субъектов), которым важны различные аспекты группировки. По мере необходимости (увеличение сложности и недовольства пользователей) можно выделять отдельные, альтернативные группировки и не пытаться «скрещивать ужа с ежом».
Аналоги
В учетных системах аналоги показывают возможность использования другой номенклатуры в определенном процессе: продаже, закупке, производстве. Замена предполагается в одностороннем порядке. Важно, что учетные системы не предлагают автоматической замены — выбор и использование аналогов находятся в зоне ответственности человека. И тут мы получаем проблему.
При избыточности справочника номенклатуры возникает соблазн использовать аналоги нивелирования избыточности: ну и что, что заведено 10 позиций одного и того же масла, ведь их можно связать. В результате справочник аналогов начинает содержать две различные сущности: избыточные позиции (менять можно «не глядя») и позиции, которые можно менять условно (дорого, больший износ и т. п.). Бизнес-практика показывает, что пользователи выбирают самую дорогую альтернативу в ситуациях, когда это не требуется. При этом в критических ситуациях возникает дефицит данных товаров (да, замена возможна только в одну сторону).
Один из частных случаев использования аналогов — связь одной и той же физической позиции, которая необходима для различных направлений деятельности.
Проблема использования аналогов — в более быстром (относительно номенклатуре) росте справочника. Если мощность справочника номенклатуры — N, то мощность справочника аналогов — N2. Таким образом, решение проблемы роста справочника номенклатуры ведением справочника аналогов очень напоминает тушение пожара керосином.
Заключение
Без ведения справочника номенклатуры жить нельзя. При этом не нужно пытаться решить все проблемы и организовать все возможные процессы ведения сразу. Это и трудозатратно, и на самом деле не нужно организации. Например, формирование правил наименования, да и различных группировок вполне можно отложить.
Однако понимание потенциальных рисков позволит существенно упростить дальнейшую организацию и предотвратить как информационные, так и вполне реальные проблемы в виде затоваривания складов из-за десятка наименований одной, по сути, номенклатурной позиции.
