Изменения неизбежны. Они также сопряжены с трудностями. Опрошенные порталом InformationWeek эксперты рассказывают о том, как управляемый подход к изменениям в ИТ может сделать их менее болезненными.

Управление ИТ-изменениями — это метод, используемый все большим числом организаций для коммуникации и проведения бизнес- и технологических изменений. Этот процесс предлагает структурированный подход к управлению людьми и процессами на протяжении всех организационных изменений.

Хилари Ли, руководитель по работе с людьми и изменениям компании Centric Consulting, считает управление ИТ-изменениями способом успешного внедрения технологий. «Способствуя фактическое внедрение новой технологии, компании могут быстро продемонстрировать окупаемость своих инвестиций, — говорит она. — Это конечная цель для любого специалиста по изменениям в технологическом пространстве».

Управление изменениями часто упускается из виду или недооценивается, что приводит к провалу инициатив. По словам Ким Штрумвассер, руководителя отдела стратегии и консультирования клиентов компании BUILT, предоставляющей технологии организациям, занимающимся недвижимостью и строительством, крайне важно признать важность управления изменениями и с самого начала интегрировать его в весь жизненный цикл проекта. «Игнорирование управления изменениями может привести к дорогостоящим неудачам и провалам проектов», — отмечает она.

Достижение окупаемости инвестиций

Управление изменениями дает организациям возможность достичь ожидаемой рентабельности инвестиций, наладить взаимодействие с затронутыми сотрудниками и свести к минимуму перебои в работе. «Управление изменениями демонстрирует разницу между успехом и неудачей, — говорит Бет Томас, партнер консалтинговой компании ISG. — Оно обеспечивает эффективный процесс, который позволяет бизнесу и его сотрудникам перейти на новые технологии и обеспечить готовность к ним бизнеса».

По словам Ли, организации хотят, чтобы ценности для их бизнеса были реализованы — просто и ясно. Однако технология — это только часть уравнения. «Способность людей понимать и использовать эту технологию — ключ к успеху, — отмечает она. — Когда люди чувствуют, что им предоставлены возможности, знания и поддержка в процессе технологической трансформации — посредством целенаправленных коммуникаций, обучения и коучинга, — выгоды от инвестиций проявляются гораздо быстрее».

С чего начать

По словам Штрумвассер, определение конечной цели и обеспечение согласованности действий всех заинтересованных сторон и групп пользователей — лучший способ начать любую инициативу по управлению изменениями в ИТ. «Это предполагает согласование конечной цели, эффективное информирование о желаемых результатах и получение поддержки со стороны команды и всех заинтересованных групп пользователей, — объясняет она. — Это обеспечивает единое видение и приверженность процессу изменений с самого начала».

Ли отмечает, что управление изменениями требует глубокого проникновения в суть, понимания проблем затронутых людей и выработки практических и действенных подходов к удовлетворению их потребностей. «Заблаговременная оценка готовности к изменениям и их влияния — это большое подспорье для внедрения технологий, — говорит она. — Такая оценка помогает проектным группам заранее увидеть, что может стать препятствием для успешного внедрения».

Правильное планирование

При планировании проекта важно привлечь лидеров и влиятельных лиц со всей организации. «Речь идет о спонсорах, которые могут принимать решения, преодолевать барьеры и перераспределять ресурсы, а также о владельцах бизнеса, которые получат выгоду от решения и имеют свою точку зрения на то, как оно должно работать», — поясняет Ли.

Представители всех затронутых групп пользователей также должны участвовать в планировании, говорит Штрумвассер. «Лучше сделать ставку на включение, чем на исключение потенциально затрагиваемой группы», — советует она. С другой стороны, слишком большое количество людей может затормозить прогресс. «По эмпирическому правилу, в каждой группе пользователей должно быть не менее одного-двух человек, вовлеченных в процесс от разработки идеи до выполнения программы», — отмечает Штрумвассер.

Один размер определенно не подходит для всех, утверждает Ли: «Одна из причин, по которой специалисты по изменениям любят свою работу, заключается в том, что от проекта к проекту перед ними не стоит одна и та же задача. У каждой организации своя культура, которая определяет, как люди работают вместе, принимают решения и занимаются повседневной деятельностью. Хотя, безусловно, существуют лучшие практики, вы не добьетесь успеха, если будете применять к внедрению технологий подход, основанный на „заготовках“».

Избежать неудачи

По словам Томас, 70% попыток трансформационных изменений терпят неудачу. Основными причинами являются лидеры, не подготовленные к проведению изменений, сопротивление сотрудников и недостаточная общая готовность. «Если у вас нет стратегии изменений и плана их осуществления, ваши преобразования окажутся в числе этих 70%, а окупаемость инвестиций не будет достигнута», — предупреждает она. Кроме того, могут будут допущены дорогостоящие ошибки, включая низкую вовлеченность сотрудников, текучесть кадров, падение производительности и плохое первое впечатление, от которого будет трудно оправиться.

Ли говорит, что также важно оценить текущий уровень загруженности персонала и руководящего звена, чтобы определить, с какими еще изменениями они могут столкнуться в данный момент. От этого зависит, какая тактика внедрения технологий будет иметь смысл. Например, запланированная инициатива может быть отложена до более спокойного и менее напряженного времени.

Заключительные размышления

Организации не меняются, меняются люди, говорит Ли. «Люди сложны и приспосабливаются к переменам по-разному», — отмечает она. Ли считает, что управление изменениями помогает людям поверить, что они могут научиться чему-то новому, стать более продуктивными и приносить бóльшую пользу своим командам и бизнесу. «Видеть эту искру, когда кто-то развивает новый навык и испытывает чувство выполненного долга, — вот что заставляет нас делать то, что мы делаем как практики перемен», — восклицает она.

Томас отмечает, что единственное, что остается неизменным, — это изменения. Управление изменениями помогает гарантировать рентабельность инвестиций при любом переходе, транзакции или трансформации. «Управление изменениями обеспечивает готовность бизнеса к изменениям и их принятие посредством коммуникации, обучения, управления заинтересованными сторонами, поддержки руководства и других мероприятий по подготовке к изменениям, — говорит она, — Это не просто приятное дополнение — это обязательное условие».