Главный результат автоматизации - люди начали думать

Главный результат автоматизации  -  люди начали думать

ПРОЕКТЫ

Новокосино  -  один из крупнейших новых районов столицы  -  начинается сразу за кольцевой дорогой. проживает здесь более 100 тысяч человек. Как и в других районах Москвы, здесь выстроились ряды палаток и торговых павильончиков, но главенствующую роль играет, разумеется, универсам “Новокосинский”. Построенный в середине 80-х годов и одно время процветавший, к середине 90-х универсам утратил свои позиции  -  видимо, его коллектив не смог сразу найти своего места в рыночных отношениях.

Однако универсаму повезло: поменялся состав учредителей этого акционерного общества, к руководству пришли молодые и инициативные люди, которые энергично и грамотно взялись за дело. Всего за полтора года универсам преобразился: в нем появилось новое торговое оборудование, увеличился штат сотрудников; стеллажи, витрины и холодильные прилавки теперь ломятся от обилия товаров, привлекая к себе как красочностью оформления, так и разнообразием ассортимента и разумностью цен; сегодня в его ассортименте около 4000 наименований продуктов.

За полтора года с момента прихода нового руководства оборот универсама увеличился в 5 раз

Организационные и финансовые усилия новой команды, взявшейся за возрождение универсама, не ограничились покупкой новых прилавков и холодильников и дельной постановкой снабжения, они пошли дальше  -  решено было автоматизировать учет и все возможные аспекты деятельности магазина. Это диктовала не мода на компьютеры, а суровая жизненная необходимость  -  учет и управление таким хозяйством “вручную” становились делом непосильным.

Какие проблемы пришлось решать на тернистом пути автоматизации? О чем мечтали и что в действительности получилось? Эти и другие вопросы мы обсуждали с генеральным директором Торгового дома “Новокосинский” Александром Тереховым и членом Совета директоров Алексеем Кирдяшовым.

ЧТО БЫЛО РАНЬШЕ?

Александр Терехов: Вначале было запустение, но нам полтора года назад удалось наладить связи с поставщиками и справиться с первыми денежными затруднениями. Вслед за ними появились другие проблемы  -  организационного, управленческого характера. Например, в день приходит более 50 машин с товаром, их надо не только разгрузить, но и быстро оформить накладные, передать данные в бухгалтерию, сделать наценку на товар, оформить ценники, передать часть на склад, часть  -  в торговый зал или на расфасовку, сверить поставку товара. Все это занимало страшно много времени, скапливались очереди из машин, водители нервничали, т. е. все было допотопно и беспорядочно. Когда же мы хотели узнать, как расходится товар, сколько его продано и за какой срок, то добыть какие-то достоверные цифры оказывалось очень сложно. Тогда и появилась идея автоматизации.

PC Week: Не думали ли вы о привлечении консалтинговых фирм для реорганизации бизнес-процессов?

Алексей Кирдяшов: Нет, мы в этом не нуждались. Александр Сергеевич  -  профессионал в торговом бизнесе, у меня  -  техническое образование. Нашего совместного потенциала вполне хватило на то, чтобы “прорисовать” принципиальную схему торгового процесса, выделить основные потоки движения товаров и денежных средств. Под эту схему мы заказали локальную сеть, купили компьютеры. А потом, когда стали искать подходящую программу, остановили свой выбор на фирме “Парус”, и ряд вопросов (частичное перераспределение функций на некоторых рабочих местах, адаптация ПО под наши особенности) решали уже вместе с ними. Сотрудничество оказалось очень плодотворным. Мой совет тем директорам, которые еще не сформировали собственного ясного представления об автоматизации, но понимают, что она нужна,  -  доверьтесь профессионалам. У них достаточно опыта, чтобы сделать нормальный проект. Однако не нужно думать, что стоит только поставить компьютеры, как деньги потекут рекой. Нет, компьютеры лишь помогут получить информацию, а анализировать ее и принимать решения все равно будет человек.

МЫ ВЫБИРАЕМ, НАС ВЫБИРАЮТ... КАК СДЕЛАТЬ, ЧТОБЫ ЭТО СОВПАДАЛО?

PC Week: Почему вы выбрали именно “Парус”?

А. Т.: Решающее слово было за нашим главным бухгалтером  -  она оценивала удобство и качество программы, и ей понравился именно “Парус”. Он произвел на нее впечатление еще и тем, что в этой программе нет разрыва между движением товарных потоков и бухгалтерским учетом. Нам же, руководителям, “Парус” подошел своей гибкостью и возможностями автоматизации склада и коммерческого отдела. Хотя сам “Парус” не поставляет кассовое ПО и кассы, зато у него есть договор о сотрудничестве с фирмой “Сервис-Плюс”, которая как раз этим и занимается, и этот договор предусматривает стыковку и совместную работу систем, что было очень важно для нас.

Кроме того, ряд фирм предлагали только саму программу, а “Парус” взял на себя и внедрение, и обучение, и дальнейшую поддержку  -  “горячую линию”, сопровождение, ремонт и пр.

PC Week: Какие проблемы учета и управления вы рассчитывали решить с помощью автоматизации?

А. Т.: Если при обычной работе, без компьютера, мы пользуемся преимущественно суммовым учетом (по количеству денег), то система, помимо этого, может легко реализовать буквально поштучный учет товара, партионный учет, учет движения тех или иных продуктов. Гораздо легче отследить взаимоотношения с поставщиками (оплату счетов, приход товара и пр.). Хотелось научиться рассчитывать, как быстро будет оборачиваться товар, понять, выгодно ли брать тот или иной товар с сопутствующими ему условиями оплаты,  -  ведь на многое сейчас требуется 100%-ная предоплата. Некоторые поставщики дают отсрочку на 3 - 5 - 10 банковских дней. Поэтому интересно просчитать, сколько товара уйдет за время этой отсрочки, выгодно ли это? А иногда сам поставщик интересуется, как расходится его товар. Вручную, согласитесь, произвести такие расчеты  -  большая проблема!

ЧТО ПОЛУЧИЛОСЬ

PC Week: Сколько времени потребовалось вашей компании на подготовку и реализацию проекта?

А. Т.: Довольно много. Около трех месяцев  -  на предварительные переговоры, подписание контракта. Столько же  -  на само внедрение, адаптацию системы и обучение персонала. Сейчас первый этап проекта завершен, автоматизированы поступление товара, склад, бухгалтерия и коммерческий отдел. Создана единая база данных, с которой работают все эти подразделения.

PC Week: Что дала автоматизация на конкретных участках?

А. Т.: Гораздо быстрее идет приемка товара: накладная тут же, рядом с “дебаркадером”, вводится в компьютер, производится наценка на товар (все эти сведения поступают в общую базу данных), делается распечатка о наценке и ценники, тут же стоит поддон или контейнер  -  и “материальщики” (материально ответственные лица) могут отвозить товар в торговый зал.

PC Week: То есть торговля у вас идет, что называется, с колес?

А. Т.: Да, но в зависимости от объема: необходимое количество товара забирается в зал, а остаток идет на склад. Это намного быстрее по сравнению с тем, что было. Однако будет еще лучше, когда мы завершим процесс автоматизации, замкнем цикл. Сейчас на очереди второй этап  -  автоматизация торгового зала: мы предполагаем закупить восемь кассовых аппаратов у фирмы “Сервис-Плюс” и связать их с уже имеющейся системой.

PC Week: Дорого ли вам обошелся проект автоматизации? Не был ли Совет директоров против этих затрат?

А. Т.: Видите ли, по сравнению с ремонтом и заменой торгового оборудования затраты на автоматизацию просто мизерны. Поэтому Совет директоров ничего не имел против.

PC Week: Какие проблемы возникали у вас в процессе внедрения?

А. Т.: Честно говоря, с фирмой “Парус” проблем практически не было; так, мелкие, решавшиеся в рабочем порядке. Появлялись иногда проблемы с обучением персонала, ведь некоторые сотрудники у нас в возрасте. Но хочу отметить, что ни один человек в результате автоматизации не уволен.

ЧТО ВПЕРЕДИ И В ЧЕМ ВЫИГРЫШ?

А. К.: Мы считаем, что в деньгах у нас будет заметный выигрыш тогда, когда мы завершим, замкнем процесс. Поставим кассы и будем знать движение каждой спички: вот мы ее заказали у поставщика, она к нам поступила  -  сначала на склад, потом на фасовку; директор знает, что через 15 минут она попадет в торговый зал на такое-то место; потом подходит покупатель, через 5-ю кассу пробивает чек; из кассы сведения попадают в бухгалтерию, и мы уже знаем, что эта спичка принесла магазину вот такую прибыль. Однако даже на первом этапе в процессе автоматизации оборот немного возрос. Это связано с тем, что стало возможно гораздо легче и глубже анализировать информацию. (Кстати, за полтора года нашей работы оборот универсама увеличился в 5 раз и сейчас составляет 5 млрд. руб. в месяц.)

Но главное, в чем мы выиграли, так это в том, что люди на своих рабочих местах начали думать. Позвонить и заказать товар  -  не проблема, найти его  -  тоже. Главное  -  решить, нужен ли этот товар здесь, а если да, то в каком количестве и когда. Оценивая с помощью программных средств динамику движения товаров, анализируя ее, можно эту проблему решить.

Одним словом, коллектив универсама “Новокосинский” упорно идет по пути автоматизации, при этом хорошо осознавая, что оная  -  не самоцель, а лишь средство для постановки хорошего учета и принятия грамотных управленческих решений. А что скажет партнер универсама по этой трудной задаче  -  корпорация “Парус”? Какие проблемы приходится решать ей? Рассказывает руководитель проекта автоматизации универсама Алексей Павлов.

Александр Терехов (справа) и Алексей Кирдяшов размышляют над следующим этапом - автоматизацией торгового зала

-  У нас довольно значительный опыт подобных работ, и мы умеем решать возникающие при этом проблемы. Основные из них связаны в первую очередь с позицией руководства предприятия. Там, где чувствуется заинтересованность администрации, проект, как правило, не встречает затруднений. Мы настаиваем на том, чтобы автоматизация и участие в ней сотрудников регламентировались приказом руководителя предприятия,  -  тогда можно избежать непонимания ситуации со стороны персонала. Например, в универсаме “Новокосинский” у нас возникли трудности во время обучения  -  в какой-то момент некоторые сотрудники начали просто пропускать занятия. Обучение стало срываться. Помог директор Александр Терехов. Он собрал коллектив и очень недвусмысленно объяснил, что за обучение заплачены деньги, и немалые, и тот, кто не захочет обучаться, будет возмещать соответствующую сумму из своего кармана. После этого проблем с посещаемостью и усердием не было.

Следующая группа проблем связана с тем, насколько хорошо руководство представляет, что оно хочет получить в результате. В “Новокосинском” ситуация была близка к идеальной: еще до встречи с нами руководители универсама хорошо продумали стратегию и тактику автоматизации, схему своих бизнес-процессов, что существенно облегчило внедрение информационной системы.

Кроме того, разрабатывая такие проекты, мы всегда стараемся найти гибкие организационные и финансовые схемы работы с заказчиком. В универсаме “Новокосинский” этапы проекта были перераспределены таким образом, чтобы к окончанию ремонта торгового зала все остальные автоматизированные участки предприятия устойчиво работали.

При выполнении комплексных проектов мы отдельно разрабатываем план технического перевооружения предприятия, особенно если у заказчика есть какая-то своя техника. В данном случае мы знали, что в универсаме уже есть локальная сеть (обычно “Парус” берет на себя также проектирование и монтаж ЛВС), однако должны были убедиться (и убедились), что она имеет необходимые параметры. Правда, при подключении кассового оборудования нагрузка на сеть возрастет, но я думаю, если здесь и возникнут проблемы, мы их успешно решим с помощью нашего Технического центра.

И еще одна проблема может появиться, когда проект будет завершен и торговый зал подключится к системе. Сейчас за работой имеющейся сети и системы в целом в универсаме наблюдает внештатный сотрудник, который появляется не каждый день. Однако, внедряя подобные крупные проекты, мы обычно рекомендуем выделять специального сетевого администратора, который будет заниматься именно поддержкой функционирования системы (его обучение входит в стоимость проекта). Администрация универсама решила пока не выделять постоянного сотрудника для этой цели. Но дело может осложниться, когда войдет в строй вся система в целом, вместе с кассами: если произойдет сбой в работе системы именно в торговом зале, то не будет времени дожидаться прихода кого бы то ни было  -  ведь у касс ждут люди. В этом случае необходим специалист, который постоянно находится на работе. Но пока у нас еще есть время, чтобы решить и эту проблему.

Татьяна Богатова