Алексей Полковников
Корпорация Microsoft объявила о выходе новой версии своего пакета для управления проектами Project 98, который пришел на смену MS Project 4.1. Если судить по числу 98 в названии продукта, то можно предположить, что очередная версия системы, выпущенная Microsoft в конце 1997 г., появилась несколько раньше запланированного срока.
Прерывания в выполнении отдельных работ могут быть смоделированы на временной диаграмме
Перед разработчиками Microsoft Project 98 были поставлены следующие основные цели:
- предоставить пользователям более мощные средства контроля над проектами;
- усилить средства взаимодействия участников проекта;
- сделать MS Project естественным дополнением Microsoft Office 97;
- обеспечить возможность настройки пакета для конкретных пользователей;
- создать единый инструмент управления проектами, пригодный как для новичков, так и для опытных пользователей.
Необходимо заметить, что новую версию MS Project ждали давно. Основные претензии к предыдущим версиям сводились к недостаткам алгоритмов планирования ресурсов, слабости алгоритмов пересчета расписаний при ограниченных ресурсах, недостаточной гибкости средств многопроектного планирования и формирования отчетов. Кроме того, MS Project 4.1 не работал под Windows NT.
Мы провели тестирование системы, основные результаты которого представлены в данной статье.
Цифры и факты
Project 98 теперь работает под Windows 95 и Windows NT.
Максимальный размер проекта в MS Project 4.1 был ограничен 9999 работами и 100 ресурсами. Project 98 не имеет ограничений на количество работ проекта и позволяет планировать до 10000 ресурсов. Project 4.1 позволял хранить в базе данных 111 параметров для описания каждой работы, а Project 98 примерно в два раза больше. Расширение списка параметров в основном произошло за счет возможности ведения дополнительных полей, используемых пользователем по его усмотрению (30 текстовых полей, 10 числовых полей, 10 полей типа “длительность”, 10 полей типа “стоимость”, 10 полей типа “флаг”).
Число объединяемых проектов увеличилось с 80 до 1000. Причем, появилась возможность объединять подпроекты внутри проектов.
Однако так ли важны данные цифры для рядового пользователя MS Project?
По утверждению Microsoft, сегодня в мире около 2 млн. человек работают с предыдущими версиями MS Project, т. е. система перешла в разряд массовых продуктов. По оценкам аналитиков Microsoft, 40% пользователей Project с помощью пакета планируют расписания, состоящие не более чем из 50 работ, и лишь 20% планируют проекты, включающие более 100 работ.
Новые возможности
Работа элементарная частица всех проектов. Выполнение комплекса взаимосвязанных работ обеспечивает достижение целей проекта. Однако в реальной жизни работы могут существенно различаться как по своей природе, так и с точки зрения задач управления. Большинство работ проекта необходимо выполнить “как можно раньше”, но существуют и такие, которые лучше запланировать на как можно более поздний срок (например, платежи). Продолжительность некоторых работ может быть сокращена за счет увеличения числа исполнителей, но существуют работы, длительность которых не зависит от числа исполнителей (иногда перевозку грузов можно осуществить в два раза быстрее, если вместо одной машины использовать две, однако если для получения оборудования его нужно заказать, транспортировать морем и оформить на таможне, то назначение дополнительных ресурсов не ускорит процедуру).
Таблица загрузки ресурсов на работах проекта (Resource Usage)
Если в Project 4.1 имелся только один тип работы с фиксированной длительностью, то в новой версии системы возможно описание работ трех типов с фиксированной длительностью, с фиксированным объемом работ, с фиксированным количеством исполнителей.
Project 98 позволяет назначать работам различные типы планирования: как можно раньше (ASAP), как можно позже (ALAP), с фиксированной датой начала.
Пожалуй, наиболее эффектным и простым для использования нововведением явилась возможность прерывания и возобновления выполнения отдельных работ. Данная операция производится пользователем вручную. Приняв решение о выполнении какой-либо работы с прерываниями, руководитель может легко смоделировать данную ситуацию в графическом режиме на календарной диаграмме, расщепив работу и сдвинув отдельные ее части на более поздние сроки. Прерывания в работах также могут быть смоделированы за счет прерывания назначения ресурса на работу в таблице использования ресурсов (Task Usage).
Ресурсы важнейшие элементы планирования. Работы проекта не выполняются сами по себе. Назначение исполнителей на работы позволяет построить модель реализации проекта с учетом его обеспеченности ресурсами. На основании информации о потребностях работ проекта в ресурсах могут быть рассчитаны и проанализированы затраты на проект, построен график инвестиций.
Во-первых, необходимо описать ресурсы, находящиеся в распоряжении менеджера проекта. Project 98, как и предыдущая версия системы, работает с двумя типами ресурсов: люди/оборудование и деньги. В реальной жизни, однако, часто приходится планировать и третий вид ресурсов материалы/комплектующие. Отсутствие возможности описывать данный тип ресурса в явном виде может огорчить некоторых руководителей.
Что касается людей, то возможности для описания данного ресурса весьма удобны. Информация подразделяется на общие данные, график рабочего времени ресурса, информацию о стоимости ресурса и дополнительные заметки. Назначение изменяющихся со временем расценок на ресурс (профиля стоимости) является достаточно обычной возможностью для систем управления проектами. А в Project 98 есть возможность задания до пяти профилей расценок для каждого ресурса. Таким образом, на разных работах ресурс может работать по разным расценкам, что весьма актуально в областях, где оплата труда зависит от его сложности и квалификации исполнителя. Кроме того, каждая расценка включает три составляющие стандартная расценка, расценка за сверхурочное время и фиксированная цена назначения. Кстати, использование фиксированной составляющей цены позволяет частично моделировать назначение материалов и комплектующих на работы проекта.
Затраты, не связанные с ресурсами, могут быть введены отдельно в поле Fixed Cost. Для каждой работы может быть задан профиль распределения затрат. Ограничением здесь является невозможность разбиения расходов по статьям затрат.
Назначение ресурсов на работы выполняется в диалоговом окне Assignment Information. Наиболее интересным нововведением здесь является возможность гибкого описания профиля назначения исполнителя на работу. Степень загрузки исполнителя на конкретной работе может постоянно корректироваться в соответствии с потребностями работы, текущей ситуацией и изменяющимися приоритетами. Project 98 предлагает также несколько стандартных профилей назначения: равномерная загрузка (flat), наибольшая нагрузка в начале работы (front loading), пики нагрузки в начале и в конце (double peak), наибольшая нагрузка в середине работы (bell и turtle loading).
Два новых представления данных, Task Usage и Resource Usage, позволяют наглядно отслеживать ежедневную (или еженедельную, ежемесячную) загрузку исполнителей на работах проекта, сгруппированную соответственно по работам или по исполнителям.
Дополнительные функции
Оценивая пакет для управления проектами, всегда полезно уделить внимание не только непосредственно функциям планирования и управления, но и средствам, позволяющим эффективно интегрировать пакет в единую систему управления организацией.
В начале статьи уже отмечалось, что в Project 98 появилось значительное количество дополнительных полей, позволяющих хранить специфические параметры работ проекта. Недостатком, пожалуй, является только то, что нельзя программировать собственные формулы расчета для дополнительных полей.
Появились новые способы сохранения данных проекта. Кроме MPP и MPX, стандартных форматов файлов Microsoft Project, пользователь теперь может сохранить информацию о проекте в форматах ODBC, Excel и Access 8.0. Формат MPD (Microsoft Project Database) позволяет хранить все данные о проекте в структуре, доступной как из Project 98, так и из Access 8.0.
В последнее время стало модным включать в системы управления средства коммуникации между участниками рабочих групп. При описании ресурса (форма Resource Information) для каждого исполнителя может быть указан адрес его электронной почты. Тогда для рассылки информации о работах по исполнителям достаточно выполнить команду TeamAssign, а для запроса информации о состоянии работ команду TeamStatus. Информация о работах проекта может сохраняться в формате HTML и публиковаться на внутреннем Web-сервере. Дополнительный контроль за ходом проекта обеспечивается за счет интеграции Project 98 и Microsoft Team Manager. К вышесказанному хочется лишь добавить, что реальное использование средств коммуникации совместно с системой управления проектами предполагает достаточно высокую культуру организации исполнителей, что пока является редкостью не только в России.
Удобство работы
В Project 98 появилось значительное количество мелких усовершенствований, повышающих простоту и эффективность использования пакета. Например, немного изменилась структура диаграммы Ганта: при назначении дат начала и окончания работ появляется месячный календарь, позволяющий выбрать дату графически, фильтр отбора данных теперь может включать до 40 критериев, появилась возможность назначения фильтра отбора для каждого столбца в диаграмме Ганта, улучшились средства настройки заголовков отчетов и т. д.
Комплект поставки Project 98 содержит набор стандартных форм, таблиц и отчетов, которые могут быть полезны на разных стадиях планирования и управления проектом. Кроме того, все меню, экраны, таблицы, формы и отчеты системы можно настраивать под специфические требования пользователя.
Система помощи достаточно разнообразна и кроме традиционных средств поиска подсказки по командам Project 98 включает схему управления проектом для новичков (Microsoft Project Map). Внешне привлекательная карта использования Project 98, однако, на мой взгляд, содержит слишком поверхностную информацию и обходит молчанием некоторые тонкие моменты применения системы, которые могут поставить в тупик неопытного пользователя.
Заключение
В целом задачи, поставленные разработчиками системы, на мой взгляд, достигнуты. Project 98, оставаясь простой в использовании системой, доступной для непрофессионалов, содержит новые возможности, позволяющие осуществлять достаточно гибкое планирование ресурсов в определенных областях и управление ими. Приоритетными областями применения Project 98, видимо, останутся проекты, связанные с планированием офисной деятельности, где основными ресурсами являются конкретные исполнители, а основная задача менеджера назначение исполнителей на работы и координация выполнения отдельных заданий.
Алексей Полковников консультант фирмы
A Project. К нему можно обратиться по электронной почте: A.Polkovnikov@aproject.ru или по телефону: (095) 230-3856.
