Разрозненная коммуникация, непрозрачное ценообразование, бумажный документооборот затрудняют работу с подрядчиками и поставщиками и могут привести к срыву сроков и бюджетов. Выстроить эффективное взаимодействие с контрагентами, включая контроль всех его этапов в единой цифровой среде, помогают специализированные порталы.
Почему и кем востребованы
Порталы, состоящие из личных кабинетов заказчика, поставщиков и подрядчиков, предназначены для простой и удобной коммуникации сторон, что позволяет всем участникам процесса добиваться поставленных целей и укреплять позиции на рынке. В первую очередь такие решения важны для крупного бизнеса с развитой закупочной деятельностью или с большим количеством контрагентов. В качестве примера можно привести сферы строительства и производства.
Централизация взаимодействия с контрагентами дает следующие основные преимущества:
- единое цифровое пространство для взаимодействия сторон на всех этапах проекта, включая конкурсные процедуры, прогнозирование объемов, формирование коммерческих предложений, подписание документов с отправкой в платежные системы, отслеживание результатов;
- автоматизация сложных бизнес-процессов с развитой ролевой моделью (аккредитации и тендеры, согласования договоров, актирование и т. д.);
- интеграция с другими внешними и внутренними информационными системами для получения справочных данных и их эффективного использования, подписания и хранения документов в СЭД, осуществления оплат;
- единая точка входа для менеджеров служб закупок, сметно-договорных и финансовых отделов, инженеров, представителей службы безопасности, руководителей проектов и других вовлеченных лиц с возможностью работы с мобильных устройств вне офиса.
Рассмотрим по пунктам, какие именно проблемы предприятий, возникающие в процессе взаимодействия с поставщиками и подрядчиками, могут быть решены при помощи специализированного портала. На что следует обратить внимание с точки зрения функциональности.
Выбор проверенных и соответствующих требованиям компаний
Каждый бизнес стремится исключить риск работы с ненадежным партнером. Помочь в этом может автоматизация на портале процессов аккредитации и тендерных процедур.
Контрагент регистрируется в базе предприятия, знакомится с условиями конкурса и техническим заданием, предоставляет предложение, указывает свои финансовые результаты, численность персонала и профессиональный опыт. Уточнение возникающих вопросов происходит максимально оперативно в чате с секретарем конкурсной комиссии. Заказчик фильтрует потенциальных поставщиков и подрядчиков по нужным критериям, проверяет контрагента на сторонних финансовых сервисах, с которыми может быть настроена интеграция, формирует шорт-листы компаний, наиболее подходящих по ключевым критериям, ведет «белую» базу партнеров с историей сотрудничества по каждому проекту.
В части тендерных процедур портал позволит предприятию публиковать график конкурсов, открытый для любых зарегистрированных контрагентов, или рассылать приглашения определенным потенциальным исполнителям, задавать критерии участия, отслеживать процесс подачи предложений, фиксировать результаты проверок со стороны службы безопасности и финансовых подразделений, контролировать комплектность документов и подводить итоги. При этом разграничение прав доступа на основе ролевой модели в полной мере обеспечит соблюдение политики конфиденциальности организации и анонимность подаваемых коммерческих предложений.
Получение лучшей цены
Разрозненный подход контрагентов к формированию КП не позволяет заказчикам эффективно снижать заявленную стоимость. Для получения лучшей цены необходимо понимание, из чего она складывается, каковы ключевые факторы экономии. Портал помогает применять единый формат предоставления коммерческих предложений с нужной степенью детализации по видам работ и поставкам. При этом все согласования ведутся внутри единого интерфейса, что исключает риск потери данных.
Планирование от и до
Зачастую получение результата, не соответствующего ожиданиями по цене, срокам и качеству — это проблема плохого планирования и прогнозирования. Портал позволит поставщику или подрядчику обозначить свои задачи на протяжении всего срока проекта. Прогноз актуализируется каждый раз при сдаче очередного этапа работ, оказании части услуг или поставке товаров. Заказчик понимает, каких результатов и расходов ожидать через месяц, квартал и год, как планировать собственную операционную деятельность. При этом дополнительные соглашения, замены, повторное согласование цен — все это учитывается на портале с привязкой к основному договору.
Документооборот в электронном виде
Портал закрывает потребность в автоматической подготовке пакетов документов: коммерческих предложений, договоров, актов. Согласования происходят в электронном виде и могут быть частично вынесены в СЭД организации через интеграционные модули. Это ускоряет процессы, снижает трудозатраты сотрудников, избавляет стороны от необходимости обмениваться кипами документов. Например, существенную экономию времени и трудозатрат показывает автоматизация актирования в сфере строительства, когда подготовка и подписание унифицированных документов КС-2, КС-3, КС-6а полностью оцифрована и централизована на портале.
Постепенное внедрение
Чтобы портал заработал максимально эффективно с учетом потребностей конкретной организации, важно такое его качество, как модульность. Оно позволит в зависимости от степени цифровизации собственных бизнес-практик либо автоматизировать выборочные процессы, например регистрацию и проведение конкурсов, формирование коммерческих предложений и договоров, выполнение обязательств, либо весь комплекс работ с контрагентами, перечисленный выше. Таким образом, модульный принцип дает возможность начать внедрение портала с «болевого» места и постепенно наращивать уровень автоматизации.
Опытная ИТ-компания поможет бизнесу определиться с оптимальным вариантом внедрения. В том числе разработчик предоставит заказчику выбор между стандартизированным порталом с функциональностью, основанной на лучших практиках отрасли, и индивидуально разработанным решением для автоматизации уникальных процессов работы с контрагентами.
