Совершенствование деятельности предприятий превратилось в последнее время в насущную потребность. Кто должен осуществлять проект реорганизации? Практика показала, что эффективнее всего пригласить российскую консалтинговую компанию, имеющую опыт проведения подобных работ, грамотных специалистов и апробированные методики. Консультационные услуги принято делить на две группы (см. рис. 1): бизнес-консалтинг и консалтинг в области информационных технологий (ИТ-консалтинг). В чем же разница между этими группами?
Элементы совершенствования деятельности предприятия
Бизнес-консалтинг - это вид интеллектуальной деятельности, анализ работы, обоснование перспектив развития и использование научно-технических, организационно-экономических и методических инноваций на предприятии.
Применение case-средств при реорганизации технологии работы предприятия
Полученные результаты при выполнении бизнес-консалтинга позволяют, с одной стороны, до внедрения средств автоматизации грамотно и эффективно осуществить реорганизацию деятельности предприятия и, следовательно, обеспечить рациональную работу его структурных подразделений, с другой - получить необходимые и достаточные исходные данные для проведения консалтинга в области внедрения информационных технологий, так называемый ИТ-консалтинг. Для этого необходимо использовать большое количество взаимосвязанной информации, относящейся к разным этапам проектирования и отражающей различные аспекты деятельности предприятия. Высокий уровень сложности задач не позволяет ограничиться хранением информации в головах аналитиков и в разрозненных документах и заставляет обратиться к формализованным методам проектирования и средствам автоматизации выполнения проектов, т. е. к CASE-средствам.
Применение case-средств при перестройке организационной структуры предприятия
CASE-средства (Computer-Aided Software/Systems Engineering) - это комплекс средств автоматизации анализа, проектирования, разработки и сопровождения сложных систем, к которым можно отнести многие предприятия.
Исходные данные для формирования требований к средствам автоматизации
Использование CASE-средств открывает широкие возможности структуризации, моделирования и оценки различных аспектов в процессе выполнения проектов по реорганизации деятельности. В настоящее время на российском рынке появилось достаточно много программных инструментальных средств, с помощью которых можно строить функциональные, информационные, стоимостные и имитационные модели бизнес-процессов. Например, с помощью таких средств, как BPWin, ERWin, CASE-Аналитик, Designer/2000, ReThink, ABC FlowCharter, Oracle*Case, Visible Analyst Workbench, EasyCASE, Silverrun, Westmount I-CASE, PRO-IV, Design/IDEF, EasyABC, Design/CPN, S-Designоr, Select Yourdon и т. д., можно решить достаточно большой спектр задач совершенствования деятельности.
Реорганизация технологии работы предприятия
Реорганизация технологии работы предприятий подразумевает перестройку всего механизма планирования, производства и реализации продукции (услуг) и сводится к всестороннему анализу выполняемых функций со следующих точек зрения:
- необходимости и достаточности функций;
- исключения их дублирования и параллелизма;
- определения узких мест и проблемных вопросов декомпозиции функций;
- полноты представления и рационального распределения по уровням функций планирования, маркетинга, контроля и др.;
- определения затрат на выполнение конкретных функций;
- трудоемкости и сложности.
Решение вышеперечисленных вопросов является основополагающим при осуществлении проекта совершенствования деятельности предприятия. На них базируются реорганизация организационной структуры, совершенствование информационных потоков и документооборота, подготовка исходных данных для автоматизации.
Для решения задачи реорганизации технологии работы необходимо построить функциональную модель (рис. 2), включающую в себя декомпозицию функций до элементарных операций, информационное взаимодействие и управление процессом деятельности, а также необходимые ресурсы. Столь информативное представление модели возможно благодаря использованию CASE-средств (например, в нотации DFD-диаграмм, SADT/IDEF-технологии и др.).
Разработке рациональной технологии должен предшествовать глубокий анализ существующих технологий, построение их моделей типа “как есть”. Разобраться в сложной предметной области и слабо структурированных знаниях о ней позволяют CASE-средства, предоставляющие возможности декомпозиции, “дозированного” иерархического представления информации. Построение модели “как есть” с использованием CASE-средств вынуждает системного аналитика глубоко разобраться в моделируемом объекте, связать воедино разрозненные и неполные данные о нем. Требуя вертикальной и горизонтальной привязки функций к информационным потокам, CASE-средства играют роль “активизаторов”, заставляющих аналитиков искать недостающую информацию, разбираться в неточностях и противоречиях.
Разработанные с использованием CASE-средств модели деятельности создают формальную основу для проведения различного рода оценок. Некоторые механизмы оценки встроены в сами CASE-средства. Так, пакеты BPWin компании Logic Works и Design/IDEF компании MetaSoft Corporation позволяют на основе применения АВС/ABM-методов провести стоимостную оценку технологий работы структурных подразделений, выявить затратные центры и осуществить экспорт результатов из модели для последующего использования другими специализированными программными продуктами, например MS Excel, EasyABC Plus, Service Model и др.
В компании “ВИП Анатекс” можно получить дополнительную информацию и литературу по методу измерения стоимости ABC (Activity Based Costing), основанному на изучении действий и объектов издержек технологий работы, и методу ABM (Activity Based Management), обеспечивающему анализ АВС-информации и формирование управляющих воздействий.
Какие же оценки могут оказаться полезными при создании перспективной технологии работы предприятия?
На наш взгляд, полезна, прежде всего, оценка затрат (времени или средств) на выполнение отдельных функций разного уровня. Их сравнение для различных вариантов технологий позволяет выбрать наиболее быструю или дешевую. Важно также оценить связность функций. При построении функционально-информационной модели надо стремиться к минимизации этого показателя, особенно на верхних иерархических уровнях. Впоследствии это упростит организацию взаимодействия и сконцентрирует ответственность структурных подразделений предприятия при выполнении закрепленных за ними функций.
Результаты оценки существующих технологий используются для формирования предложений по разработке рациональной (требуемой на данный момент времени) технологии работы предприятия (см. рис. 2).
Реорганизация организационной структуры предприятия
Организационная структура представляет собой состав подразделений и должностных лиц, их соподчиненность и взаимодействие. Она формируется путем определения того, какие именно функции рациональной технологии деятельности каким конкретным подразделением должны выполняться (рис. 3). Несмотря на существование ряда типовых структур предприятия, встречается множество вариантов организации управления, интеграции подразделений в организационные структуры более высокого уровня, подчиненности и т. д.
Отдельный вопрос - введение специфических подразделений и определение их роли в деятельности предприятия. Примером таких подразделений могут быть структуры, целенаправленно занимающиеся контролем. Организация только службы контроля на предприятии уже является серьезной проблемой. По какому принципу ее организовать? Какие подразделения включить, кому подчинить их? Как организовать взаимодействие подразделений службы контроля между собой и другими подразделениями?
На эти и ряд других вопросов надо ответить при выполнении работ по совершенствованию организационной структуры предприятия.
CASE-средства позволяют легко определить, какие функции, а значит, и связанные с ними информационные потоки какими подразделениями должны выполняться. Для этого в SADT/ IDEF0-методологии, например, предусмотрено понятие механизма. Поддерживается и иерархия механизмов подразделений.
Для различных вариантов распределения функций и информационных потоков может быть оценена загрузка и связность подразделений. Оценки могут иметь различную глубину: от определения трудоемкости выполнения сложных функций до выявления затратных центров (с использованием пакета стоимостного анализа EasyABC) или узких мест с помощью пакета имитационного моделирования ServiceModel. Уровень детальности оценок может быть доведен до конкретных должностных лиц.
Количественные оценки, выполняемые с использованием CASE-средств, позволяют сравнивать варианты оргструктур, разрабатывать предложения по численности сотрудников в подразделениях, в том числе по определенным должностям.
В рамках сформированной организационной структуры появляется необходимость совершенствования документооборота. Практическое решение данной задачи воплощается в положении о документообороте, требующем наглядной и полной модели взаимосвязей входящей и выходящей информации в процессе выполнения функций. Основа для ее создания - разработанные функциональные (IDEF0) и информационные (IDEF1X) модели. Существующие CASE-средства позволяют интегрировать их, определив для каждого информационного потока из первой модели конкретные атрибуты сущностей из второй модели.
Формирование требований к средствам автоматизации
Следующим этапом реорганизации деятельности предприятий с использованием CASE-средств является формирование требований к средствам автоматизации (рис. 4).
Для этого необходима дальнейшая детализация функциональных моделей. Выделяются типовые, автоматизированные, рабочие места (АРМ). Им в соответствие ставятся функции, которые должны автоматизироваться. Разрабатываются функциональные и информационные спецификации типовых АРМ.
Формируются модель интегрированной базы данных и требуемый состав процедур документооборота, позволяющие связать АРМы. Сами процедуры документооборота представляют собой “горизонтальный срез” функциональных моделей по группе документов и также могут разрабатываться с использованием CASE-средств.
Заключение
Таким образом, CASE-средства могут эффективно использоваться для решения широкого круга вопросов, связанных с совершенствованием деятельности предприятий. Они позволяют создать единую понятийную базу предметной области, единое информационное пространство, обеспечивающие преемственность разработок (моделей) различных этапов совершенствования деятельности предприятия и добиться согласованности точек зрения. CASE-средства, обладая необходимыми свойствами для моделирования и анализа такой сложной предметной области, какой является деятельность многих предприятий, позволяют принимать уникальные решения для конкретных условий и избавляют от необходимости “втискиваться” в ограниченные рамки типовых, далеко не всегда подходящих, структур. 4
С авторами, сотрудниками консалтинговой компании “ВИП Анатекс”, можно связаться
по телефону в Москве: (095) 361-9500
или по адресу: anatech@cityline.ru.
Владимир Ивлев, Татьяна Попова, Дмитрий Огороднийчук
