Хотя существование корпорации Hewlett-Packard немыслимо без принтеров, тем не менее она отказывается от распечаток в пользу архивации данных в корпоративной сети InfoNet
Невероятно, но факт - компания, внедряющая технологию intranet, рискует нанести ущерб своему имиджу. Именно в такой ситуации оказалась компания Hewlett-Packard (Пало-Альто шт. Калифорния). Как это случилось? Да очень просто. Эффективность, обеспечиваемая ее корпоративной сетью, получившей название InfoNet, позволила компании HP отказаться от хранения данных в виде распечаток. Это забавно, если учесть, что из 31 млрд. долл. прибыли за 1995 год значительную часть компания получила от продажи именно принтеров - своей всемирно известной серии LaserJet.
"Мы ни на минуту не сомневаемся в том, что печатать - замечательное занятие, но мы отказались от распечаток как формы архивного хранения и выводим на печать только необходимые документы", - сказал Боб Уолкер, главный менеджер по информационным технологиям и вице-президент компании.
Прообраз современной сети intranet появился в компании HP уже в 1989 году. Именно тогда была развернута сеть на основе протокола TCP/IP, обслуживающая 105 200 сотрудников в 120 странах. В те дни так называемая глобальная ЛВС выполняла функции механизма транспортировки проектной документации между техническими группами. С тех пор группа информационных технологий (ИТ) компании значительно усовершенствовала сервис, предоставив каждому сотруднику полное сетевое обслуживание. Все это стало основой intranet, официальное рождение которой относится к началу 90-х годов. Сейчас сеть обеспечивает передачу до двух терабайтов данных в месяц и является одной из крупнейших частных сетей в мире.
Первоочередная задача InfoNet состояла в том, чтобы сделать информацию, представляющую общий интерес, широко доступной. Примером использования сети на раннем этапе является методика оперативного составления технической документации, исключившая утомительный процесс трехстороннего согласования текущего состояния разработки с последними изменениями или инструкциями.
Высшее административное звено компании быстро осознало превосходство intranet как инструмента оперативного и архивного хранения документов, поэтому нерациональные системы бумажного документирования отошли на второй план. А через несколько месяцев компания, доходы которой напрямую зависели от спроса на ее печатающие устройства, сделала то, чего не смогла сделать остальная деловая Америка, - отказалась от бумажных архивов.
Бумажный след
Примерно в это же время Уолкер понял, что традиционные методы печати и пересылки оперативной документации уже потеряли всякий смысл. Он стал убеждаться, что модель "информационного пула" намного перспективнее.
Вот яркий пример: ежемесячный сводный справочник цен. Это издание, подготовленное в системе Lotus Notes, содержало информацию о ценовой политике и конкурентоспособности продукции, необходимую торговым представителям на местах, чтобы выдерживать натиск конкурентов. Однако печатное издание громоздко и неоперативно. Оно весило добрых три с половиной килограмма, высылалось раз в месяц и не всегда успевало к моменту, когда информация действительно была нужна. Это напоминало ежемесячное издание бесполезной энциклопедии.
Уолкер понял, что нужно сделать: централизованно собрать всю информацию в одном месте и в нужный момент, например перед изменением цен или для анализа после какого-либо экономически значимого события, дать торговым представителям возможность доступа к ней через InfoNet. Стремительный темп изменений означал бесполезность печати информации на бумаге и пересылки почтой. Intranet стала отличным инструментом, позволившим перейти от распространения информации к ее доступности.
Следует отметить интересный побочный эффект такого перехода: поток корпоративной электронной почты упал до полутора миллионов сообщений в день. Для 105 000 сотрудников корпорации с начала 90-х, когда Уолкер сделал свое открытие, поток E-mail-сообщений стал расти экспоненциально. В сети InfoNet сотрудники могут найти информацию практически по любой теме, тогда как раньше текущий запрос вызывал шквал сообщений электронной почты.
Единый подход
Появление intranet компании Hewlett-Packard явилось катализатором еще одной, образно говоря, счастливой революции. Широкомасштабная операция по инсталляции браузера фирмы Netscape Communications на 70 000 ПК привела компанию к новому уровню дисциплины в плане организационного руководства.
До выхода браузера Netscape в массы отдел ИТ ввел стандартную конфигурацию ПК, получившую название единой операционной среды (HP PC COE). Введение СОЕ представляло собой метод борьбы компании с чрезмерно высокими расходами на обслуживание ПК. Переместив администрирование с настольных ПК на ближайший сервер, специалисты ИТ получили возможность постоянного контроля над версиями.
"Мы уже забыли, как открывать коробки с дискетками и загружаться. Единая операционная среда создала атмосферу уверенности и независимости. Раньше мы не смели мечтать и о десятке ПК с единой конфигурацией, а теперь у нас 86 000 стандартных машин", - сказал Уолкер.
Преимущества единой операционной среды очевидны. Удельные затраты на обслуживание одного рабочего места значительно сократились, хотя Уолкер и не приводит точных цифр. К тому же администрирование настольных систем с сервера не только дешевле, но и проще и быстрее.
Отдел информационных технологий сейчас занимается подготовкой следующей версии СОЕ, что не всегда проходит гладко. После первого ошеломляющего успеха от стандартизации всех ПК компании надежды сотрудников резко возросли. "Отдел ИТ обеспечивает поддержку 86000 пользователей, каждый из которых надеется на безупречное обслуживание. Так что сотрудники отдела работают изо всех сил, чтобы запустить следующую версию", - заявил Уолкер.
Дополнительная выгода
По словам Уолкера, сеть InfoNet, помимо основных преимуществ, позволила также исключить некоторые "раздражающие" части системы. Например, система страховых пособий, для которой раньше использовался телефон, сейчас включена в intranet, поэтому любой сотрудник, внесший какое-либо изменение, сразу же получает подтверждение по E-mail, и ему уже не нужно проверять, действительно ли изменение было выполнено.
Сотрудники получили также возможность перечислять мелкие денежные суммы непосредственно на счета в банке - все это в онлайновом режиме и без всякого вмешательства контролера.
В дальнейшем Уолкер планирует встроить в intranet приложения для видеоконференций. "Мультимедиа будет играть важную роль в поиске нужной информации. Главное, чтобы информация оставалась в головах людей и активно использовалась в работе", - считает Уолкер.
Перспективное развитие, по мнению Уолкера, заключается в том, чтобы intranet помогала людям запоминать и перерабатывать информацию, которая может использоваться в работе, то есть превращать ее в знания.
"Сейчас в сети InfoNet доступно около миллиона документов. Производительность обработки информации не меняется от того, рассылается ли она сотрудникам или же поступает к ним по мере необходимости. Проблема состоит в том, чтобы дать именно то, что нужно, а не просто предоставить достаточный объем информации", - сказал Уолкер.
Иными словами, intranet хорошо согласуется с главными принципами Дэвида Паккарда: принимать решения на самом нижнем возможном уровне и стимулировать самостоятельную работу сотрудников. "Эта технология нам очень близка. Она позволяет еще более упростить обмен знаниями между нашими рабочими группами, находящимися во всех концах света".
ЛОРЕН ГИББОНС ПОЛ
________________________
С Лорен Гиббонс Пол можно связаться по адресу: lauren_paul@zd.com.
"Мы ни на минуту не сомневаемся в том, что печатать - замечательное занятие, но мы отказались от распечаток как формы архивного хранения и выводим на печать только необходимые документы"
Строим intranet
Компания Hewlett-Packard
Штаб-квартира: Пало-Альто, шт. Калифорния.
Число сотрудников: 105 200.
Цели intranet: Обеспечить общедоступность информации на основе более дешевого и эффективного метода, по сравнению с любыми другими, применявшимися ранее.
Как это происходило: Все началось в 1989 г. с необходимости пересылать техническую документацию между рабочими группами. Решая эту проблему, компания в конечном счете добилась создания универсальной информационной связи.
Число разработчиков: Сотни сотрудников, которые выполняли также другие работы.
Контроль и отчетность: Внутренний Webmaster и его группа имели страницу intranet, предназначенную для распространения лучших технических решений в разработке внутренних страниц, однако не было никакого административного контроля или вмешательства.
Любимые приложения: Справочник цен компании HP (особой популярностью пользуется при росте цен, как в последнее время); телефонный каталог сотрудников.
Текущее состояние: Сеть в эксплуатации.
Жить по средствам
Эффект снежного кома. Не имея целевого финансирования, инженеры HP начали использовать технологию intranet для передачи технических чертежей. Немедленно обнаружилось, что этот способ обходиться дешевле, чем существующая сеть на основе протокола X.25. После этого, по словам главного менеджера ИС Боба Уокера, руководство компании не уставало спрашивать, утвержден ли план по расширению intranet.
