ВЗГЛЯД ИЗНУТРИ
За удовольствие надо платить - эта мысль не нова. Вот, например, автомобиль - прекрасное средство передвижения. Но за это приходится расплачиваться загрязнением атмосферы, автокатастрофами и риском угона. Телефон позволяет нам разговаривать с кем угодно в любое время, независимо от расстояний. Отрицательная сторона этого состоит в том, что телефон может зазвонить и действительно звонит в любое время, в том числе и среди ночи (ошиблись номером) или, что еще хуже, во время важного ужина.
То же можно сказать и об электронной почте, которая имеет массу преимуществ. С ее помощью вы можете, находясь в любом месте, связаться с нужными вам людьми за мизерную плату, присоединив к посланию фото, график или что-нибудь еще с легкостью, о которой вы не могли и мечтать, пользуясь услугами обычной почты. Недостаток же электронной почты состоит в том, что этой хорошей вещи слишком много. Если вы получаете 50 или более сообщений в день, то вы поймете, о чем я говорю. Среди этих писем бывают важные послания. Но даже на самые тривиальные письма часто приходится отвечать, чтобы не нарушить протокол компании или не обидеть авторов невниманием. Бесконечные копии и прикрепленные данные засоряют канал сети, а также диски серверов и настольных ПК.
Электронная почта, повышая эффективность выполнения одних задач, мешает выполнению других до такой степени, что всякое повышение производительности превращается лишь в компенсацию общих убытков. Как сократить расходы на электронную почту и при этом получить от нее выигрыш в продуктивности?
Во время дискуссии на недавней выставке Networks Expo в Бостоне президент The Yankee Group Говард Андерсон предложил ввести оплату за сообщения. “Не нужно скрывать от людей экономические реалии”, - считает он. А бывший главный менеджер по информатизации фирмы Fidelity Investments Альберт Айелло заявил, что он предпочитает справляться с нагрузкой электронной почты благодаря изменению инфраструктуры, а не выставлять счет за каждое письмо, что привело бы, как он выразился, к кошмарной необходимости учета всех сообщений. В этом есть свой резон. Иначе компаниям для контроля за электронной почтой придется создавать моральный эквивалент IRS. Разве это можно считать усовершенствованием?
Нужно заметить, что представители Microsoft, с которыми я недавно разговаривал, сообщили, что Microsoft Exchange позволяет вести такие платежные счета, однако они не знают ни одной компании, которая использовала бы систему таким образом.
Электронная почта изменила методы работы компаний и методы управления ими. Энди Гроув в своей недавно опубликованной книге “Only the Paranoid Survive” пишет, что тратит на электронную почту по два часа в день и сумел превратить ее в конструктивный инструмент управления. Он руководитель одной из самых крупных компьютерных фирм во всем мире, и его Intel процветает. Всем известно, что и Билл Гейтс, самый богатый человек в мире, большой любитель электронной почты.
Тем не менее наблюдаемая тенденция, без сомнения, носит зловещий характер. Многие люди зарабатывают в час от $20 до $50, сидя за печатными машинками в виде компьютеров стоимостью от $4000 до $13 000, и, барабаня по клавиатуре, выдают гигабайты за гигабайтами.
Есть несколько шагов, которые вам стоит предпринять, если вы еще этого не сделали. Уже сейчас большинство пакетов для электронной почты имеют функции фильтрации сообщений по отправителю или по тематике. Их нужно активно использовать. Знают ли ваши конечные пользователи о существовании таких функций? Есть ли у вас администраторы, которые настраивают такие фильтры на серверах и следят за их готовностью?
Еще один способ уменьшить трафик - разделять приходящие сообщения по дискуссионным группам, размещенным вне основной системы электронной почты, которая будет лишь направлять пользователя к соответствующей дискуссионной группе, а не принимать все сообщения.
Однако, хотите вы экспериментировать со схемами платной электронной почты или нет, единственный способ добиться контроля над ней - серьезно заняться фильтрами. Конечно, и за это благо придется расплачиваться - вам надо будет создавать более иерархичную, менее горизонтальную инфраструктуру. Возможно, есть еще какой-нибудь способ обуздать E-mail, но я его, к сожалению, не знаю.
Стэн Гибсон
Отклики на эту статью не будут считаться помехой, я жду их от вас по адресу: stan_gibson@zd.com.
Недостаток такой хорошей вещи, как электронная почта, в том, что ее слишком много
