ПРОЕКТЫ
Одно из основных пожеланий участников прошедшей в мае этого года конференции по электронному документообороту DOCFlow’97 (см. PC Week/ RE, № 24/97, с. 1, 53) сводилось к тому, чтобы демонстрировались практические примеры реализации подобных систем. Эти вопросы затрагивались и на круглых столах, и в частном общении с участниками мероприятия. Например, в беседе с президентом компании “Весть” Константином Синюшиным я высказал пожелание не только узнать о замечательных возможностях систем, предлагаемых фирмой (в частности, DOCS Open), но и познакомиться с опытом ее реального применения.
Карта процесса исполнения письма с запросом на пролонгацию кредитного договора в банке
Именно тогда в ответ я услышал о системе документооборота, реализованной в Иркутском акционерном коммерческом банке социального развития (Иркомсоцбанке). Это было довольно неожиданно, так как мы привыкли, что передовой край внедрения информационных технологий в Москве находится где-то в пределах Садового кольца. Однако г-н Синюшин пояснил, что этот проект действительно очень интересен по целому ряду аспектов. Прежде всего, это один из первых примеров практического внедрения систем DOCS Open. Он уже имеет свою историю, которая хорошо демонстрирует динамику его развития. И, что важнее всего, сам факт удаленности заказчика показывает возможность внедрения и сопровождения подобной системы собственными силами пользователя.
Пример письма с резолюциями, наложенными в процессе прохождения письма в банке
Визит в далекий Иркутск сразу показался не очень реальным, но мне было предложено встретиться с представителями Иркомсоцбанка, которые периодически бывают в Москве. Возможность такого общения с начальником отдела автоматизации банка Андреем Быргазовым действительно появилась летом, а затем мы продолжили его через Internet.
История проекта
Иркомсоцбанк был создан в 1990 г. на базе Иркутского регионального управления Жилищно-социального банка СССР. Сегодня он имеет девять филиалов в иркутском регионе, его акционерами являются 117 местных предприятий, а также администрация области. Банк оказывает полный комплекс услуг предприятиям легкой и местной промышленности, бытового обслуживания, торговли, коммунального хозяйства и малого бизнеса.
Одним из основных его подразделений является кредитный отдел, деятельность которого связана с обработкой разнообразных документов, как правило, весьма плохо формализованных. Эти материалы относятся к типу документов длительного хранения, причем в ходе управления долгосрочными кредитами работать с ними приходится довольно активно. В 1995 г. стало ясно, что объем накопленных документов кредитного отдела (многие из них хранились в бумажном виде) приблизился к критической отметке, после которой вариант использования комбинации “MS Word и ручные методы” окажется уже просто неработоспособным. Тогда же отчетливо обозначилась тенденция к росту числа кредитных операций.
В связи с этим руководство банка поставило перед отделом задачу автоматизации перевода на компьютерные технологии “Кредитной истории банка”. Для ее решения нужно было, с одной стороны, обеспечить надежное хранение всей массы разнородных документов, а с другой - реализовать оперативный доступ к ним в соответствии с определенными правами, возможность быстрого поиска по различным реквизитам, а при необходимости - редактирования с помощью офисных пакетов.
Данный проект выполнялся параллельно с общим обновлением компьютерного обеспечения банка, которое, в частности, заключалось в переходе к клиент-серверным решениям на основе технологий MS BackOffice. Следует отметить, что традиционно уровень вычислительной техники в Иркомсоцбанке был очень высоким: сильный отдел автоматизации банка занимается не только внедрением и поддержкой, но и разработкой собственного ПО.
Андрей Быргазов вспоминает: “В тот момент нам не было известно ни об одной готовой системе для задач документооборота. Мы разослали письма в наиболее известные российские компьютерные фирмы с просьбой сообщить информацию по данной теме. Те несколько ответов, которые мы получили, свидетельствовали, что в России это направление лишь становится на путь развития. Наиболее полное и проработанное предложение прислал нам вице-президент фирмы “Весть” Анатолий Гавердовский, поэтому мы и решили посетить очередной семинар этой компании, чтобы поближе познакомиться с ее технологиями”.
Выбирая ПО, Иркомсоцбанк выдвинул два основных требования: продукт должен быть коммерческим (не заказным) и его производителем должна быть известная западная фирма. Первое условие определялось тем, что банк хотел осуществлять внедрение и сопровождение системы самостоятельно (обеспечение конфиденциальности и внутренней безопасности), второе - соображениями надежности партнера в долгосрочной перспективе (классический минимальный показатель надежности - пять лет работы на рынке; такого стажа никто из российских разработчиков тогда не имел).
Именно эти условия и предопределили однозначность выбора в пользу DOCS Open американской компании PC DOCS, которая занимает лидирующие позиции в области документооборота (см. PC Week/RE, № 28-29/97, с. 45). Другие продукты западных фирм тогда, в 1995 г., в России были вообще не представлены. В то же время, по мнению Андрея Быргазова, система вполне удовлетворяла функциональным требованиям, таким, как надежная защита информации, масштабируемость и возможность реализации распределенной системы. Важным достоинством продукта являлась его открытость, которая позволяет для решения специализированных задач использовать многочисленные компоненты третьих фирм. Ведь Иркомсоцбанк изначально не собирался ограничивать применение системы кредитным отделом, в котором он видел лишь некоторый этап ее испытания перед широким внедрением на уровне всего банка.
Что же касается выбора в качестве партнера компании “Весть”, то он объясняется достаточным опытом внедрения DOCS Open, готовностью предоставить услуги по ее сопровождению, а также наличием собственных разработок, расширяющих возможности системы.
Этапы реализации
В результате проведенных демонстраций и переговоров в начале 1996 г. Иркомсоцбанк заключил договор с фирмой “Весть” о поставке и сопровождении продукта. По мнению начальника отдела автоматизации делопроизводства компании “Весть” Андрея Афанасьева, самым интересным в этом проекте была обыденность его реализации, потребовавшей от них минимума усилий. Заказчик получил стандартные коробки с локализованной версией DOCS Open версии 2.5 на десять клиентских лицензий, а также с набором дополнительных модулей расширения, разработанных фирмами “Весть” (DeltaImage - перевод бумажных документов в электронный вид, DOCSLink - связывание документов в сложные древовидные структуры, DOCSBrowser - унифицированный интерфейс доступа к документам и функциям системы) и BIT Sorfware (FineReader - система распознавания образов). Стоимость этой поставки составила менее 10 тыс. долл. Кроме того, трое представителей Иркомсоцбанка - системные администраторы и программисты - прошли недельное обучение на регулярных курсах фирмы. А далее - обычные консультации по “горячей” линии (телефон, электронная почта), обеспеченные куратором проекта со стороны “Вести” Валерием Климовым.
Никому из специалистов московской компании ни разу не пришлось ехать в Иркутск в связи с данным проектом! Это, с одной стороны, является свидетельством универсальности DOCS Open. С другой - показывает высокую квалификацию специалистов Иркомсоцбанка: они очень обстоятельно изучили проблему документооборота и составили подробное техническое задание с перспективой на будущее расширение комплекса.
По свидетельству Андрея Быргазова, настройка и внедрение системы не вызвали особых проблем: уже осенью 1996 г. она начала функционировать в рабочем режиме в кредитном отделе банка в среде MS BackOffice (под управлением Windows NT 3.51, на основе MS SQL Server 6.0). Прошедшие с момента ее поставки полгода были затрачены в основном на детальное исследование средств защиты информации от попыток взлома, которое проводилось совместно со службой безопасности банка. Все вопросы технической поддержки оперативно решались специалистами компании “Весть”. Весной 1997 г. было произведено предусмотренное контрактом бесплатное обновление системы на версию DOCS Open 3.0. Эта штатная операция заняла всего несколько часов. Среди преимуществ новой версии в первую очередь следует называть дополнительные средства защиты от несанкционированного доступа, а также расширенные возможности применения Internet-технологий.
Что касается технического обеспечения проекта, то в прошлом году были приобретены только сканеры для ввода бумажных документов. Сама же база данных пока хранится на стандартных жестких дисках. Однако до конца нынешнего года должны быть приобретены и подключены устройства магнитооптической памяти, а также специальные программные модули фирмы Optical Technology Group для управления защитой информации.
Задачи маршрутизации
Тем не менее создание архивной системы на базе DOCS Open решало лишь часть проблемы работы банка с кредитами. Для автоматизации деятельности кредитного отдела требовалось наладить взаимодействие сотрудников в процессе прохождения заданий и документов. Особенность ситуации заключалась в том, что из-за слабой формализации информационных объектов зачастую трудно было предопределить маршруты их движения.
С целью управления такими деловыми процессами (workflow) Иркомсоцбанк осенью 1995 г. приобрел систему Action Workflow System компании Action Technologies. Однако в ходе сотрудничества с компанией “Весть” специалисты отдела автоматизации заинтересовались ее новой разработкой, предназначенной именно для решения задач маршрутизации, - подсистемой WorkRoute. Ее версия I (режим свободной маршрутизации) появилась весной 1996 г., а версия II (дополнена режимом жесткой маршрутизации) - через год. Ознакомившись с этими продуктами еще на этапе их бета-тестирования, руководство Иркомсоцбанка решило вместо AWS в качестве основы управления потоками документов и заданиями использовать комплекс WorkRoute II. При небольшой стоимости продукта (10 лицензий - 1000 долл.) нужно отметить знаменательность самого факта его покупки организацией, еще совсем недавно ориентировавшейся только на продукты западных фирм.
Обосновывая это решение, Андрей Быргазов обрисовал принципиальные различия двух систем. AWS представляет собой некоторый набор API, с помощью которого программируются соответствующие операции. WorkRoute II, напротив, является законченным решением, настойка которого выполняется администратором системы. Первый вариант обеспечивает более высокую эффективность программного кода, а второй имеет преимущества в плане оперативности управления и защиты от ошибок программиста. Для реальных условий банка последнее более актуально. Кроме того, важное достоинство WorkRoute состоит в изначальной ориентации на интеграцию с DOCS Open.
Продолжение следует
По мнению представителей Иркомсоцбанка, поставленная два года назад задача автоматизации деятельности кредитного отдела в целом решена. Однако на самом деле этот проект является испытательным полигоном перед использованием технологий документооборота для деятельности всего банка. Уже сейчас ведется подготовка проекта по их применению в канцелярии и договорно-правовом отделе. Другое направление развития системы видится в реализации территориально распределенной сети. Эта задача может быть решена средствами MS Exchange.
В целом, похоже, и Иркомсоцбанк, и “Весть” полностью удовлетворены ходом реализации данного проекта. Иркутяне подчеркивают: это только начало, через год все будет выглядеть совсем иначе. Ну что ж, посмотрим...
Телефон компании “Весть”: (095) 115-6001. 4
С автором статьи, обозревателем PC Week/RE, можно связаться по адресу: akolesov@glasnet.ru.
Андрей Колесов
