Вадим Федоров 

ПРОЕКТЫ

Вкомпании “Союзконтракт” создана сеть Notes, от которой теперь зависит сама возможность работы этого крупнейшего импортера продовольствия в Россию. Благодаря сети менеджеры всех уровней в любой момент располагают актуальной информацией о работе 3500 сотрудников компании, которые трудятся в девяти странах, расположенных в семнадцати часовых поясах  от Владивостока до Атланты.

В сознании россиян “Союзконтракт” прочно ассоциируется с “ножками Буша” и напитками “Херши”. Но это далеко не все. В 1996 г. годовой оборот “Союзконтракта” составил 1 млрд. долл. США. Сегодня компания является крупнейшим российским импортером и дистрибьютором пищевых продуктов, ввозящим в страны СНГ от 500 до 700 наименований товаров. “Союзконтракт” располагает крупной дистрибьюторской сетью на территории СНГ: в регионах России работают 17 отделений компании, ее офисы открыты также в Киеве, Баку, Минске и Бишкеке. Компания имеет филиалы в Голландии, США, Южной Африке и Швейцарии.

Для управления этой гигантской торговой империей в “Союзконтракте” создана сеть Lotus Notes и развернуты приложения, контролирующие всю текущую деятельность компании. Технологии Notes доверены такие критически важные бизнес-процессы, как информационное обеспечение сотрудников, делопроизводство, контроль исполнительской дисциплины, контроль закупок, поставок и транспортировки товаров, управление кредитными линиями, а также сбор, проверка, консолидация и рассылка отчетности о продажах.

Истоки

Подход “Союзконтракта” к созданию своей корпоративной сети Notes совершенно не типичен для российских предприятий. Уже при создании компании перед Сергеем Кириченко, вице-президентом “Союзконтракта” по информационным технологиям, была поставлена ясная цель: создать единое информационное пространство, в котором все сотрудники будут располагать всей нужной им информацией, причем ее доступность для сотрудника должна зависеть лишь от его должностных обязанностей, а не от того, где он находится и с помощью каких информационных технологий подготовлены отдельные фрагменты предоставленных ему данных. При этом к сети предъявлены и некоторые дополнительные требования:

-  защищенность, достаточная для размещения в сети информации, составляющей коммерческую тайну;

-  надежность и оперативность сети, позволяющие использовать ее для решения задач бизнеса, требующих самых быстрых решений;

-   масштабируемость, соответствующая самым смелым мечтам о росте компании;

-   сохранение полного контроля над всей совокупностью приложений и информационных ресурсов при развитии сети;

-  предсказуемость и небольшие размеры комплексных затрат на владение системой (включая связь, оборудование, администрирование, обучение и т. п.), особенно на уровне небольших офисов и региональных представительств.

Сопоставив эти требования с возможностями имеющихся информационных технологий, Сергей Кириченко решил, что только Lotus Notes располагает всем необходимым для достижения поставленных целей. Позже ему не пришлось пожалеть о сделанном выборе.

Сеть Notes компании “Союзконтракт”

Сеть Notes компании “Союзконтракт” была спроектирована “с чистого листа” и представляет инфраструктуру для развертывания множества разнообразных приложений. Она обслуживает примерно 100 мобильных пользователей и 400 пользователей в офисах. Серверы или клиенты Notes установлены не только в офисах, но в каждой точке, где происходят какие бы то ни было действия с товаром (например, на складах). Таким образом, все территориальные единицы могут обмениваться информацией через Notes, не прибегая к другим способам ее передачи.

Основу сети составляют региональные офисы, в большинстве которых установлено по два сервера Notes. На уровне офиса надежность обеспечивают дисковые массивы (RAID 5) и дублирование важной информации на обоих серверах с помощью встроенного в Notes механизма тиражирования данных. На основе тиражирования организован и взаимный обмен данными между офисами. Двухуровневое тиражирование позволило отказаться от резервного копирования БД Notes, так как утраченная информация может быть восстановлена с другого сервера или из других офисов.

Сеть “Союзконтракт” устойчива и к отказам каналов связи. Каждый региональный офис связан по крайней мере с двумя другими, причем между крупными офисами существуют несколько дублирующих друг друга каналов связи, по возможности использующих разные способы передачи данных. Дублирование каналов между основными серверами создает резервные пути тиражирования данных. Так, при выходе из строя основного канала данные передаются тому же адресату по альтернативному каналу, а если и он выйдет из строя  информация будет передана в какой-либо из других доступных офисов. Позже она дойдет до первоначального получателя окольным путем. В основе этого решения лежат встроенные в Notes возможности использования альтернативных маршрутов и динамического переключения с канала на канал при разрыве связи или ухудшении ее качества.

Серверам и клиентам Notes доступны разнообразные механизмы передачи данных  от коммутируемых телефонных каналов до линий X.25, ISDN и сетей TCP/IP. Это позволяет для каждого пути выбрать такой способ соединения, при котором достигается оптимальное сочетание надежности, производительности и затрат.

Ежедневно региональные офисы обмениваются десятками мегабайт данных. В российской глубинке такая нагрузка создает серьезные проблемы с выбором способа связи. Где это возможно, в сети “Союзконтракт” используют каналы Интернет с пропускной способностью 64 кбит/с. Там, где местные провайдеры не дают такой скорости, связь по протоколам TCP/IP устанавливается через “Спринт” или используются прямые соединения по коммутируемым телефонным линиям.

Но даже этого не всегда достаточно в условиях России. Так, в Твери оказалась исчерпана номерная емкость местных АТС, и компания установила аппаратуру уплотнения каналов. В Ростове, чтобы добраться до ближайшей АТС, проложили 8 км своего кабеля. А в Челябинске, где участились случаи воровства медного кабеля, телефон пришлось продублировать радиолиниями.

Благодаря этому комплексу мер была создана быстрая и надежная сеть Notes. По самому длинному маршруту, от Атланты до Владивостока, срочная информация проходит не более чем за 40 секунд. За всю историю эксплуатации системы наибольшая задержка в доставке информации, вызванная техническими неполадками, не превысила двух часов.

Важнейшие приложения Notes

Сеть Notes компании “Союзконтракт” создает инфраструктуру для развертывания множества приложений. Самые крупные из них формируют отчетность о продажах и обеспечивают контроль закупок и поставок.

Отчетность о продажах. Сводки продаж  это основа основ работы любой торговой компании. Но несмотря на это, организовать своевременный сбор и проверку отчетности нелегко даже в небольшой торговой фирме. Во-первых, мешают технические сложности своевременной передачи данных из торговых точек в офисы, а ведь достаточно одной точке задержать свой отчет, как вся система перестает работать. При интенсивных продажах данные зачастую устаревают, еще не попав в отчет. Во-вторых, налаживанию сбора отчетности обычно противодействует персонал, так как считает эту работу обременительной и затрудняющей злоупотребления. В-третьих, идентичные товары нередко попадают в сводный отчет под разными названиями из-за того, что филиалы закупают и реализуют их независимо друг от друга, используя наименования, принятые у поставщиков. Случайные и намеренные задержки и искажения первичных данных настолько затрудняют оперативное формирование сводных отчетов, что даже небольшие фирмы, имеющие две-три торговые точки в одном городе, считают ежедневные полные сводки продаж трудно достижимым идеалом. Естественно, в такой крупной компании, как “Союзконтракт”, сбор отчетности резко усложняется.

В “Союзконтракте” выполнен комплекс мер, направленный на автоматизацию сбора первичных данных и упрощение работы по их увязке.

Для упрощения консолидации первичных данных создан распределенный по всем офисам внутренний каталог кодов товаров. Филиалы независимо покупают и продают товары на местных рынках, в результате в базу данных поступают новые названия товаров, которые тиражируются и попадают в центральный офис. Здесь в централизованном порядке с ними связывают существующие или новые глобальные идентификаторы. В результате тиражирования они распространяются по всей сети “Союзконтракта” и используются при верстке сводных отчетов и классификации финансовой информации.

На местах коды товаров автоматически передаются из приложения Notes в программы бухгалтерского учета, управления продажами и примерно в два десятка других специализированных систем обработки транзакций. В свою очередь, эти системы, в основном работающие по технологиям реляционных БД, автоматически поставляют в приложения Notes точные первичные данные для составления отчетов. Такая схема на всех уровнях исключает многократный ввод в систему одной и той же информации и связанные с этим ошибки, а также позволяет использовать в территориальных единицах то ПО, которое наиболее точно соответствует их технической оснащенности и особенностям организации работы. Некоторые шлюзы, соединяющие Notes с системами обработки транзакций, основаны на инструментальном ПО Notes Pump, другие созданы “с нуля”.

Каждые два часа эти первичные данные поступают в московский офис, где не реже одного раза в сутки (обычно  чаще) сведения, поступившие из всех территориальных единиц, объединяются в полную непротиворечивую картину о текущем состоянии всей компании.

Контроль закупок и поставок и управление продажами. Импортируя свыше 500 наименований товаров, “Союзконтракт” полностью отвечает за их путь от поставщика до магазина. День и ночь продовольствие движется в грузовиках по дорогам Европы и Америки, сгружается в портовые склады, из них  на суда и дальше, вплоть до подсобок продовольственных магазинов где-нибудь на просторах России и ближнего зарубежья. В этом потоке необходимо следить за каждой партией товара, учитывая условия ее транспортировки и хранения, срок годности, наличие сертификатов. Все это требует постоянного взаимодействия с предприятиями, ответственными за хранение и транспортировку товаров.

Сеть Notes компании “Союзконтракт” имеет шлюзы, через которые из систем управления работой транспортных компаний и портов в приложения Notes для контроля поставок постоянно поступают точные данные обо всем, что происходит с товарами. Эта информация позволяет полностью контролировать весь путь товара от поставщика до потребителя.

Другие приложения. Приложения Notes пронизывают буквально всю жизнь “Союзконтракта”. Здесь внедрены системы делопроизводства, финансового и управленческого планирования, контроля исполнительской дисциплины, управления кредитными линиями и другой финансовой информацией, заказа автотранспорта, информационного обеспечения сотрудников и решения многих других задач.

Естественно, Notes отвечает за прием, отправку и передачу электронной почты Notes и Интернет (с помощью шлюзов SMTP MTA) и факсимильных сообщений (через четыре факс-сервера Notes Fax Gateway, установленных в Москве, Санкт-Петербурге, Голландии и США).

Эффект Notes

Появление Notes в компании “Союзконтракт” уже при ее создании не позволяет количественно оценить эффект внедрения этой технологии. На создание сети пошли немалые средства, но Павел Анфалов, исполнительный директор “Союзконтракта”, считает, что без Notes никакие затраты не позволили бы решать многие первостепенные задачи, которые сегодня стали просто незаметными. Так что же дала компании технология Notes?

Во-первых, с ее появлением из сознания управляющих исчезло понятие расстояния. Так, сахар закупается в Санкт-Петербурге, мясо  в Голландии, окорочка  в далекой американской Атланте (США). Но взаимная удаленность этих мест никак не отражается на организации бизнес-процессов.

Во-вторых, сеть Notes позволила четко организовать процесс ценообразования. Компания сбывает товары на весьма неоднородном рынке, ведь регионы России существенно различаются по покупательной способности, спросу, величине и структуре издержек, связанных с доставкой товаров и организацией сбыта. Поэтому региональные филиалы компании приспосабливают систему сбыта к местным условиям, меняя уровни цен, назначая скидки и т. п. Но эта свобода ограничена как минимальной нормой прибыли, задаваемой централизованно, так и реальной себестоимостью товаров, зависящей от множества факторов и меняющейся от партии к партии. Информация об этих ограничениях должна быть доставлена в филиалы для использования в программах управления сбытом, но так, чтобы о ней не узнали сотрудники. Notes легко с этим справляется.

В-третьих, система обеспечивает постоянную информированность сотрудников компании в соответствии с их должностными обязанностями и независимо от территориального расположения их рабочих мест. Это приносит особенно ощутимый выигрыш в ходе переговоров, но помогает и при выполнении другой повседневной работы.

В-четвертых, в “Союзконтракте” изжит хаос в передаче информации. Накопленный опыт эксплуатации настолько повысил степень доверия к технологии Notes, что на уровне компании документам Notes придан юридический статус. Более того, их содержание запрещено передавать другими методами (например, по телефону или по факсу), а к нарушителям применяются санкции. В результате в компании перестали пропадать документы, исчезли горы бумаг, а информация стала неотвратимо попадать к адресатам.

Важнейшие особенности технологии Notes

Некоторые свойства Notes оказались особенно важными для компании “Союзконтракт”.

Во-первых, встроенная в Notes технология тиражирования данных позволяет создавать надежные и эффективные распределенные приложения, используя те виды связи, которые реально доступны в том или ином регионе СНГ.

Во-вторых, Notes содержит достаточно мощные и гибкие средства шифрования, аутентификации и электронной подписи, чтобы коммерческая фирма могла доверить ей даже наиболее конфиденциальную информацию. Информация надежно защищена и при хранении, и при передаче по линиям связи.

В-третьих, Notes позволяет в масштабах крупной компании управлять доступностью информации для пользователей. Без Notes такой компании, как “Союзконтракт”, для решения этой задачи пришлось бы создать режимное предприятие.

В-четвертых, Notes сокращает путь от замысла до работающего приложения благодаря использованию знакомой всем метафоры документа, автоматическому распространению изменений в приложениях, независимости приложений от платформы и наличию мощных базовых функций, использование которых не требует программирования.

В-пятых, клиентское ПО Notes обладает достаточно широким набором функций, чтобы небольшие офисы и склады могли полноценно работать без собственных серверов Notes. К этим функциям относятся защита и тиражирование данных, работа почты и специализированных приложений, функции календарного планирования, использование разнообразных механизмов передачи данных и многое другое. Благодаря установке в многочисленных мелких территориальных единицах клиентского ПО Notes уменьшается необходимое число серверов Notes и резко снижаются начальные затраты на создание сети Notes при сохранении возможности подключения к ней всех сотрудников организации. Позже, если потребуется, территориальную единицу можно дооснастить нужным количеством серверов Notes; это увеличит число рабочих мест, но нисколько не усложнит работу пользователей.

В-шестых, Notes дает возможность управлять всей сетью из одной точки. Сеть “Союзконтракта” спланирована так, что управлять ею можно из любого офиса компании, благодаря чему с этой работой справляются шесть администраторов, несмотря на ненадежность связи, жесткие требования к безотказности сети и постоянную работу по совершенствованию приложений.

Трудности при создании сети Notes

Естественно, что возможности технологии Notes  это лишь потенциал, который еще нужно суметь реализовать. Ясные цели и четкая стратегия внедрения уберегли “Союзконтракт” от многих ошибок. Но есть и объективные проблемы, с которыми столкнется любая компания, создающая крупномасштабную сеть Notes.

Первая и главная проблема  это качество связи на территории СНГ, где даже в самых крупных экономических центрах оно гораздо хуже, чем за границей.

Еще одна проблема связана с тем, что в России электронные документы не имеют юридического статуса. Коммерческие фирмы достаточно свободны в выборе информационных технологий, но как только дело доходит до взаимодействия с государственными учреждениями (например, налоговой службой) или до заключения сделок, приходится возвращаться к традиционной бумаге. Вряд ли это оправданно, ведь системы уровня Notes обеспечивают многоуровневую аутентификацию пользователей и серверов, криптографическую защиту при хранении данных и передаче по линиям связи, электронную подпись. По оперативности обработки бумажный и электронный документы просто нельзя сравнивать, да и защитить бумажный документ так же надежно, как электронный, практически невозможно.

Большие сложности создает компьютерная безграмотность пользователей. В “Союзконтракте” убедились, что затраты на их обучение  наиболее быстро окупаемая статья расходов на внедрение Notes. Компания поощряет грамотное использование Notes, и уже возникли “островки культуры”, населенные энтузиастами. И тем не менее общая необразованность в этой области все еще пока не позволяет использовать систему в полную силу.

Для любой фирмы, занятой реальным бизнесом, разработка программного обеспечения своими силами  это гибельный путь. “Союзконтракт”  торговая организация, и ее отдел информационных технологий делает своими силами только то, что выполнимо за один день работы. Остальное компания поручает российской фирме “Интертраст”, premium-партнеру компании Lotus, которая является не только исполнителем, но и инициатором разработки внешних бизнес-приложений.

Заключение

Компании “Союзконтракт” удалось решить поставленные задачи. Сеть Notes надежно работает, в ней находится вся информация, необходимая сотрудникам для повседневной работы; с ее помощью можно за считанные минуты связаться с любым сотрудником. Эта сеть стала основным коммуникационным средством, без которого сотрудник чувствует себя отделенным от компании. В каком-то смысле принадлежность к сообществу пользователей Notes стала признаком социального статуса.

Благодаря взаимной увязке приложений и наличию мощной инфраструктуры передачи информации удалось не просто решить конкретные задачи (например, наладить сбор отчетов), но сделать это без дополнительной нагрузки на персонал. Возможности сети Notes компании “Союзконтракт” еще далеко не раскрыты. Впереди  работы по совершенствованию существующих и созданию новых приложений. Но самое важное состоит в том, что компания “Союзконтракт” создала инфраструктуру, необходимую для цивилизованного управления, и приучила сотрудников к современному стилю работы.