В название этой статьи вынесен второй по значимости вопрос, который должны разрешить разработчики программного обеспечения, после того как ответят на первый: в какой именно области предполагается получить вышеупомянутую эффективность. Многие программистские фирмы, в том числе и отечественные, задались целью автоматизировать офисный документооборот. И вот список программ, выполняющих эту задачу, вслед за известными читателям PC Week “Делами в порядке” и “Евфратом” пополняется новой разработкой. Это “Эффект Офис” компании “Гарант Интернэшнл” (Санкт-Петербург).
С помощью меню "Документ" и специальной панели инструментов "Эффект Офис" интегрируется с MS Word, где становятся доступны основные действия с документами из библиотеки. В "Эффект Офисе" редактируемый документ отмечается красной галочкой, как взятый из библиотеки.
Первая половина названия компании, несомненно, должна вызывать у российских пользователей некоторые ассоциации, и они не ошибутся, предположив существование связи между фирмами “Гарант Интернэшнл” и “Гарант”. “Гарант Интернэшнл” является генеральным представителем фирмы “Гарант” по Северо-Западному региону и в этом качестве занимается распространением информационно-правовых систем, а также ведет и самостоятельные разработки. Основная из них - “Эффект Офис”. Последняя версия этой системы - 1.3 - была выпущена в начале 1997 г.
Хочу сказать, что “Эффект Офис” существует в двух вариантах - локальном и сетевом, однако и тот и другой используют архитектуру “клиент-сервер”, только в последнем случае оба компонента расположены на одном компьютере.
Принцип работы программы следующий. Все документы хранятся в так называемой библиотеке или хранилище (по умолчанию это подкаталог TEXT в каталоге, где расположен сервер) в виде древовидной структуры. Ветви верхнего уровня называются разделами и создаются администратором системы. Ветви других уровней могут создаваться пользователями, зарегистрированными в “Эффект Офис”, и называются рубриками. Каждый пользователь имеет определяемые администратором права доступа к разделам. Раздел может быть доступен для редактирования, только для просмотра или полностью скрыт от пользователя. Кроме общих разделов каждый пользователь имеет личный раздел, видимый только для него.
Все документы снабжены карточками с различными атрибутами. Карточки централизованно хранятся в картотеке - файле offex.gdb в подкаталоге DATA каталога, где расположен сервер. Атрибуты делятся на основные (название длиной до 1000 символов, время создания и последнего изменения, номер, тип, вид, примечание и автор), пользовательские (до 32 атрибутов, включающих выбранные пользователем названия и списки возможных значений) и служебные (приложение для редактирования документа, срок хранения и число хранимых версий). “Эффект Офис” позволяет хранить до 99 последних версий документа, которые могут быть вызваны на просмотр и сохранены в виде нового документа. Для любого документа можно создать в другой рубрике псевдокопию, представляющую собой простую ссылку на исходный документ, так что в библиотеке фактически хранится и редактируется только один экземпляр, однако можно сделать и полноценный дубликат.
Одновременно с документом может работать только один пользователь, в терминах “Эффект Офис” он берет документ из библиотеки. Для других пользователей документ блокируется от редактирования до тех пор, пока не будет возвращен в библиотеку специальной командой. Следует отметить, что при удалении документа из библиотеки удаляются лишь все его версии кроме последней, которая переносится в архив и может быть затем восстановлена администратором или пользователем, создавшим документ.
Документ редактируется приложением, которое связано с соответствующим форматом файлов и “подключено” к “Эффект Офису” во время установки последнего или позднее. “Эффект Офис” достаточно тесно интегрирован с приложениями MS Office (MS Word, MS Excel и MS Project), их “подключение” автоматизировано и подразумевает настройку интерфейса (внедрение панели инструментов, видоизменение меню), облегчающую работу с “Эффект Офисом”. Что касается других приложений, то для их подключения необходимо вручную указать файл программы и, как говорится в описании, “нет гарантии, что работа произвольно выбранного приложения из системы будет корректной”.
Документы приложений MS Office могут создаваться с помощью DDE из “Эффект Офиса”, для других программ необходимо задавать шаблон документа. Кроме того, в библиотеку могут вноситься уже имеющиеся файлы (по одному или сразу группой в соответствии с размещением в каталогах на диске). Все документы хранятся непосредственно в библиотеке, т. е. при подключении внешнего файла тот остается на диске и никак не связан с “Эффект Офисом”, а в библиотеку заносится его копия. Кстати говоря, существует обратная операция по сохранению документа из библиотеки в виде отдельного файла, не привязанного к системе “Эффект Офис”. Интересно, что документы хранятся в сжатом виде, поэтому, если на компьютере не используется уплотнение с помощью программ DoubleSpace или DriveSpace, пользователи смогут сэкономить место на диске.
В версии 1.3 появилась новая возможность экспортировать (выносить) и импортировать (вносить) документы из одной библиотеки “Эффект Офис” в другую, минуя стадию создания внешних файлов и поэтому с сохранением всех атрибутов из картотеки. Правда, если вносить их можно группой, то выносить - только по одному. Также в версии 1.3 введена возможность кроме основной использовать несколько поименованных дополнительных библиотек, расположенных в произвольном месте на диске, в том числе и на удаленной машине. Для работы под Windows NT версий 3.51 и выше в “Эффект Офис” включен “Планировщик”, представляющий собой интерфейсное расширение команды “at” и позволяющий с ее помощью запускать программы.
Разумеется, в “Эффект Офисе” существует возможность искать в библиотеке документы, удовлетворяющие по своим атрибутам некоторым условиям, и затем сохранять результаты запроса, редактировать и просматривать найденные документы.
Взятые из библиотеки документы попадают в так называемый рабочий портфель. Там же, кстати, содержится информация о входящих и исходящих сообщениях и заданиях.
Задание и сообщение - это еще две парадигмы, отражающие суть работы “Эффект Офиса”. Пользователи могут посылать друг другу сообщения, в которых, как обычно, формулируется тема, собственно текст сообщения и еще некоторые параметры. К сообщению могут подключаться документы. Задание представляет собой сообщение, требующее ответа, однако система, к сожалению, никак не сигнализирует о просрочке выполнения задания и тем самым снижает действенность собственно задания. Кроме того, применяемая в “Эффект Офисе” модель задания допускает существование лишь одного исполнителя и одного получателя результатов.
Подытоживая, можно сказать, что принципы функционирования “Эффект Офиса” перекликаются с подходами аналогичных отечественных и зарубежных программ.
В программе администрирования создаются раздели библиотеки и регистрируются пользователи; в панели задач виден сервер "Эффект офис"
Эксплуатация “Эффект Офиса” вместе с приложениями MS Office достаточно эффективна, однако сама система имеет, к сожалению, некоторые особенности, снижающие удобство работы. Например, нельзя переносить и копировать рубрики целиком, эти операции выполняются только над отдельными документами. Нельзя делать копию документа в пределах одной рубрики. При поиске нельзя задавать строковый шаблон.
Некоторые недостатки являются следствием малой универсальности системы при интеграции с другими приложениями. Так, если приложение не относится к числу приложений MS Office, то в заголовке окна при редактировании документа отражается его внутреннее название (например, B07AF$$$.PDF), мало информативное для пользователя. Кроме того, наличие отдельных версий документа не всегда дает наглядное представление о том, кто какие изменения вносил, и затрудняет контекстное сравнение версий. Идеалом здесь можно считать подход, примененный в редакторе Word, где исправления и примечания сохраняются вместе с документом, но его, очевидно, весьма трудно воплотить в масштабах системы, работающей с любыми приложениями.
Кое-где ощущается нелогичность в организации интерфейса, например, создание рубрики внесено в меню “Раздел”, а удаление - в меню “Документ”. Также следует отметить, что “Эффект Офис” - это 16-разрядное приложение, вследствие чего из него недоступны длинные имена Windows 95 и более новых операционных систем, правда, внутри библиотек это уже не играет никакой роли.
В целом “Эффект Офис” оставляет благоприятное впечатление и может стать базовой программой автоматизации коллективного делопроизводства на малых и средних предприятиях.
На этом я бы завершил разговор об эффективности системы и плавно перевел его в плоскость эффектности. В соответствии со своим несколько каламбурным названием “Эффект Офис” предоставляет некоторые возможности, на мой взгляд, рассчитанные в большей степени на эффект, нежели на эффективность. Сюда относится метафора графической схемы предприятия, реализованная в программе-администраторе “Эффект Офиса”. Предполагается, что администратор системы должен нарисовать иерархию должностных взаимоотношений на предприятии, используя “вертикальные” и “горизонтальные” связи между пользователями, но структура этих связей никак не отражается на логике работы системы и полностью игнорируется в дальнейшем, так что подчиненный может, например, направить задание своему руководителю. Схему предполагается использовать в будущих версиях программы для маршрутизации сообщений и заданий.
Кроме того, в состав системы входит отдельное приложение “Эффект Графика” с довольно скромным набором средств работы с изображениями и обеспечивающее подключение к системе специальной версии “Fine Reader” (реализованной на библиотеках фирмы “Бит”), которая может поставляться вместе с дистрибутивом. Учитывая, что “Fine Reader” сам обладает наиболее важными возможностями “Эффект Графики” и распознанный текст все равно заносится в библиотеку не напрямую, а через подключение внешнего файла или через буфер обмена, существование “Эффект Графики” оправдывается, по-видимому, только необходимостью сохранять изображения во внутреннем формате “Эффект Офиса” в целях повышения конфиденциальности.
Пока “Эффект Офис” распространяется компанией “Гарант Интернэшнл” и поэтому доступен исключительно в Северо-Западном регионе. По словам руководителя проекта “Эффект Офис” Кирилла Зеленского, вопрос о продвижении программы в других регионах России, и в том числе в Москве, пока находится на стадии рассмотрения.
Локальная версия на трех пользователей стоит 400 тыс. руб. без НДС, сетевая, в зависимости от числа пользователей, 1 млн. 600 тыс. руб. на 5 человек, 3 млн. 200 тыс. руб. - на 20, и далее цена удваивается через каждые 20 дополнительных лицензий. Максимальное число пользователей - 100.
В дистрибутив входит всего одна дискета и ряд описаний. До регистрации программа работает в демонстрационном режиме, при этом в ней доступно создание только трех пользователей.
Технические требования достаточно скромные: компьютер на базе процессора 80386 или выше, минимум 8 Мб ОЗУ, операционная система Window for Workgroups, Windows 95 или Windows NT.
С компанией “Гарант Интернэшнл” можно связаться по телефону: (812) 325-6322; E-mail: garant@icc.spb.ru.
Станислав Короткий
